【word拼写和语法】办公小技巧：消除Word排版时不起眼的小烦恼

在Word排版或图形处理过程中，有时会出现看似非常简单的小问题，包括自动出现的空白页、下划线、背景颜色、小箭头、图片显示不完整、复盖输入信息、快捷键不工作等。

1. 满页表格后出现一个消不掉的空白页

有时，在Word中制作了一个撑满版面的表格后，下一页自动出现一个空白页，无论如何也删不掉。这一般是底部框线挤占了表格最后的段落标志，引起自动在下一页换行所致。解决的办法有如下几种：

增加页面的上下边距，让表格之外有足够的空间容纳段落符号；

通过指定行和列的高度，适当缩小表格总宽度和高度，给最后的段落符号腾出空间（图1）；

在多余的空白页中，减小段落行距设置，如设置为1磅，这样会使得空白页中的段落符号缩回到上一页（图2）。

2. 输入文字时自动出现多余的下划线

如果在Word文档中的某些文字下面有蓝色或红色下划线、波浪线，怎么删也删不掉，该怎么办呢？

其实，这些线条一般不是编辑者加上去的，而是Word软件自动加入的。这是Word自动拼写检查功能发生作用的结果。如果确认这些带线条的拼写或语法没有问题，希望去掉这些线条，只需依次点击“文件→选项”，在Word选项对话框中选择“校对”，找到“在Word中更正拼写和语法时”，将其下方的5个选项的勾选均去掉，点击“确定”即可（图3）。

3. 复制网页文字带来多余的背景色

如果在复制网络上的文字到Word中时，连同底色也一并复制了过来。这时，可首先尝试通过在Word选中文字后，点击“字体”底色按钮，选择底色为“无颜色”来解决。

若通过“字体”底色设置取消底色无效，选中出现问题的文字段落，然后依次点击“开始→段落→底纹”，选择底纹为“无颜色”，这样就会很快去掉文字底色（图4）。

4. 去掉文本之间多余的下方向竖箭头

有时候，我们在引用一些资料后发现，Word文档中的一些语句末，出现与自然段换行符不同的箭头。一般回车结束的自然段为弯曲的箭头符号，而现在看到的却是笔直向下的箭头。这些下箭头符号其实是“软回车”，我们只需按下Ctrl+H组合键打开查找替换对话框，在“查找内容”框中输入“^|”，在“替换为”框中输入“^p”，然后点击“全部替换”按钮将其成批替换即可（图5）。

以上出现的这些情况都有一个共同特点，那就是我们本不需要它们，不希望它们出现，它们却不请自到，给我们增添了操作上的烦恼。与此相反，还有一些情况是我们本希望出现的东西，却没有按我们的意愿出现，或只出现了一小部分，甚至是来了这个又少了那个，影响到原有的内容。现在就让我们看一些这方面的案例。

5. 图片插入之后不能完全显示其全貌

本想在文章中插入一张图片，但插入图片后发现，只能显示图片的一部分内容。这一般是因为行距设置不当所致。我们平时写作时，一般行距设置为二三十磅，但一张图片的高度远远会大于这个值。因此，我们只需选中图片，按下Ctrl+1组合键，将图片所在的段落行距设置为“单倍行距”，即可让图片恢复正常显示（图6）。

6. 输入新内容后自动擦除了原有内容

输入内容覆盖掉原有内容，一般是无意中动了编辑模式所致。Word的编辑模式一般默认为“插入”模式，新输入内容之后，其后面的内容会自动往后挪移。如果不小心将编辑模式从“插入”状态改成“改写”模式，这时再输入内容就会自动擦除原有内容。

因此，只需点击Word软件状态栏上的“改写”开关，编辑模式就会回到“插入”模式（图7）。

小提示：也可以通过键盘上的Ins键切换改写与插入状态。

7. 原本方便的拖放复制操作失去作用

在Word文档中，对于近距离的编辑来说，如果采用选择后用鼠标直接拖放复制或移动，要比反复使用Ctrl+C或Ctrl+V以及菜单命令的方式要更方便快捷。但是，有时我们会发现鼠标拖放操作可能不起作用了，本该有的功能却消失了，如何找回呢？

在“文件”菜单中点击“选项”命令，然后点击“高级→编辑选项”，选中“允许拖放式文字编辑”复选框，然后确定，即可恢复文字拖放编辑功能（图8）。