【委派任务怎么做】共享：任务委派的秘诀，7步方法

住在经理的位置并不一定会产生把工作准确地委托给别人的能力。事实上，很多管理者往往是非常拙劣的委托人。他们也安排了工作，但对工作情况、下属情况完全不了解。他们经常把工作分给不合适的人，结果当然不好。浪费了很多时间后，他们又卷起袖子亲自做了。这样不仅浪费时间和金钱，还会打击下属的积极性。

现代管理者的一个非常重要的职责是把工作委托给别人。如何进行有效的任命？美国作家JW李、M皮尔斯提出了有效委托系统的7个阶段。如果能认真遵循这些步骤，就能提高自己的管理能力，改善部门的工作，提高企业的效率，从具体的办公活动中解放自己。

第一步是选定需要委托他人的工作

原则上，你可以把别人能处理的任何事情委托给别人。为此，首先要对下属的能力有所了解。对工作和下属的评价是获得这种理解的方法。

要认真研究要做的各种事情，让他们了解这些事情要做什么，什么特殊问题或复杂性在多大程度上。在完全不了解这些情况和工作的预期结果之前，不要轻易委派工作。

当你对工作有明确的了解时，也要让你的手下明白。(约翰f肯尼迪，《工作》)要向处理此事的下属解释工作的性质和目标，下属必须完成工作，以便获得新的知识或经验。最后，委派工作后，要决定自己对工作的控制程度。一旦委派工作，自己无法控制和理解工作的进展情况，就要亲自处理这件事。不要再委托它了。

记住，不要委派“烫手山芋”风格的工作。所谓的“烫手山芋”式工作是指最优先、要求直接处理的特殊工作。例如，你的上司非常感兴趣和重视的特定工作是“烫手山芋”式的工作。这种事你得亲自做。此外，非常秘密的事情也不能委托给别人。如果某事涉及到只有你需要知道的特殊信息，请不要委托。

第二步是选出能胜任工作的人

最好对下属进行完整的评价。你可以花几天时间让各下属以书面形式写对自己职务的评论。可以诚实坦率地告诉所有员工他们想做什么，还可以做什么新的工作，然后举行会议，向每个员工介绍自己的看法，并向别人提出意见。(威廉莎士比亚，哈姆雷特，诚实名言)。(要特别注意两个职员相互交叉的一些事情。如果某个职员对其他职员表示强烈反对或尖锐批评，就要花时间和他们私下谈谈。在这样的评价过程中，你要把握两点。也就是说，了解工作和员工完成工作的速度。(大卫亚设，Northern Exposure(美国电视)，工作)你必须通过这种形式掌握员工对他自己的工作到底有多了解。

如果有些员工对自己的工作很了解，并且发现远远超出了原来的预想，这些人就能承担重要工作任务的才能和智慧。(约翰f肯尼迪)。

了解员工完成工作的速度是另一项重要任务。例如，一个秘书的打字速度只有另一个秘书的两个，或者一个秘书完成同样困难的任务所需的时间只有另一个助手的一半。大卫亚设，Northern Exposure(美国电视剧)，秘书名言)一旦每个职员掌握了对自己工作的了解程度、完成工作的速度等，就可以估算出每个人能处理哪些工作，并决定回到委托工作的分析中，将工作委托给能够实现目标的人。

如果对职员的分析正确，选择能胜任工作的人会更容易。回到对工作的理解和员工完成工作的速度这两个主要标准。然后你再决定是想做好工作还是快点做。这样的决策目标会说明能工作的人是什么样的人。这样，最有才能的职员就能发挥最大的作用。但是要记住的一点是，要避免把所有的事情交给一个人做的倾向。(大卫亚设)。

除了上述两个主要标准外，其他因素也在委托工作中起到选择合适的人的作用。时间价值是非常重要的因素。你要注意不要把优先级高的工作分配给公司里具有高时间价值观的员工。不使用人才不仅浪费钱，还影响员工的积极性。

总之，如果你按照员工对工作的理解、工作完成速度、时间价值、对他的价值培养等原则做事，你可以选择能够胜任你要委托的工作的人。(莎士比亚)。

第三步确定工作委派的时间、条件和方法

大多数管理者往往在最坏的时间做好工作。他们上午上班后的第一件事是委派工作。这样做可以方便管理者，但有损于员工的积极性。员工有什么感觉？下属一天带着某种想法来到办公室，但一上班就又得到了新的工作。他们不得不改变预定的日程，工作的优先顺序也要调整。这样做的结果就是浪费时间。

委派工作的最佳时间是下午。你要把委派工作作为一天的最后一件事。这样有利于下属为明天的工作做准备，有助于具体安排如何完成明天的工作。另一个好处是员工可以带着新任务回家睡觉，第二天一到办公室就能专心工作。

面对面委派工作是最好的委派方法。这样委托工作，很容易回答下属提出的问题。得到及时的信息反馈，充分利用面部情感和动作等，强调工作的重要性。只在不重要的事上

才可使用留言条的形式进行委派。如果要使下属被新的工作所促进和激励，就要相信在委派工作上花点时间是值得的。写留言条委派工作，可能快并且容易做到，但它不会给人以深刻和重要的印象。

　　委派工作是一种人情事儿。它是把重要的工作付给某个下属去做。如果可能，最好是面对面地委派工作。

第四步 制定一个确切的委派计划

　　有了确定的目标才能开始委派工作。谁负责这项工作?为什么选某人做这项工作?完成这项工作要花多长时间?预期结果是什么?完成工作需要的材料在什么地方?下属怎样向你报告工作进展？委派工作之前，必须对这些问题有个明确的答案。你还要把计划达到的目标写出来，给职员一份，自己留下一份备查。这样做可以使上下双方都了解工作的要求和特点，不留下错误理解工作要求的余地。应该让这种委派计划指导有效委派工作的全过程。

第五步 委派工作

　　在委派工作之前，需要把为什么选他完成某项工作的原因讲清楚。关键是要强调积极的一面。向他指出，他的特殊才能是适合完成此项工作的；还必须强调你对他的信任。同时，还要让下属知道他对完成工作任务所负的重要责任；让他知道完成工作任务对他目前和今后在组织中的地位会有直接影响。

　　在解释工作的性质和目标时，要向下属讲出你所知道的一切。不要因为没有讲完所掌握的信息，而给下属设下工作的陷阱。你要把所有的目标全部摆出来：谁要求做这件工作的，要向谁报告工作，客户是谁等等。还要把自己在这个工作领域的体验也告诉下属。让他们了解过去的一些事情是怎样处理的，得到了一些什么结果等。要让下属"这件事需要快办"的说法不是对工作的充分解释。

　　给下属规定一个完成工作的期限。让他知道，除非在最坏的环境条件下才能推迟完成工作的期限。向他讲清楚，完成工作的期限是怎样定出来的，为什么说这个期限是合理的。另外，还要制定一个报告工作的程序，告诉他什么时间带着工作方面的信息向你报告工作；同时，你也要向他指出，要检查的工作的期望结果是什么，使他明确要求。

　　最后，你要肯定地表示自己对下属的信任和对工作的兴趣。象"这是一件重要工作，我确信你能做好它"这样的话，可以对下属发挥很大的激励作用。总之要记住，委派好工作，不仅能节约时间，还可以在职员中创造出一种畅快的工作气氛。

第六步 检查下属的工作进展情况

　　确定一个评价委派出去的工作进展情况的计划是很有技巧的事。

检查太勤会浪费时间；对委派出去的工作不闻不问，也会导致灾祸。

　　对不同工作，检查计划也有所不同。这主要取决于工作的难易程度、职员的能力及完成工作需要时间的长短。如果某项工作难度很大并且是最优先的，就要时常检查进展情况，每一两天检查一次，保证工作成功而又不花费太多时间，这类工作都有一个内在的工作进展阶段，一个阶段的结束又是另一个阶段的开始。这种阶段的停起时间也是检查和评价工作进展情况的最好时间。当你把一件有困难的工作委派给一个经验较少的下属去做时，不论从必要性还是从完成工作的愿望上来讲，多检查几次进展情况都是有益的。对这种情况，你可以把检查工作进展的次数定为其他下属的两倍。除了定期检查工作以外，还要竖起耳朵倾听下属的意见和报告工作进展的情况。要让下属知道你对他的工作很关心并愿意随时和他一道讨论工作中遇到的各种问题。

　　一般地讲，你既然把某项工作交给了下属，就要相信他能胜任这项工作。因此，每周检查一次工作也就足够了，但要鼓励下属在有问题时随时来找你，另外还要让他们懂得你不鼓励不必要的打扰。

　　评价工作进展的方法必须明确。要求下属向你报告工作是怎样做的，还有多少工作没有做完，让他告诉你工作中遇到的问题和他是怎样解决这些问题的。最后，你要用坚定的口气向下属指明，必须完成工作的期限和达到要求的行动方案，促使下属继续努力工作．

第七步 检查和评价委派工作系统

　　当委派出去的工作完成以后，你要在适当的时候对自己的委派工作系统进行评价，以求改进。可以组织一个小组，小组中的每个成员都可以评价和批评他们在完成委派工作中的表现。最好是要求大家用书面形式把意见写出来，然后召开一个短会对这些书面意见进行讨论。

　　为了做好委派工作系统的评价工作，需要解决这样一些问题：工作是否按期完成?工作的目标是否达到?下属是否创造出了完成工作的新方法?他们是否从工作中学到了一些新东西或得到了某种益处？把这些问题作为评价委派系统工作情况的基础，邀请下属进行评论。实践证明，最准确的评价和最要害的批评往往来自下属。因为他们是任务的执行者，对评价委派工作系统要比管理者更有发言权。

　　评价过程中的一个重要方面是要实行奖励。怎样奖励一个工作做得好的助手?许多情况下，管理者"奖励"给下属的往往是更多更重要的工作．因为事实证明他能干，为什么不让能干的人做更多更重要的工作呢?这种想法和做法从道理上讲无可非议，但实际上却有点滥用职权，如果一个有才能有责任心的下属觉得他工作成功的奖赏只是更多的工作负担，特别是当他所做的工作是其他人的两倍而报酬却没有相应增加时，他便很难受到促进。

　　尊敬和赋予新的工作责任是对下属的奖励，但一味地加重工作负但则不在此列。即使你从内心里认为对下属的信赖是一种极大的奖赏和促进，也不行，比较好的办法是，向他们透露点个人的事情，如你与上司的问题。你对其他有关工作的的反对意见、批评和评论等。这类内部信息表明你对他的真正信任和尊敬，会鼓励他更有效地工作。