proofread 职场人如何写出一封professional的英文邮件

在日常工作中，邮件是一个非常重要的组成部分。尤其在外企，新人往往很难写出一封满意的英文邮件。在这里，我们将通过8点告诉新人如何写一封漂亮的英文邮件。此外，我们还附上最常用的电子邮件表达方式供您参考。

1.永远不要说“只是”

不要用“只是”这个词

首先，作者介绍说，当用“公正”称呼供应商时，他们受到了上级的批评。

我曾经有一个老板，他无意中听到我在电话里对一个小贩说，“我只是打电话问问……”在接下来的电话里，她一直站在我身边，当我挂断电话后，她对我说的第一句话是“你从来没有‘只是’做任何事情。你做到了。不只是。”

“just”是一种非正式的语言，充满乞求，甚至道歉。包括描述“我只是发邮件看看你有没有那些报告”。

她告诉我，“只是”是软弱无力的，没有权威性的，让我看起来像是在为我的任何问题道歉。她说，在商业中，当为了互利的目标与客户合作时，没有必要道歉。她是对的。在电子邮件中说“只是”(即，“我只是发电子邮件来看看你是否有那些报告”)听起来很像是一种被动的道歉，因为在专业的背景下要求一件完全正常的事情。就像你妈妈抓住你的手放在饼干罐里，你结结巴巴地说:“我只是想看看里面有什么……”这里的解决办法很简单:回顾一下你的电子邮件，删除任何多余的“只是”(即，“我在发电子邮件，看看你是否有那些报告。”)

2.拼写正确

没有错别字

这是必须的。错误会让你看起来懒惰和粗心。特别注意千万不要印错对方的名字。作者从不回复拼写错误的电子邮件。好在有很多带拼写识别的输入法。记得启用它们。

这是显而易见的。拼写错误，无论是你真的不知道如何拼写的结果，还是仅仅因为你懒惰和输入错误，都会让你看起来很愚蠢，而且显然非常糟糕。幸运的是，电脑配备了一个漂亮的小东西，可以为你检查拼写。此外，为了LinkedIn的爱，请格外注意专有名词。你不想在电子邮件中拼错你正在找工作的人力资源人员或公司的名字。作为一个过去不得不通过电子邮件来雇人的人，请相信我从未回复过拼写错误我名字的人(“猫”或“凯特”？下一个！)，不管他们的简历有多好，可能是因为我从来没有费心去看过他们邮件第一行的拼写错误。

3.尽量少用词

别瞎了，BB。胡说

特别是中国人写英文邮件很容易胡说八道，也觉得语法很美。大多数职场人都有很多邮件。他们不是听你精彩的人生故事，而是想尽快知道邮件意图。下面举个例子。

简洁就好。没有人希望你的生活故事出现在电子邮件中。每个人都喜欢能够尽快处理完他们的电子邮件。用一句话陈述你在寻找什么。例如:

你好，

我发邮件是想看看你有没有那些报告。

请在你方便的时候尽早把它们送过去。

我们还需要安排一次会议。星期二下午4点对你来说怎么样？

最好的，

阿拉伯茶（产于非洲和阿拉伯）

谁都不想看，明明几句话的内容，却被传到了好几个章节。这就是为什么我们越来越少打工作电话——亲爱的，谈话是浪费时间！

人们往往会将四行内容归纳成四段内容丰富的段落。电子邮件不需要长篇大论。人很忙，需要快速消化信息。这就是为什么我们不再在工作中给对方打电话了:没有人有十分钟的时间来谈论只需要一句话就能传达的事情。同样，没有人有10分钟的时间来破译复杂、不清晰的电子邮件。

4.为每个新的点开始一个新的段落

为新要点分开段落

每个任务点都应该从另一个段落开始。其实英文邮件一段不要超过两句。如果你想说的话需要长篇大论，最好打电话给对方。否则，您可能会因为这个原因继续发送和接收电子邮件。

每个新的任务点都应该是一个新的段落。如上，每段不要超过两个短句。如果某件事需要长篇大论的解释，这可能是一个很好的迹象，表明它需要一个有声的对话，而不是一封电子邮件。我怎么强调都不为过:普通人每天收发的电子邮件数量越多，你就越简洁明了。

5.使用格式文本格式选项

用富文本写一封电子邮件

比如你的邮件有超链接的话，最好不要贴整个长地址，要用邮件超链接功能。适当的排版可以让邮件更美观，界面体验更友好(大部分邮箱支持html书写)，但不要过多使用偏旁的字体和颜色。

如果你有一个链接，不要只是复制并通过网址进入你的电子邮件。链接您的文本。它更整洁，看起来更好，表明你知道自己在做什么，而不是看起来像一个把网址复制粘贴到电子邮件中的黑客。不要做那个人。现在是2015年。使用电子邮件中的富文本格式选项，使您的格式看起来不错。标题斜体。给地址加下划线。不要走极端(亲爱的上帝，没有花哨的颜色或疯狂的字体)，但一定要使用你所掌握的工具，让你的电子邮件看起来既对用户友好，又是一个拥有超水平电子邮件技能(默认情况下，还有智能)的人的工作。

6.签名

签名必须是正式的

姓名、职位、电子邮件地址、电话、传真、公司LOGO等。

转到您的设置并制作电子邮件签名。它应该包括你的名字，根据你的职业，联系电话号码，你的推特链接，和/或一些与你相关的网站链接，无论你的工作是什么。如果你做一些视觉上的事情，有一个标志，或者与你的工作相关的标志。例如，我的签名写着:

凯特·乔治

@kat_george

奔忙|[和其他几个我写的网站，与这些分开|并全部链接]

7.校对

检查工作

电子邮件不是赛跑。比谁都快。写完之后仔细检查整封邮件，从标题到附件到正文到签名。

这很简单，你可能会被它的明显冒犯，但是如果你们中的更多人愿意这样做，我就不必说了。很简单:在你发出任何东西之前，再读一遍。如果这是一封特别重要的邮件，比如求职申请，看看你的朋友或家人会不会也给你看一遍。如果你做不到，就把邮件存成草稿，然后走开十分钟。你会惊讶于在给自己一个从你正在写的东西中解脱出来的机会，然后以全新的眼光重新审视它之后，你会变得多么清晰。记住:当涉及到重要的和工作相关的邮件时，这并不总是一场尽可能快的比赛，而是一场精确的练习。

8.永远友好

使用友好的语言

不管你给谁发邮件，你都必须友好。负面情绪的话会在邮件中被放大，因为对方没有听你说负面的话，没有看到你友好的表情。记住，当你写邮件的时候，你可能是发自内心的阅读，但是读者只是从文字中得到你的想法。如果你真的想批评一个人，记住鼓励他去做的好事。

不管你在给谁发邮件或者是关于什么的，都要友好。即使当你抱怨你收到的服务时，从“我是你品牌的忠实顾客和忠实粉丝”这样的话开始总是对你有利的。最近，我一直很失望，因为……“在电子邮件中，攻击性可能会变得异常具有攻击性，因为你没有用温和的声音或富有同情心的面部表情来缓和你的负面话语的好处。记住，人们不是用你想要的语气来阅读你写的东西，而是用他们脑海中设定的语气，这几乎总是比你想象的要戏剧性得多。如果你在工作中责备某人，一定要提到他们的优点。如果你给朋友发了一封强硬的邮件，在深入细节之前提醒他们你爱他们。不要道歉——但一定要包含积极的和消极的陈述，以促进外交。尽最大努力不要一开始就开始错误的谈话。

9.看在上帝的份上，不要在专业邮件中使用表情符号

看在上帝的份上，不要在邮件里放表情！

除非你给你的男朋友或妈妈发电子邮件，否则不要使用表情符号。无论是花哨的iPhone表情符号还是临时的冒号加括号的笑脸，没有什么比在电子邮件中包含表情符号更让你显得不专业了。如果你想在一封专业的电子邮件中使用表情符号，那就给你最好的朋友发一千次下面的内容，让他从你的系统中消失。

另外，我们会附上100句最常用的职场英语邮件，让你的职场邮件看起来更专业、更地道。如果你不确定写一封职场英语邮件，你也可以找一位专业的外教在发言人和italkiee等平台上帮你润色。

1.我写信是为了确认/询问/通知你...

我写信时会确认/询问/通知你。。。

2.我写这封信是为了跟进我们先前在Q2市场营销活动的决定。

我写信是为了跟进我们之前关于第二季度营销活动的决定。

3.关于我们今天的电话交谈...

关于我们今天的电话交谈。。。

4.在我之前10月5日的邮件中...

前一封信写于10月5日。。。

5.正如我之前提到的...

正如我前面提到的。。。

6.正如我在以前的电子邮件中指出的...

正如我在上一封信中提到的。。。

7.正如我们在电话中讨论的...

就像我们上次在电话里讨论的那样。。。

8.根据我们上次会议的决定...

正如我们在上次会议上决定的那样。。。

9.按照你的要求...

根据你的要求。。。

10.在回复您4月1日的电子邮件时，我们决定...

针对您4月1日的来信，我们决定。。。

11.这是对你今天邮件的回复。

这是对你今天早上来信的回复。

12.如前所述，我们认为这种产品在中国有很强的独特卖点。

如前所述，我们相信该产品在中国有着强大而独特的销售点。

13.作为我们昨天电话交谈的后续，我想就我们协议中悬而未决的问题回复你。

继我们昨天在电话中谈到的内容，我想回答你一些我们合同中悬而未决的问题。

14.我收到了你关于这个话题的语音留言。我想知道你能否详细说明，即提供更多的细节。

我收到了你关于这个话题的信息。不知大家能否进一步阐述，即提供更多细节。

15.请注意/告知...

请告知。。。

16.请注意...

请注意。。。

17.我们想通知你...

我们想通知你。。。

18.我确信...

我确定。。。

19.我们同意你的观点...

我们同意你应该在这里。。。

20.自2008年10月4日起生效...

自2008年10月4日起生效。。。

21.我们将按如下所述安排一次会议...

我们将按以下时间表开会。

22.请确保不披露个人统计数据，这仅供内部使用。

请确保您的个人信息不会泄露，并且仅在内部使用。

23.我很高兴地告诉你...

很高兴告诉你。。。

24.我们很高兴得知...

我们很高兴得知此事。。。

25.我们希望通知您...

我们想通知你。。。

26.祝贺你...

恭喜。。。

27.我同意这个提议。

我对这种桉树没意见。

28.我很高兴地通知您，您已被接受参加定于2008年11月22日至24日举行的研讨会。

我很高兴地告诉你，你已经同意参加2008年11月22日至24日的研讨会。

29.我们很遗憾地通知您...

我们很遗憾地通知你。。。

30.恐怕我有些坏消息。

恐怕我有些坏消息。

31.我们的新系统有许多问题。

我们的新系统有些问题。

32.由于我们无法控制的情况...

因为情况超出了我们的控制。。。

33.我觉得不太乐观...

我觉得不看好。。。

34.我们很难接受...

我们很难接受。。。

35.不幸的是，我不得不说，自从收到你关于这个问题的询问，我们的观点没有改变。

不幸的是，我必须说，自从我们收到你关于这个问题的询问以来，我们的观点没有改变。

36.如果您能，我们将不胜感激...

如果你能的话，我们将不胜感激。。。

37.如果你能，我会很感激的...

如果你能的话，我将不胜感激。。。

38.你能把……发给我们吗？

你能把它寄给我们吗...？

39.我们需要你的帮助。

我们需要你的帮助。

40.我们寻求您的帮助，将此消息传达/回复给您的员工。

我们请求您帮助将此信息传达给您的员工。

41.我们期待您的澄清。

我们期待您的澄清。

42.如能及时关注此事，我们将不胜感激。

如果您能立即关注此事，我们将不胜感激。

43.如果你能抽出时间，我将不胜感激。请让我知道什么最适合你。

如果你能抽出一些时间，我希望能见到你。请让我知道你的最佳时间。

44.请给我们你对此的初步想法。

请让我知道你对此事的初步想法。

45.如果您打算参加，请回复此电子邮件。

如果你打算参加，请回信。

46.如果您同意这种方法，请提出建议。

请让我们知道你是否同意这个方法。

47.你能让我知道这个项目的状况吗？

请让我知道这个计划的进展？

48.如果可能的话，我希望完成后能收到你的提议。

如果可能的话，等你把桉树吊完了，希望能收到一份。

49.如果你能在下周一之前给我回复，我将不胜感激。

如果我能在下周一之前收到你的回复，我将不胜感激。

50.希望这对你没问题。如果没有，请尽快通过电子邮件告诉我。

我希望你对此没有问题。如果没有，请尽快通过电子邮件告诉我。

51.你能在六月底之前给我发你对上述问题的答复吗？

请你在六月前回答我上面的问题好吗？

52.如果可能的话，我可以在4月1日前得到你的答复吗？

如果可能的话，我能在4月1日前收到你的回复吗？

53.如果你愿意，我们很乐意...

如果你愿意，我们很乐意。。。

54.如果有什么我能帮忙的，请告诉我。

请让我知道我能帮上什么忙。

55.如果在这件事上我还能为你做些什么，请随时和我联系。

如果这件事我还能做什么，请随时联系我。

如果您需要更多的建议，请让我们知道，我们可以尝试看看这是否可能。如果您需要关于此事的其他建议，请让我们知道，我们将尝试看看是否可能。

57.我写信只是想提醒你...

我只是写信提醒你。。。

58.我们可以提醒你吗...？

我们想提醒你。。。

59.我随信附上...

我附上。。。

60.请参阅附...

请参考附件。。。

61.附后...

附件是关于。。。

62.附上关于…的最新信息

附上某某的最新信息…

63.附上产品计划草案，供您审阅和评论。

请审阅并评估所附的产品计划草案。

64.如果您有任何进一步的问题，请随时联系我。

如果您有任何问题，请随时联系我。

65.希望我的澄清有所帮助。

希望我的解释有帮助。

66.请随时打电话给我，我将继续提供全力支持。

请随时联系我，我将继续提供全力支持。

67.请让我知道这是否合适。

请让我知道这是否合适。

68.期待很快见到你。

我期待着很快见到你。

69.我们期待很快收到你的来信。

我们期待尽快得到您的回复。

70.希望这是明确的，如果有必要，我们很乐意进一步讨论。

希望以上解释清楚。如果有必要，我们很乐意进一步讨论。

71.期待尽快收到您的回复。

期待尽快收到您的回复。

72.期待在适当的时候收到您的评论。

我期待在预期的时间收到您的反馈。

73.我会随时通知你。

我会和你保持联系。

74.请随时通知我这件事。

请随时告诉我这件事的发展。

75.如有任何意见/建议，请致电2552-7482联系纳迪亚。

如有任何意见或建议，请致电2552-7482联系纳迪亚。

76.我想为...道歉...

我只想。。。道歉。。。

77.我为延误道歉...

为了。。。我对延误深感抱歉。

78.对于由此造成的任何不便，我们深表歉意。

对于由此造成的任何不便，我们深表歉意。

79.对于由此给您带来的任何不便，我深表歉意。

对给您带来的任何不便，我深表歉意。

80.上次的事我很抱歉。

上次的事我很抱歉。

81.我们很抱歉没有早点回复你。

我们很抱歉没有早点回复你。

82.对此我真的很抱歉。

对此我真的很抱歉。

83.抱歉，我迟迟没有回复你4月1日星期一的电子邮件。

抱歉，4月1日周一回复你给我的邮件已经太晚了。

84.我们对延误表示歉意，希望不会给你带来太多不便。

我们为延误道歉，希望不会给你带来太多不便。

85.希望这不会给你带来太多的麻烦。

希望不会给你带来太多麻烦。

86.抱歉，如果我的语音信息不够清晰。

如果我的电话信息不够清晰，我深感抱歉。

87.谢谢你的帮助。

谢谢你的帮助。

88.我非常感谢你...

我非常感谢你。。。

89.我真的很感激。

真的很感谢。

90.感谢您的参与。

感谢您的参与。

91.非常感谢你邀请我。

非常感谢你邀请我。

92.祝贺你们所有人，感谢你们的努力。

恭喜你，谢谢你的努力。

93.非常感谢您的理解和合作。

感谢您的理解与合作。

94.非常感谢您的及时回复。

感谢您的快速回复。

95.再次感谢大家的承诺和支持。

再次感谢您的承诺和支持。

96.感谢您的输入/澄清/留言。

感谢您的输入/澄清/信息。

97.如有任何意见，我们将不胜感激。

如果您有任何建议，我将非常感谢。

98.非常感谢你为我所做的一切。

谢谢你为我做的一切。

99.如果您能对此事给予最善意的理解，我将不胜感激。

我很感激你对这件事的理解。

100.请向所有参与的工作人员转达我的谢意，他们确实做得很好。

请向那些关心的同事表示感谢，他们真的做得很好。