业务跟单的工作内容 成为一名优秀的外贸业务跟单员该如何工作日常工作流程是些什么

如何做一名优秀的外贸业务员？日常工作流程是什么

外贸跟单员是指在进出口业务中，在出口合同签订后，根据合同及相关单据，跟踪或操作货物加工、装运、保险、检验、报关、结算等部分或全部环节，协助履行外贸合同的外贸业务人员。

外贸跟单员的工作主要是跟踪合同的履行，重点是货物、凭证、船舶、付款，包括备货、催单、换证、租船订仓(报关、报检)、制单、结汇等。

外贸跟单按业务流程可分为三类:期货跟单、中档跟单和专职跟单:

(1)远期跟单是指“跟随”,直至出口货物交付至指定的出口仓库；

②中档跟单是指“跟随”到装船清关；

(3)记录整个过程意味着“跟踪”货物的到达，直到合同履行。

根据业务性质，跟单商可分为外贸跟单和订单跟单(生产跟单)。

跟单对出口商品的跟单工作主要包括:接单、跟进生产、跟踪出货、制作票据、结汇等。

首先是关于样品:准备样品是拿到订单的重要一步。

发送目录、样品或准备样品:样品分为现有款式、新款式或根据客户样品制作的重复样品。

无论是老产品、新产品还是客户的样品，都应该将样品发送给客户进行确认。特别是新产品可能要修改几次。

外贸跟单必须保留最终确认样品，以免客户在下单时找不到确认样品。

在国际贸易中，基于样本的交易比例非常大。作为外贸业务员，你应该:

1.提供完整的产品信息。

2.新产品的成本和价格应该考虑在内。

3.新产品的生产应保留真实样品。

4.客户的样品应保持原样。

一、接单:接单就是签订合同，获得订单。合同的书面形式不限于特定的格式。

任何写明买卖双方的名称、质量、数量、价格、标的物的交付和付款以及其他交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件、传真和电子邮件，均足以构成书面合同。

1.下单方式:客户可以通过传真、电子邮件或书面合同下单。跟单人员应注意将其转换成书面订单，并明确说明规格、数量、交货日期等。订购产品的数量。

2.接单方式:展销会、拜访客户、出国参加展会、邀请客户参观、利用GOOGLE搜索关键词开发客户、客户访问SEO优化的公司网站、B2B网站上的公司店铺等等。

3.接单形式:在出口贸易中，对跟单收到的订单没有具体的限制，最常见的有:

采购确认:这种格式的合同一般适用于轻工业品、日用品、土特产品等。营业额小，批次多。

而且合同比较正式，机械设备进出口大棕贸易。

还有协议，意向书，订单，委托订单。

国外客户直接发来的订单或订单，我们收到后要及时回复，不能忽略，否则视为违约。

(3)形式发票(PROFORMA INVOICE):买方要求出口商在交易前出具一份参考发票，说明拟出售货物的名称、规格和价格，以便申请进口许可证或从其本国当局获得外汇批准。

这种发票不能代替交易后的正式发票使用，对双方没有最终约束力。

为了区别于正式发票，必须明确注明“形式发票”字样。一般形式发票要显示订单的相关信息。(收货人、合同号、形式发票号、开具日期)。

产品信息(名称、数量、价格、交货日期)。合同条款(价格条款应明确(离岸价、成本加运费价、到岸价)，付款方式应明确(信用证、TT))。此外，我们提供我们的银行信息，供客户开立信用证或汇款。

4.接单程序:接单程序可分为询价、要约、反要约和承诺四个步骤。

(1)询盘:(询盘)也叫询盘，即买方主动发函要求卖方报价。

(2) OFFER: (offer)也叫OFFER。是买卖双方向对方提出各种交易条件，并愿意根据这些条件进行交易、订立合同的明确表示。

在实际业务中，报价通常是由一方在收到另一方的询价后提出的。

(3)还价:(COUNTER-OFFER)也叫还价，即对对方给出的价格进行还价。

(4)承兑是指买方或卖方同意对方在要约中提出的各种交易条件，并愿意根据这些条件进行交易和订立合同的明确表示。

二.文件审查:即合同审查

(1)文件审查内容:确认产品名称、规格、质量、数量、单价、价格条款、总金额、付款方式、包装要求、交货日期、交货方式。

客户要求的不同材料、不同工艺甚至不同加工设备的产品订单。首先要看我们目前的水平能否满足客户的要求，这是关键。

(2)打开生产订单和工艺卡:打开每张订单时，必须在生产订单上清楚地写下客户要求。在交给生产部门或工厂生产之前，你应该从仓库知道生产的原材料是否足以生产这个订单。

(3)在生产过程中，如果出现无法满足客户要求的意外情况，要及时向公司最高级别或厂长汇报情况，寻求解决办法。

(4)小样品:制作小样品的目的是看我公司制作的产品是否能满足客户的要求，也是大货和生产的基础。

一般来说，按照正常的程序，所有的样品都是客户自己确认后再下大货的订单。

(5)修改订单:一般要求客户重新下单，外贸跟单员重新开票，交生产部生产。

当客户提出取消订单时，外贸跟单必须收回旧的生产订单和加工卡。

(6)质量:也叫质量，是商品外观和内在质量的结合。在国际货物贸易中，货物质量不仅是主要的贸易条件，也是外贸跟单人员审查单据的首要条件。

有规格、等级和标准的合同，交货质量必须符合合同规定的规格、等级和标准；

如果合同是以样品为基础的，必须与样品一致。如果既有样品又有书面说明，两者必须一致。

(7)数量:应检查货物的数量是否能及时准备好。

如果合同有“超载条款”，卖方在履行合同时可以在数量上更加灵活。

如果在合同数量前加上“大约”，则“大约”一词的国际解释符合跟单信用证统一惯例。如果信用证中规定了“约”字，则增减幅度不得超过10%。

(8)单价和总金额的审核:有些客户在下单时会标注单价，所以我们要对照我们的报价表检查是否正确。总金额加错了吗？当一个新客户下订单时，检查它是否与我们给他的报价一致。

(9)价格条款的审查:出口货物的单价条款，也称为价格条款，常用如下:

离岸价(指装运港离岸价的价格条款)。

成本加运费。)成本和运费价格术语。

到岸价格+保险费+运费(指目的港)价格条款。

常用的离岸价到岸价格条款。

(10)付款方式审查:付款方式是否可以接受信用证、电汇支付首付款。支付的货币可以接受吗？

(11)包装要求的审查:货物的包装必须符合出口合同的规定，货物的包装和质量一样，也是对外贸易合同的主要条款。

在一些国家，合同中的包装条款被视为货物描述的一个组成部分。卖方必须按照合同规定的包装方式交货。

在与客户达成合同之前，你可以向客户展示工厂产品的包装，看看是否可以接受。如果是客户提出的包装要求，我们能做到吗？

我们有客户建议的所有包装材料吗？(内包装、外包装、标签、说明书)内包装:普通盒、白盒、彩盒、吸塑外包装:纸箱、木箱、桶装、编织袋。

外包装主要是唛头和数字的样式，也就是唛头印刷。合同有约定或者客户指定的其他唛头的，必须按照合同约定或者客户要求印制；

如果合同中没有规定，客户也没有要求，出口商应自行选择标记和编号。一般包括收货人(发货人)的简称、目的港、包裹编号等。

如果进口国有关当局规定标志和数字的包装必须使用特定字符(如海湾国家要求的阿拉伯语)，一般应遵守。等等。

(12)交货日期的审查:交货时间是国际货物贸易的主要条款。如有违反，买方不仅有权拒收货物并提出索赔，还可以宣布合同无效。

因此，货物准备好的时间必须与出口合同和信用证规定的交货时间和装运时间相适应。结合运输条件，根据船期安排妥当，一般要有余地。

因此，外贸跟单应检查交货日期是否合理，公司是否能及时准备货物并按时装运。

一般来说，交货日期要规定期限，而不是具体日期。周期有长有短。可以是2周，3周，也可以是一个月，两个月，一个季度或者更长。

(13)交货方式回顾:运输主要包括海运、陆运、空运输、邮寄等。

注:如果运费由客户支付，则由客户决定交货方式，如FOB价格交易。

如果我们支付到岸价格或成本加运费价，尽量海运。如果报价是海运，客户要求空装运，我们可以要求客户承担额外费用。

(14)检查商品质量，做好质量监督工作:质量监控是进货过程中非常重要的工作。

产品质量关系到合同的成功履行和出口商的声誉。出口企业和外贸业务员一定要高度重视。

虽然控制产品质量是生产者的责任，但为了保证按时、保质、保量地向外界交货，外贸跟单员只要有条件，就应该积极参与质量控制的全过程。

如有问题，外贸跟单应立即要求相关生产部门及时采取措施。

(15)散装货物产生后，应安排装运:货物运出时，企业一般要求办理出仓手续。

许多外贸进出口公司使用“货物仓库申请表”作为货物仓库的交接手续，这是处理货物仓库的主要手段。

三.加急单据:信用证是大多数出口贸易的付款方式。安全收汇有保障，因为是银行信贷。只要提交的文件与信用证条款一致，银行将保证付款。

外贸业务员和外贸跟单员有一句话:“不见兔子，不散鹰”。这里的“兔子”不是指合同，而是指“可接受的信用证”。

有时候，即使收到信用证，信用证的内容也不能完全被我们接受，交货是绝对不可能的。也就是说，只有合格的“信用证才能交付”

因此，外贸跟单在以信用证为付款方式的催货、审单和合同修订工作中应予以重视和谨慎，外贸跟单应认真对待，以确保合同的顺利执行。

1.提醒:在信用证的付款方式下，当进口商未能按合同规定的时间开立信用证，或者出口商可以根据货物来源和运输方式提前装运时，通过电话、电子邮件和传真催促进口商迅速开立信用证的行为称为提醒。

2.验证:进口商开立信用证时，出口商必须仔细检查开证行和信用证内容。

验证是银行和外贸公司的共同责任，但范围和内容不同。银行检查政策，如发行国是否有贸易关系，发行银行的信用状况，等等。

银行收到开证行出具的信用证后，应进行保密检查；

当您收到信用证时，您应该首先检查印章(签名)。

如果发现印章和密码不一致，应及时查询和核实。同时通知相关公司和企业。

所有收到的信用证必须清楚地标明“不可撤销”信用证。不得附加任何限制或保留。

如信用证中规定“开证行通知生效”、“付款人拒绝付款的，承担付款义务”，甚至“银行只负责转递单据，不承担付款义务”等。这种限制或保留是不可接受的。

在远期信用证下，当汇票的付款人是进口商时，通常是不可接受的。

如果合同规定信用证是保兑的，则应审查信用证是否有“保兑”字样、保兑行名称和保兑条款。并检查保兑行的信用状况。

如果合同规定了可转让信用证。应检查信用证的“可转让”和可转让条款。

如果合同规定货物需要通过某个地方转运，信用证应注明“允许转运”

外贸公司的业务员也要检查发行人和受益人是否正确。除非合同中另有规定，签发证书的申请人一般应为进口商。应仔细检查签发证书的申请人的姓名和地址，以防止装运错误。

受益人的姓名和地址也应仔细检查，任何错误，包括个人书面错误，都应得到确认和纠正。为了避免以后在票据编制和议付过程中出现代理的麻烦，会影响正常收汇。

信用证的货物和币种，金额必须与合同一致，金额的大小写要一致。

合同中有“超载”条款的，信用证金额应包括“超载”部分的金额；

如果合同是按价格条款签订的，佣金将在以后汇出，信用证金额应包括佣金金额。

申请表要求提供的文件类型、填写内容和文字的要求等。，应该仔细检查。

不合理的要求，如发票要求、原产地证书必须由国外第三方认证、目的港提单后指定码头等都要慎重考虑。并要求对方修改信用证。

对保险单内容的要求应与合同一致。如果要求与合同不符，对方应修改信用证或按照保险公司的有关规定妥善处理。

增加保险金额或保险范围时，必须在信用证中明确说明“额外费用由发行人承担”

装运日期必须与合同规定的时间一致。如果延迟到达或意外未能按时装运，应通过电话及时要求进口商延长装运时间。

如果发现信用证只规定了有效期而没有规定装运期，那么信用证的有效期可以视为装运期。

如果信用证的有效期和装运期是同时的，也就是所谓的“双到期信用证”，可以根据是否可以提前装运来决定是否让对方更改信用证。

当国外信用证只规定装船日期，而没有规定有效期时，你必须立即打电话给对方修改信用证，指定有效期，因为信用证的有效期是不可撤销信用证不可缺少的一部分。

信用证的到期地点通常由受益人所在的国家规定。如果规定在国外到期，很难把握开证时间，容易引起纠纷。因此，当信用证在国外到期时，应要求对方及时将信用证更改为在中国到期。

3.信用证修改:如发现与合同规定有重大不符，出口商不能接受，进口商应按合同规定通过原开证行修改信用证。

考完试发现问题是常事。包装上，总金额，有效期，包括拼写错误。要求对方修改信用证，可能会有几个问题，要逐一指出，一次性修改。

如果装运日期因另一方的原因而受到信用证修改的影响，信用证的有效期和装运日期应延长。

我们还应该仔细审查外国信用证修改通知。如果修改内容中有不可接受的条款，我们应及时将通知退回通知行；否则，如果按照通常的解释，它将被接受。

一般情况下，在没有收到对方信用证修改通知的情况下，不要对外发货。

4.租船、订舱和装运:在货物准备好，信用证确定后，我们将进入装运和集装箱化、租船、订舱和装运阶段。我们负责租船、订舱和装货的程序。

(1)跟单应在装运前4-5天联系装运和包装。要完成的任务包括选择集装箱、制作装箱单、跟踪和装载集装箱等。

(2)集装箱选择:根据不同的货物选择不同的集装箱。常用的有:

20英尺集装箱，容积29–30立方米，可装载17.5吨重货物；

一个容积为58–61立方米的40英尺集装箱可以装载22.5吨重的货物；

40小时高柜，容积68–71立方米，可装27.5吨重物；

(3)制作装箱单:装箱单的重点是货物的包装。应包括名称、规格、数量、箱数、毛重和净重、包装尺寸、总体积、箱号、唛头等。

(4)后续包装:装运前一天通知相关人员，确定装运数量的准确性。协助生产部门安排人员装柜。

集装箱到达工厂后，跟单应监督装载并指导货物的放置。如果一个集装箱中有几种货物，每种规格的一两箱产品应留在集装箱的末端，供海关检查。

5.单证准备和结汇:是出口货物跟单的最后一环，也是最关键的一环。

(1)文件准备:货物装船后，跟单应根据信用证、合同或其他文件的内容及时准备各种文件。

在信用证有效期内将单据寄给银行..出口单据主要包括:汇票、发票、海关发票、提单、装箱单、原产地证明、商检证明、保险单等。

(2)结汇:如果单据是根据信用证准备的，并及时送到银行，我们就可以及时收到货款。

文件要求:正确、完整、及时、简洁、工整、单一、一致，文件一致。

不及物动词外贸业务员的职责

1.跟进每一个订单的生产，顺利的将货物交付给客户，收回该收回的钱。

2.与新老客户保持联系，增加沟通，了解客户需求。

3.掌握和了解市场信息，开发新客户。

4.做好售后服务。

七、外贸跟单售后服务

1.当客户投诉或退货时:对于客户投诉，我们需要了解问题的原因，并采取措施找到对策，避免下次发生。

2.当客户要求退货时，首先要让客户接受我们提出的解决方案。如果可以修复，请在装运前修复产品。

3.很严重的话会重新制作，重新发货。

4.尽量采用相互让步的妥协方式。有时候只能根据客户的要求来处理。最重要的是如何想办法实现公司和客户的双赢。

八、外贸跟单员在工作中应成为沟通专家:

1.与工厂各部门沟通:面对生产部门的外贸业务员是客户这一事实，他所做的一切都是对老板和客户负责。

多与生产部门沟通，让他们对生产订单中客户的意图有更清晰的了解，使生产更顺畅，更好的满足客户的要求。

2.与客户沟通:首先要了解客户的心态。他们希望你在最快的时间内以最低的价格给他最好的商品。如果你能意识到这一点，与客户沟通就不难了。

3.如果我们能把手头的每一个订单都当成自己的事情，从头到尾做好，交给客户就不难了。

只要我们能真诚对待客户，客户就会在一些问题上理解你，不会让你为难。

我们尽力多为对方考虑。客户赚钱，老板就赚钱，外贸跟单员就有升职加薪的机会。