Word目录是所有上班族必须越过的一栏。不知道有多少人仍然沉浸在目录的苦海中无法自拔。
说说我遇到的那些目录,那些既生气又好笑的事吧。(威廉莎士比亚,泰姆派斯特,)关于目录,我曾经做过很多蠢事!
第一次上大学的时候,我是Word新人。第一次写了几万字的论文,我的目录是手动输入的,花了一下午,敲键盘成了鸡爪!(莎士比亚)。
好不容易学会了插入目录,但不知道目录本来可以自动更新。因为一次写完文件后要求修改,所以再次删除了目录,重新插入。
后来,我觉得我学会了插入目录和更新目录,所以万事大吉了。没关系,意外地太多,我不会调整目录的格式,也不会在图片、图表和表格中添加目录。
一个小名单折磨我至死。(威廉莎士比亚,《泰姆派斯特》,《读者》)以下是我无数次掉坑整理的终极目录大法。希望各位参观者不要重蹈我的覆辙!
1.插入目录
很多Word新手不能正确插入目录的原因是不理解目录插入机制,单纯学习操作。这种学习效果比较差,而且很难记住。就算当时学了,下次也不会用了。
为了帮助大家理解目录,现在我要问自己一个问题。
因此,正确的目录设置过程如下图所示。
目录大纲级别是如何区分的?请看下图。按照题目的层次来做就可以了。
目录大纲级别是如何设置的?
选择标题,然后在“段落”对话框中选择级别,如下图所示。
目录大纲级别设置完成后,Word已经知道哪些内容是目录,现在只是插入目录的一步。(阿尔伯特爱因斯坦)(美国电视剧)。
插入目录的方法与将光标插入封面页并在“参考”选项卡的“目录”菜单中单击目录样式的动态图片相同。
2.更新目录
目录插入完成后,修改文档以添加或删除文档节标题。您可以使用“更新目录”功能刷新已修改文档的目录。
(1)如果仅添加或删除文档的内容,而不更改标题,则可以选择“仅更新页码”方法。
(2)如果修改了文档标题,则必须选择“更新整个目录”方法。
(3)如果不确定该选择哪种方法,选择“更新整个目录”是最安全的方法。
3.调整目录样式
文件不能太丑。不然怎么能让别人在你丑陋的文件里看到你光辉的思想!
p>目录是文档的一部分,目录的美观程度当然要跟上文档的节奏。
设置目录样式很简单,把目录不当目录,当成普通文字,选中后直接调整字体大小、格式、颜色就行了。
4. 为图片、图表、表格设置目录
很多企业对文档要求十分严格,不仅要为节标题设置目录,文中的图片、图表、表格也要以附加目录的形式添加到目录中。尤其是科学文档,更是如此。
那么问题又来了——节标题可以通过设置大纲级别,让Word知道这些内容是目录。图片、图表、表格又要怎么办呢?
那么如何使用【题注】功能来为图片/图表/表格编号呢?
具体流程如下图所示,简单来讲,执行【插入题注】命令,设置一种图片/图表/表格命名方式,然后为文档中图片或图表进行题注编号。
如下面的动图所示,是设置标签的方法。
标签设置好后,将光标放到图片或图表的下方,单击【插入题注】命令,会发现文档根据标签所在位置的图表/图片/表格顺序已经进行了编号,单击【确定】就可以插入编号了。
这里需要说明的是,为图片/图表/表格编号时,可以输入描述性内容。如下图所示,在【题注】文本框的编号后面,输入对图片/图表/表格描述即可。
如果文档中图片/图表表格太多,这样一个一个插入编号似乎很麻烦。对于图片和图表来说,没有快捷方法批量插入,但是对于Word中插入表格,是可以实现编号自动添加的。
完成图片/图表编号后,就可以插入目录了。
最后完成的目录效果如下图所示
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