电子邮箱怎么填写 怎样写电子邮件更有效

有效的会议并不能解决大多数沟通问题。相反，电子邮件是低调却真正影响推广和沟通效率的罪魁祸首。然而，电子邮件往往是不可或缺的。即使我们有大量的会议、面对面的工作和电话，电子邮件仍然非常重要。

这是因为电子邮件可以使事情变得书面化，发出声音，实施决策，不受人们缺席的影响，并更广泛地通知信息和征求建议。

因此，发送有效的电子邮件可以:

提升我们的工作效率——让邮件更加有效得到反应，让事情更加有效得到推动；增强我们的影响力与专业性——邮件的覆盖面更加广泛，一封简介利落重点突出的邮件会让你的合作伙伴对你的印象更加好。

让我们学习如何更有效地发送电子邮件。今天在一个同事的邮件上提了一些建议，分享给你拍砖。其实我相信大家都可以总结出这些显而易见的道理，只是:“知易行难”。记录在这里也是自我备忘录。

几个重要的假设:

很少有人愿意阅读长邮件——除非你告诉他不读会怎么样，赋予他责任。很少有人愿意无理由主动做什么事情——特别可做可不做时，除非价值观特别好，喜欢多管闲事。很少有人会仔细阅读你的邮件——千万不要发一封面向很多人的邮件，然后指望大家都在里面仔细阅读找出你期待他做什么事情。

不良邮件特征:

写成散文，长而枯燥，又期待人去阅读——这是不现实的。重点不突出，反而依赖收件人去提取关键信息：时间、行动、目标。群发，导致邮件无针对性——《影响力》一书的观点时，如此会导致责任感被稀释和分散，发送的人越多，真正有价值的回应会越少。

相应地，一封好的邮件应该让收件人一目了然:它是什么，我作为收件人需要在什么时候做什么。

办公室邮件(不包括私人邮件)可能有以下功能:

通知事情发生——如项目发布通知与预发布通知，决定我们已经做了，写邮件只是通知你们，你们是否回应一点都不重要，但是只要没说没收到就好。征询意见——决定未正式做，或者只是有个想法，希望大家给出意见和建议，你们的回应与否，尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要。纯粹分享——FYI型邮件（For your information）,我觉得有趣或者有用的东西，发给各位参考，通常我会期待一个“谢谢”，但是没有也没关系。即使这种邮件不重要，也确保不要让大家读完才发现原来是FYI类型邮件，而是在一开始就说明白：分享某某某。要求确认和拍板——重要！一定要得到收件人，尤其是里面的关键人物的明确意见，否则事情无法开展，可能会造成延时和其他后果。邀约——一般是会议和讨论的邀约，会被收件人登记到备忘录里，建议此类邮件在标注清楚时间、地点、主题、内容的同时，使用OutLook的会议邀请系统发送。

[描述]

一般在工作中，“求教”“求证决策”的邮件会占大多数。这两种邮件都需要有针对性的技巧。在工作中，我发现有些同学很容易把要求确认和决定的邮件误发到征求意见的邮件里。明明截止日期到了，事情就无法实施了。你看了一下，原来确认邮件没有回复，收件人不明白这件事的重要性。看起来他们是在观望，发件人也没费什么力气催他们。所以在某一点上，我发现无法达成决定。

如果你要发的邮件属于“需要确认和决策”类型，请检查此事是否经过了几轮公开讨论，是否确实到了确认阶段。其次，请在邮件中指出下一步行动，如果你不确定，事情将如何进行。给出你想得到最终答案的时间。如有必要，请附上您希望得到回复的人的姓名，并突出显示。

发送前需要做什么:

知道你的目标——知道你的邮件类型是什么，在什么时间、方式、达到什么样的目标，你必须得知道这封邮件你是期望得到如何的结果，如果不得到，会对你的工作造成什么影响筛选收件人——在收件人的名单里，有哪些人是你需要得到明确态度的（发邮件后立即跟踪他！），有哪些人是你希望得到建议的（发邮件后立即征询他！），有哪些人是无关紧要的参考者，有哪些人反而不发表意见比较好（否则你的群回邮件得到了来自无关紧要的人的反对意见，反而会让你束手无措，因为一旦有反对意见提出，你必须给予响应，因此事情无法推动！）

[原理]

精简名单，只发给关键人物，也就是会影响事情进程或者给出有价值建议的人。当然，你可以在项目的前期讨论阶段发给更多的人，前提是你有足够的管理意见的能力，不要被各种意见左右。

写清楚——没有人愿意读长邮件,除非是让人爱看不看的FYI型邮件。清楚不是指字体要放大，而是以下几点信息的快速传递：A. 这是什么事情？(What)B. 计划在什么时间做？以及原因。(Why and Plan)C. 作为接收方，我要做什么？(Action)D. 我要在什么时间做？(Deadline)E. 我如何不做会如何？我如果做了会有什么价值？

更多技能:

避免在周一和周五发送重要邮件：否则你的邮件会被淹没在垃圾邮件里，有可能被忽视。邮件和口头、电话是好朋友：即使发送了邮件，也别忘记了口头或者电话方式告知重要人物，这会提升他对于邮件的响应速度。邮件其实作为正式文本和备忘信息。