抄送格式 撰写公文格式大全（建议收藏）

很多公务员，尤其是新来的年轻人，不认同公文格式。我不知道这是一件很严重的事情，尤其是法律文书的格式，其规范化的意义不言而喻。

公务员要认真学习这些规范，避免开玩笑。

2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了国家标准《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)。本标准于2012年7月1日正式实施。

本标准是国家标准《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999)的修订，规定了公文的纸张、印刷和装订、格式要素和样式。特别是党政机关公文的纸张统一为国际标准A4，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表达形式更加规范。

前言

本标准根据GB/T 1.1—2009的规定起草。

本标准根据中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公文处理规定》的有关规定，对GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》进行了修订。与GB/T 9704—1999相比，本标准主要修改如下:

(一)标准名称改为“党政机关公文格式”，标准英文名称也相应修改；

适用范围扩大到各级党政机关发布的公文；

适当调整标准结构；

适当调整正式文件的装订要求；

(e)增加发文机关签名和页码，删除关键词格式要素，大幅调整文件格式要素布局；

进一步完善特定格式正式文件的版式要求；

(g)增加正式文件第一页、信函格式第一页和命令(命令)格式第一页的版式。

文件形式

1.范围

本标准规定了公文格式的一般纸张要求、排版印刷装订要求、各要素的排列规则，并给出了公文的样式。

本标准适用于各级党政机关发布的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。

少数民族文字印刷的公文，纸张、宽度、大小、版式、印刷等要求按本标准执行，其余可参照本标准，按有关规定执行。

2.记录纸张尺寸和布局要求

2.1格式大小

文件用纸采用GB/T 148规定的A4型纸，成品宽度为210 mm×297 mm

2.2布局

边缘和中心尺寸

公文纸顶部(上白边)37mm±1mm，公文纸装订(左白边)28mm±1mm，版心尺寸156 mm×225 mm

2.2.2字体和大小

除非另有规定，公文格式的所有要素一般都使用3号仿宋体。具体情况可以适当调整。

2.2.3行数和字数

一般每边22行，每行28个字，版心满。具体情况可以适当调整。

2.2.4文本颜色

除非另有规定，公文中的字符都是黑色的。

3.印刷和装订要求

3.1制版要求

版面干净无底灰，字迹清晰无折线，尺寸标准，版面中心不倾斜，误差不大于1 mm。

3.2印刷要求

双面打印；页码设置正确，两边误差不超过2mm。黑色墨水应达到BL100%，红色墨水应达到Y80%和M80%。印刷牢固、均匀；字面上没有花，没有白，没有断笔画。

3.3绑定要求

公文应装订在左侧，不得漏页，两页之间的误差不得超过4毫米，切割后成品尺寸的允许误差为2毫米，边角应在90度，不得有胡茬或缺陷。

骑马或预订平面文件应:

(a)预留量为两钉外眼至版面上下边缘70mm，允许误差4mm；

(b)无坏钉、漏钉或重钉，钉脚平整牢固；

(c)骑马订书钉锯全部固定在折线上，平订书钉锯与书脊的距离为3 mm-5 mm。

装订的公文封面(封面、书脊、封底)应与书芯一致，包裹严密、平整、不脱落。

4.公文格式各要素的排列规则

4.1公文格式要素的划分

本标准将版本核心中的公文格式要素分为三部分:版头、正文和版本记录。公文首页红色分隔线以上的部分称为表头；公文首页红色分隔线以下(不含)和最后一页第一分隔线以上(不含)的部分称为主体；公文最后一页第一分隔线以下，最后分隔线以上的部分称为版次。页码在版本中心之外。

4.2.1副本号

如果需要标注份数，一般用6个3号阿拉伯数字，顶部网格排列在版心左上角第一行。

4.2.2分类和保密期限

如果需要标注密级和保密期限，一般用3号黑体，顶部网格排列在版心左上角第二行；保密期内的数字用阿拉伯数字标注。

4.2.3紧急程度

如果需要标注紧急程度，一般用3号黑体，顶部网格排列在版心左上角；如果需要同时标注零件号、安全等级、保密期限、紧急程度，则按照零件号、安全等级、保密期限、紧急程度的顺序自上而下排列。

4.2.4发证机关的标志

由发证机关全称或标准化缩写加“文件”二字组成，也可以使用。

发行机构标志排列在中心，从版心上缘到上缘的距离为35毫米。建议使用小型宋体文字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联合发文机关名称，一般应先排列主办机关名称；如有“文件”字样，应置于发证机关名称右侧，以联合发证机关名称为准。

4.2.5文件编号

在发证机关空标志下排成两行，居中排列。文件的年份和序号用阿拉伯数字标注；年份要标全称，用六角括号括起来；帖子序号不加“否”，不加虚位(即1不编号为01)，阿拉伯数字后加“否”字。

向上文本的帖子号排列在左边空，与最后一个发卡行的名字在一行。

4.2.6发行人

由“发卡行”字、冒号和发卡行名称组成，占据右边的空字，排列在空两行的位置，在发卡行的标志下。“发行人”一词用3号字体，发行人名称用3号斜体..

如果有多个发行人，发行人的名称按照发行机构的顺序从左到右、从上到下统一排列。一般每行两个名字，回去的时候和前一行第一个发卡行的名字对齐。

4.2.7版本标题中的分割线

在出版物编号下方4毫米的中心位置，打印一条与版本中心宽度相同的红色分隔线。

4.3.1标题

一般在红色分隔线空以下排成两行，中间有一行或多行。回去的时候要有完整的意思，对称排列，长短合适，间距合适，标题要用梯形或菱形排列。

4.3.2主要交付权限

排列在标题下空行的位置，在左上角，回去的时候还在左上角。最后一个组织名称用全角冒号标记。如主送机关名称过多，致使正文无法在公文首页显示，应将主送机关名称移至版次。标记方法见7.4.2。

4.3.3主体

公文首页必须显示正文。一般用3号字体写，排在主送机构名称的下一行，每个自然段写“left 空”，后面是顶格。在本文中，结构的层次序数可以用“一”、“一”、“1”来标记和(1)“依次；一般第一层用粗体标出，第二层用斜体标出，第三、四层用斜体标出。

4.3.4附件描述

如果有附件，将单词“attachment”排列在文本下的左空行，后跟全角冒号和附件名称。如果有多个附件，用阿拉伯数字标注附件的序号(如“附件:1。XXXXX ")；附件名称后不添加标点符号。如果附件名称较长，需要返回，则应与上一行附件名称的首字母对齐。

4.3.5发证机构的签名、书面日期和印章

由4.3.5.1盖章的官方文件

书写日期一般用right 空字样排列，印章为红色，不允许空白色印章。

单个机关书写时，发证机关的签名应排列在书写日期上方的中心，印章应正确，发证机关的签名和书写日期应压在中心，使发证机关的签名和书写日期位于印章中心的下部，印章顶部与正文(或附件说明)相距一行以内。

在联合行文中，发文机关的签名一般按照发文机关的顺序排列在相应的位置，印章一一对应，正确居中，最后一个印章正确居中，写上发文机关的签名和书写日期。印章排列整齐，不相交或相切，每排印章两端不得超过版心。第一排封条的顶部应与正文(或附件说明)相距一行以内。

4.3.5.2无章公文

单个机构书写时，应在正文(或附件说明)右空行安排发证机关的签名，在发证机关签名下一行安排书写日期。第一个单词应比签发机构签署的第一个单词向右移动。如果书面日期比发证机关签署的日期长，则应将书面日期安排在右空行，并相应增加签发日期

联合行文，应当先排列主办机关的签名，其他发文机关的签名依次向下排列。

加盖4.3.5.3发行人签名的正式文件

单个机构出具的正式文件加盖签名人签名章时，签名人签名章在正文(或附录说明)下第二行的右空处，签名人位置标在签名的左空处，排列在上下中心。在签名人签名章下，空一行右侧写有空字样。

联名书写时，应先排列主办机关发行人的邮政、签章，其他机关发行人的邮政、签章依次向下排列，并与主办机关发行人的邮政、签章对齐；每行只排列发行人的位置和一家机构的签章；发行人的邮政编码应当标明全称。签名章通常是红色的。

4.3.5.4书写日期中的数字

年、月、日用阿拉伯数字标注，年用全称标注，月、日不用虚位填充(即1不用01填充)。

4.3.5.5特例描述

当文件排版后留下的空空白不能容纳印章或签名人的签名章和书写日期时，可采取措施调整行距和字距。

4.3.6注释

如果有笔记的话，“Left”空这几个字排在写日期的下一行括号里。

4.3.7附件

附件应排列在另一侧，在编辑前与公文正文装订在一起。“附件”二字和附件序号排列在版心左上角第一行，顶格3号黑体。

附件的标题在版本的第三行居中排列。附件的序号和标题应与附件中的描述一致。附件格式要求与正文相同。

如果附件和正文不能装订在一起，文件编号应排列在附件左上角第一行的顶部，然后标记“附件”一词和附件序号。

版本4.4

4.4.1版注释中的分隔线

版内分模线与版心一样宽，线条粗(推荐高度为0。35 mm ),以及细线(建议高度为0。25 mm)用于中间分模线。第一分隔线位于版本中第一个元素的上方，最后一条分隔线与正式文件最后一面的版本中心下边缘重合。

4.4.2向管理局提交副本

如有授权副本，一般以4号字体排列，在发证机关和发证日期上方一行，左右各有空字样。在“抄送”一词后，加全角冒号和抄送机关名称，返回时与冒号后的前缀对齐，最后一个抄送机关名称后标记句号。

如果需要将主发送权限移动到版本，除了将“cc”字改为“主发送”外，排列方式与cc权限相同。当同时存在主发送机构和抄送机构时，主发送机构应位于抄送机构上方的一条线上，两者之间没有分隔线。

4.4.3发证机关和发证日期

一般发行机关和发行日期用4号字体，排列在最后一条分隔线上方。发证机关为左空，发证日期为右空。年、月、日用阿拉伯数字标注。年要标注全称，月、日不要空填(即1不编号为01)，后面跟着“发出”

如果版本注释中有其他内容，应使用细分隔线将其与发行机关和发行日期分开。

4.5页码

一般情况下，4号半幅阿拉伯数字排列在公文版下缘下方，数字的左右两边各放一条字线；直线距离版心下缘7mm。单页码是右空，双页码是左空。公文前面有空白页，无论空白页还是页码都没有编号。公文附件与正文装订在一起时，页码应连续排列。

GB/T 9704—2012

5.公文中的横排形式

A4纸表格横放时，页码位置与公文其他页码一致，单页码页眉在缝边，双页码页眉在切口边。

6.官方文件中计量单位、标点符号和数字的使用

公文中计量单位的使用应符合GB 3100、GB 3101、GB 3102(所有部分)的规定，标点符号的使用应符合GB/T 15834的规定，数字的使用应符合GB/T 15835的规定。

7.正式文件的具体格式

7.1信函格式

发证机关标识使用发证机关全称或标准化简称，排列在中间，上沿至上沿30mm。建议使用红色小标宋体。联合写作时，使用主办单位的logo。

在发证机关标志下方4 mm处打印一条红色双线(上粗下细)，在距下页20 mm处打印一条红色双线(上细下粗)，线长170 mm，居中排列。

如需标注份数、分类、保密期限、紧急程度，则应排列在中心上方第一条红色双线下，按份数、分类、保密期限、紧急程度的顺序自上而下排列。第一个元素到这一行的距离是3号汉字高度的7/8。

帖号的顶格排列在版心右边缘第一条红色双线的下方，与此线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题排列在中间，离最后一个元素有两行。

如果第二条红色双线上有一个字符，则与该行的距离为3号汉字高度的7/8。第一页不显示页码。

版本记录位于公文最后一版的底部，没有发文机关、发文日期和分隔线。

7.2命令(命令)格式

发证机关标识由发证机关全称加“命令”或“命令”两个字组成，排列在中间，上边缘到版心上边缘的距离为20 mm，建议使用红色小标准宋体。

在发证机关的标志下，空订单号排列在中间，在订单号下，空文本排列成两行。参见7。3.5.3 .为安排发行人的邮寄、签名盖章和书面日期。

7.3摘要格式

分钟标记由“XXXXX分钟”组成，排列在中心，从编辑中心的上边缘到上边缘的距离为35 mm。建议使用红色小标宋体。

标记与会者名单，通常用3号粗体字。“出席”一词在正文或附件说明中以空一词排在左边空，后跟一个全角冒号。在冒号后，公司和与会者姓名用3号斜体标记。返回时，它们与冒号后的首字母对齐。

标注请假和考勤人员列表，排列方式与考勤人员列表相同，只是“考勤”二字改为“请假”或“考勤”。

会议记录的格式可根据实际情况制定。

来源|国家标准化管理委员会公务员之家