会务管理 会议管理的十条黄金原则

一个

每次会议都必须做好准备

毫无准备的会议永远不会召开。临时会议也需要考虑在内。会议最大的成本是时间成本。会议失败是对公司的犯罪。毫无准备的会议是集体谋杀。这话听起来有点冠冕堂皇，但却是事实，不过大多数企业都是“近乎教条”。

重大会议有预检查制度，没有准备的会议一定要取消。

有些会议前，需要提前将会议材料发给与会者，与会者应提前阅读材料并做好准备。他们还没开始思考就不能进入会议室。

2

每次会议都必须有一个主题

会议必须有明确的目的，会议报告前3页的PPT必须显示会议主题。

没有主题和过程的会议，就像让大家边喝茶边聊天，浪费大家的生命。

会议的主题，要提前通知与会者。

三

每次会议都必须有纪律

应指定一名纪律检查员(通常由主持人主持，因此主持人必须合适)在会议前宣布会议纪律。迟到、会上过程不安、带着情绪讲话、小会议私下讨论的行为、会上脾气不好、攻击他人等都要受到处罚。

四

每次会议都必须有一个会前议程

会议议程应在会前明确，会议操作人员应在会前做出说明，让与会人员了解目的、时间和内容，以便有足够的时间准备相关材料，安排相关工作。每次讨论都要有时间控制，不能泛泛而谈，海阔天空空。

五

每次会议都必须有结果

会议的目的是解决问题。如果会议没有达成结果，那将是对每个人时间的浪费。因此，会议监督员有权打断那些偏离会议主题的长篇发言，会议时间应控制在1.5-2H以内。

会议主持人应设置时间提醒。还有60分钟，30分钟，10分钟。会议决议应当记录在案，并当场宣读确认。

如果没有确认结论，可以单独讨论，达成决议，确认结论，立即进入执行程序。

六

每次会议都必须有培训

把培训当成一种投资，节约时间和成本，让员工快速成长。培训员工，让他们减少错误，提高技能，本质上是提高时间的价值。

有关于如何开会的专门培训，各级员工都有足够的“会议培训”。很多企业缺乏这样的培训:如何开会，如何主持会议，如何记录，如何跟进，如何处理分歧，如何在会上汇报等等。这些必要的培训将使公司的会议更有效率。

会议上难免会有不同的意见或争论。如果处理不好，会影响会议的效果。如果你适当注意一些艺术和技巧，你就会脱离危险。比如，你要尽量在会上公开表扬，私下批评。会议中，你要就事论事，区别对待，争论时尊重他人。不要恶意批评别人。如果你同意别人的观点，不要忘记公开表达你的赞美。如果不同意，也要注意措辞，不能伤害他们。

有时候，我们应该采取民主集中的模式，敞开心扉容纳意见，敞开心扉倾听别人的意见，不要被自己的先验立场所左右，不要把自己的结论强加给别人。如果要宣布既定的政策和决定，要提前说明不能讨论，需要与会者讨论的一定不是既定的决议。

七

每次会议都必须准时

设定时间，按时开始和完成:按时开始和完成，其实是一个尊重别人的时间。会议必须准时，每个议程都应该有一个大致的时间限制。一个话题不能讨论太久。如果无法得出结论，可以暂时搁置，以免影响其他话题。

如果一个话题一定要得出结论，就要提前通知参与者，让他们做好心理准备。

八

每次会议都必须记录下来

必须有准确完整的会议记录，每次会议必须形成决议，每次会议的决议必须有具体的执行者和完成期限。如果完成这样的决议需要多种资源，必须在决议记录中明确说明，这一点尤为重要。企业各级管理者经常会犯一个错误。因为会上没有形成决议，会议的作用没有体现出来，有些管理者可能会误以为会议没有意义，直接影响到自己不愿意主持或参加会议。

九

每次会议结束后都会进行跟进

“不跟进会议，开个会空”。

加强审核和检查:建立会后跟进程序，会议的每一项决议都要进行跟进和审核。如有意外，可及时发现并调整，确保会议各项决议都能完成。很多企业管理者没有这样的意识和习惯，企业高层也缺乏这样的要求。

10

最后，请记住三个简单但有意义的公式

①会议+未执行=零

②安排工作+无检查=零

(3)抓住没实现的东西+追求没实现的=实现。