打印机怎么设置不打印底纹看这里!刻意地练习Excel实用打印技巧「例05-2」

转让：例05-1 excel实用打印技术

本文继续05-1 excel实用印刷技术的内容。

篇是第05课的扩展内容

示例11-在打印表单上设置注释

默认情况下，Excel工作表中的注释是隐藏的。

若要在打印报表的同时，也将批注内容打印出来，可以执行以下操作。

<1>选择【审阅】选项卡，单击【批注】命令组中的【显示所有批注】切换按钮，在工作表中显示所有批注。

<2>按下Ctrl+P键打开【打印】选项区域，单击【页面设置】选项，打开【页面设置】选项卡，选择【工作表】选项卡，单击【批注】下拉按钮，从弹出的列表中选择【如图工作表中的显示】选项。

<3>单击【确定】按钮，返回【打印】选项区域，打印表格即可在打印报表的同时打印报表中的批注信息。

例12-设置单色打印表格

在工作中，有时需要打印报表，而一些报表当中为了标记某些特殊的数据，不得不对这些数据进行底纹或者颜色设置，但是在打印的时候我们却发现，这些底纹和颜色设置也会被打印出来，严重影响了文档的美观性和可读性。

报表效果

此时，我们可以通过设置使报表在打印时单色打印，不显示底纹和颜色设置。

具体操作方法如下。

<1>按下Ctrl+P键打开【打印】选项区域，单击【页面设置】选项，打开【页面设置】选项卡，选择【工作表】选项卡，选中【单色打印】单选按钮。

<2>单击【确定】按钮，返回【打印】选项区域，从打印预览中我们可以看到，打印内容将不显示报表中的底纹和颜色。执行【打印】操作后即可得到单色打印的报表。

单色打印效果

例13-同时打印多个工作表

若我们需要打印工作簿中的所有工作表，可以在按下Ctrl+P键打开【打印】选项区域后，单击设置列表框中的【打印活动工作表】下拉按钮，从弹出的列表中选择【打印整个工作簿】选项。

例14-打印员工工资条

下表中有13位员工的工资条数据。

如果要将每位员工的工资条数据打印在不同纸张上，且在打印时为每张纸带上表格的标题，我们可以执行以下操作。

<1>选中表格中数据区域内的任意单元格后，选择【数据】选项卡，单击【分级显示】命令组中的【分类汇总】按钮。

<2>打开【分类汇总】对话框，设置【分类字段】为【姓名】，并选中【每组数据分页】复选框，然后单击【确定】按钮。

<3>按下F5键打开【定位】对话框，单击【定位条件】按钮。

<4>打开【定位条件】对话框，选中【空值】单选按钮，单击【确定】按钮。

<5>右击选中的单元格，从弹出的菜单中选择【删除】命令。

<6>打开【删除】对话框，选中【整行】单选按钮后单击【确定】按钮，删除表格中包含空内容的行。

<7>选择【页面布局】选项卡，单击【打印标题】按钮，打开【页面设置】对话框的【工作表】选项卡，单击【顶端标题行】编辑框后的按钮。

<8>在工作表中选中标题行后，按下Enter键。

<9>返回【页面设置】对话框，单击【确定】按钮。按下Ctrl+P键打开【打印】选项区域，设置好打印纸张后打印表格。报表中每一位员工的工资条将被单独打印在一张纸上，并且每张纸都包含表格的标题。

例15-同时打印多个Excel工作簿

在文件夹中按住Ctrl键选中相同类型的Excel工作簿文件（.xlsx或.xls）后，右击鼠标，从弹出的菜单中选择【打印】命令，即可同时打印选中的文件。

例16-设置缩放打印表格

当遇到打印纸张发生变化或表格大小效果需要调整的情况，我们就需要设置缩放打印表格。

情况一：设置表格按照纸张宽度和高度打印

<1>按下Ctrl+P键打开【打印】选项区域，单击【页面设置】选项，打开【页面设置】选项卡，选择【页面】选项卡，在【纸张大小】文本框中设置纸张大小规格后，选中【调整为】单选按钮，并在【页宽】和【页高】两个文本框中输入1。

<2>单击【确定】按钮后，返回【打印】选项区域打印表格，即可在指定的纸张中打印表格内容。

Excel在进行上述设置后，会按照需要缩小打印图像和文本。具体的缩小百分比，可以通过【页面设置】对话框【页面】选项卡的【缩放比例】文本框中查看。另外，如果工作簿中存在手动分页设置，那么在使用【调整为】选项后，这些设置将被忽略。

情况二：设置缩小打印表格

若工作表的内容超过了一页的范围，多出的内容就会被打印在下一页中，例如下图所示的表格。多出的列被打印在第2页。

单击【打印】选项区域右下角的向右按钮，可以查看表格超出打印范围的列。

此时，选择【页面布局】选项卡，在【调整为合适大小】选项组中分别单击【宽度】和【高度】下拉按钮，从弹出的列表中选择【1页】选项，可以设置Excel自动调整表格高度和宽度，缩小打印，使表格内容全部被打印在1页之内。

情况三：设置放大打印表格

若表格内容较少，打印在一张纸上往往会造成大面积的空白。

此时，在【页面布局】选项卡的【缩放比例】文本框中，我们可以通过调整缩放比例值，使表格放大打印。例如下图中【缩放比例】设置为200%。

按下Ctrl+P键，打开【打印】选项区域打印表格时，在打印预览区域中可以看到表格放大打印后的效果。

例17-不打印工作表中的图形图像

在图文混排的Excel工作簿中，常常需要校对其中的文本，为了节省纸张和油墨，会不打印其中的图形或图片。

此时，我们可以按下F5键，打开【定位】对话框，单击其中的【定位条件】按钮。

打开【定位条件】对话框，选中【对象】单选按钮，单击【确定】按钮，选中表格中所有的图像、图形对象。

接下来，单击【格式】选项卡【大小】命令组中的对话框启动器按钮，在打开的【设置图片格式】对话框中取消【打印对象】复选框的选中状态，即可设置不打印表格中所有的图形、图像等对象。

例18-设置双面打印

在【打印】选项区域中，单击【设置】选项区域中的【单面打印】下拉按钮，从弹出的列表中，我们可以通过设置“双面打印-翻转长边的页面”或“双面打印-翻转短边的页面”来实现对表格的双面打印。

其中，选择“双面打印-翻转长边的页面”选项，适合设置为【纵向】打印的表格。

而选择“双面打印-翻转短边的页面”选项，则使用设置为【横向】打印的表格。

因此，在设置双面打印Excek文档之前，我们需要在【打印】选项区域中，通过单击【设置】选项区域确定表格是采用【纵向】打印还是【横向】打印。然后再设置与打印方向相对应的双面打印选项。

在执行双面打印时，当一面打印结束后，打印机会提示我们翻转打印纸。此时，根据设置翻转打印纸的短边或长边，再次打印即可。

例19打印表格中不连续的内容

如果我们需要打印表格中不连续的内容，可以通过创建“自定义视图”的方式实现打印。

具体操作方法如下。

<1>选择【视图】选项卡，单击【工作簿视图】命令组中的【自定义视图】按钮。

<2>打开【视图管理器】对话框，单击【添加】按钮。

<3>打开【添加视图】对话框，在【名称】文本框中输入一个名称，例如“完整”。然后单击【确定】按钮。创建一个名为“完整”的自定义视图，其中包括表格的全部内容。

<4>选中表格中不需要打印的行或列，右击鼠标，从弹出的菜单中选择【隐藏】命令，将其隐藏。

<5>再次单击【视图】选项卡中的【自定义视图】按钮，打开【视图管理器】对话框后单击【添加】按钮，打开【添加视图】对话框，在【名称】文本框中输入【打印】，然后单击【确定】按钮，创建一个名为“打印”的自定义视图，其中包含表格中需要打印的不连续内容。

<6>完成以上设置后，在需要打印表格时，单击【视图】选项卡中的【自定义视图】按钮，打开【视图管理器】对话框，在【视图】列表框中选中【打印】选项，单击【显示】按钮，切换自定义的“打印”视图，然后按下Ctrl+P键，即可打印表格中指定的内容。

<7>在表格打印完成后，再次打开【视图管理器】对话框，在【视图】列表框中选中【完整】选项，并单击【显示】按钮，即可恢复完整表格内容的显示。

例20-使用“照相机“辅助表格打印

通过使用“照相机”工具，我们可以将不同工作簿、不同工作表中的不同单元格区域，转化为图片，并集中在一个工作表中打印。

具体实现方法如下。

添加“照相机”工具

右击Excel工作界面左上角快速访问工具栏中任意按钮，从弹出的菜单中选择【自定义快速访问工具栏】命令。

打开【Excel选项】对话框，单击【从下列位置选择命令】下列按钮，从弹出的列表中选择【不在功能区中的命令】选项。

在【从下列位置选择命令】列表框中选中【照相机】选项，然后单击【添加>>】按钮，将其添加至对话框右侧的【自定义快速访问工具栏】列表框，然后单击【确定】按钮。

此时，将在Excel工作界面左上角的快速访问工具栏中添加“照相机”按钮。

使用“照相机”截取表格内容图片

选中表格中的一个区域后，单击快速访问工具栏中的【照相机】按钮，即可使用“照相机”对区域“拍照”。

此时，切换另一张工作表或另一个工作簿，在合适的位置上单击，即可将拍照内容创建为图片。

反复执行以上操作，我们可以将不同工作簿、不同工作表中的不同区域内容，以图片的形式复制到同一个工作表中集中打印。

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下一课：06-Excel的数据共享

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