经费请示 有关费用申请及审批相关管理规定

费用申请和审批管理规定

一、目的:

加强公司费用管理，明确费用范围，统一费用标准，明确管理责任，规范审批流程，完善报销程序，严格执行财经纪律，提高管理效率。

二、适用范围:

本办法适用于公司总部和分公司。

三.管理原则

公司的费用管理和审批应遵循“成本控制、权责明确、分级审批、手续完备”的原则。

(a)成本控制

通过建立科学的绩效考核机制，加强成本的自我控制和预算约束，促进成本费用的全面管理和全过程控制，促进公司综合竞争力的提高。

(二)明确责任

各单位根据公司业务发展需要合理安排各项费用，由各级相关负责人负责审批；财务部门按照公司财务制度办理费用报销和转账手续，相关层级责任人承担审计责任。

(3)分级审批

费用按业务或管理顺序的责任层级制授权审批，逐级负责。任何人不得越权审批，保证不相容岗位的分离、制约和监督。

(4)手续齐全

经办部门应准备好相关合同、协议、签字报告、发票、报销单、转账付款单等有效凭证，并在履行相关审批手续后，到财务部办理所有报销单和转账付款手续。

四.费用分类

公司费用分为业务及管理费、资本费用、营业外支出、业务费用、往来账款等。，根据部门职能分工进行集中管理。

业务和管理费。分为可变成本、固定成本、员工工资等。

1.可变费用包括:业务宣传费、业务招待费、广告费、会议费、差旅费、通讯费、当地交通费、车辆运营费、车辆租赁费、电子设备运营费、咨询费、人工费、审计费、律师费、诉讼费、办公用品、低值易耗品、劳保费、印刷费、外事费、董事费、会员费

2.固定费用包括:租金、物业管理费、水电费、取暖和制冷费、财产保险费、保安费、线路租赁费、交换设施使用费、税金、投资者保护基金和其他现金支付的固定费用，以及折旧和摊销。

3.员工薪酬包括:

1)雇员的工资和薪金

2)职工福利，包括基本医疗保险、基本养老保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险、住房公积金、福利基金、补充医疗保险、企业年金等。

3)董事和顾问津贴。

4)辞退员工的补偿。

5)劳务派遣人员工资，包括工资、奖金、福利，即五险一金、辞退补偿等。

6)职工教育经费。

7)工会经费等。

动词 （verb的缩写）采集对象和归口管理部门

备注:具体费用请参考公司会计核算方法。

公司总部费用根据部门职能进行集中管理。也就是说，上表中的归口管理部门负责相关费用的归口管理，主要负责预算编制、预算控制、成本费用的预算执行统计，年度预算不下达时出具会签意见。各资金支出归口管理部门应按月向计划财务部报送各项支出预算执行情况，计划财务部统一汇总。

当集中管理部门管理的费用发生时，由集中管理部门会签后上报公司主管领导。各归口管理部门应制定相应的成本归口管理流程，规范归口管理下各项费用的使用和管理，并将管理流程送计划财务部备案，作为计划财务部履行财务审计职责的依据。

不及物动词费用标准

第一节差旅费

出差补贴中交通、住宿补贴的标准请参照《工作人员出差补贴管理条例》

膳食津贴

1.公司领导出差不享受饭钱。

2.对其他出差人员的膳食补贴，按照早餐20元、午餐和晚餐40元的标准进行补贴。在此期间，公司不会为已经承担公共餐费和商务招待的餐饮提供餐饮补贴。

公杂费。

出差人员的公费和杂费包括出差期间在市内的交通费、通讯费、运费等杂费，根据出差的自然(日历)天数确定，每人每天50元。

(1)外出参加会议和培训的差旅费

员工经批准外出参加各种会议和培训，统一安排食宿的，期间的住宿、餐饮、公杂费等费用按照会议组织者规定的费用标准，开具会议费用发票作为会议费用报销；中转期间的城际交通、餐饮、公共及杂费按差旅费规定报销。住宿安排不统一的，期间和在途的差旅费、餐费、公杂费按差旅费规定报销。

(2)员工在公司系统内调动工作到调入单位所发生的市内交通费、住宿费(限于申报之日)、餐饮费、公杂费等按差旅费规定报销，由调入单位承担。

公司系统一个月内临时借调异地员工，一次往返的市内交通费、伙食补助费、公杂费、住宿费按差旅费规定报销，由调入单位承担。住宿费用应严格按照节约的原则安排。住宿问题自行解决的，按规定住宿费用限额的50%给予补贴。

(3)员工因公出差经批准回家就近省内出差的，出差时从直线与单向城市间的交通费中扣除绕行城市间的交通费，额外费用由个人承担。住宿，餐饮，公杂费用，弯路期间，家里不报销。

(4)各单位应建立健全出差审批管理制度。员工出差前应填写《出差申请表》，严格控制出差天数和费用标准，本部门员工不得将差旅费转嫁给分支机构。旅行者应该尽最大努力为公司节省成本，有意识地购买打折机票，在不影响工作的情况下降低交通和酒店住宿水平。

第二节外事费

(一)出国人员的费用应控制在批准的外事预算之内。出国前，要根据批准的活动计划、规定的支出标准和节约原则编制预算。经财务部审核，总裁批准后，财务部预付资金，不得擅自突破。

(二)出国人员应选择经济合理的路线。如果选择的航线有中国民航，就按要求乘坐民航航班，尽量购买往返和打折机票。

(三)根据实际情况，适当提高境外人员的住宿费标准、伙食费、杂费包干标准，并调整为:

调整主要国家和港澳台地区相关费用标准

备注:公司领导根据工作需要，本着节约的原则安排住宿费用，并据实报销。

(4)境外人员在境外的零用标准为:每人15天内出国，给予150美元；如果超过15天，从第16天开始，每人每天支付10美元，但最高不超过150美元。同一项目来回几次的，按一次计算。

(5)宴会标准。按照活动计划，宴会要列在预算中，宴会标准要按照在东道国一人一日三餐的标准掌握。

(6)出国人员尽量用信用卡支付，同时将银行扣款单连同相关单据作为报销凭证保存。

(7)境外人员机票报销以航空公司空出具的机票和发票作为报销凭证。机票以外的费用必须用有效证件填写国外费用清单，各种报销凭证应按顺序编号，费用的内容、日期、数量和金额用中文标明。财务部门办理内部审批手续后，应办理报销手续。

(八)伙食费、公杂费、零用费等。，返回当日中国人民银行公布的中间价汇率，兑换成人民币支付。

第三节员工公务通讯费

员工的公务通讯费原则上在公司规定的标准内，以及根据当地税务局的规定可以税前扣除的金额。各单位根据业务需要统一购买电话充值凭证，开具统一发票(必须是电信运营商的官方发票)，统一报销。地方税务机关有特殊规定的，可按地方规定执行。该部门的具体标准是:

1)总裁、总经理、总监、通讯费在1000元/月限额内据实报销。

2)经理、监事、董事，额度不超过600元/月。

3)文员，额度不超过300元/月。

4)其他员工，额度不超过150元/月。

七、授权审批和财务审计

(1)各单位应在公司授权范围内严格履行本办法规定的审批程序，超出预算范围或规定的费用，应按公司规定的费用审批权限履行相关审批程序后执行，严禁越权或越级报销。

(2)公司财务人员和公司分管计划财务部的领导，根据公司的相关规定和相应职责，对公司发生的费用进行财务审计，即审核各级授权审批程序是否完备，原始凭证是否合法合规。

(3)计划财务部应加强对各单位费用的分析，定期通过绩效管理报告将绩效考核数据反馈给公司领导和业务条线，并结合公司年度经营计划和财务预算的执行情况，对各单位费用进行窗口指导，确保公司各项管理目标的实现。

第一节审批权限

公司在全成本核算口径的基础上，根据不同的业务特点和管理需要，加强成本自控和预算约束，其中:

(a)预算控制

公司总部各级负责人审批公司下达的年度预算内的各项费用。

1.年度预算正式下达前，按以下规定填写《资金申请表》进行审批:

(一)通过合同、协议、签署报告等方式批准的费用。，公司制度中已明确规定的费用，在批准的业务规模内的业务经费，应在批准或规定的范围内划转或报销。

(2)年度预算正式下达前，各归口管理部门及时与计划财务部沟通预算编制事宜，各归口管理部门严格审批和控制支出项目，预算正式下达后结算。

2.年度预算正式下达后，统一结算账目，全年控制在年度预算内。

3.任何超出部门预算(包括项目预算之间的调整或使用移动预算、预算正式下达前的临时预算)或公司制度的费用，必须由经办部门以签署报告的形式提前会签。根据归口管理部门的相关规定需要会签归口管理部门的，还应由归口管理部门会签，经经办部门主管领导审核后实施，报行长批准。

(2)可变费用:根据业务特点和业务需求，采用柔性成本预算或项目成本预算约束下的授权审批管理方式；根据职能性质和管理需要，本部门职能部门在集中管理预算约束下，采用授权审批管理方式。

(3)固定费用:根据公司《合同管理办法》的有关规定，按照批准的合同和协议支付租金、水电费等现金费用。

(4)公司授权审批新建、改扩建、采购等资产增加行为。，以及因计提减值准备、对外租赁、出借、出售、报废等造成的资产减少行为。其中:

1.各单位的资产购建支出应纳入公司年度资本支出预算。公司经批准的年度资金支出预算应分解下达至各归口管理部门，各归口管理部门应将预算责任落实到具体单位、部门或责任人，并采取积极有效的措施合理安排各项支出。购买超出公司授权范围或系统的资产，应事先报总裁批准。

2.如果各单位的购建支出达到招标程序，则按照公司《招标管理办法》和公司招标的相关规定进行招标。

(1)行长可根据工作需要授权经办部门主管领导拥有一定范围和一定额度的审批权限，经办部门主管领导在该审批权限范围内进行审批；

(2)经办部门主管领导可根据工作需要授权经办部门负责人批准一定数额的业务招待费、差旅费等日常费用和业务经费的划转，经办部门负责人在本审批权限范围内进行审批；

(3)各部门主管领导因故缺席或不能履行职责时，可授权经办部门负责人和MD级以上人员代行审批权限。被授权人代表审批机关签字时，应在被授权人签字处写上“XXX代”字样。

(四)授权人授权后，审批责任不变。授权时，应按公司相关授权管理规定签署书面授权文件，或按本办法规定签署《费用及业务经费审批授权书》，送计划财务部备案，作为计划财务部履行财务审计职责的依据。上述三种授权情况下，被授权人不得对授权审批机关进行再授权。

第2节批准流程

(1)员工出差，发生业务招待费，参加外部培训，申请办公设备，无论金额多少，一般都要填写《出差申请表》、《费用申请表》、《设备购置审批表》，按单位有关规定办理手续，事先报批。以上表格不视为报销的必要凭证，但各部门应安排专人保管备查，以满足归口管理部门和监督检查的需要。

(二)经办部门负责经办各项费用，对各项费用的合法性、合理性负责，并承担审批责任。

(3)各单位向财务部门报销各项费用时，应提供以下原始凭证:

1.公司签署的合同和协议。

2.公司内部文件，如通知、回复、报告签署、会议纪要等。

3.主管部门、行业协会等部门应当按照规定收取交易设施使用费、会员费、税费和投资者保护基金的通知或抵扣凭证。

4.各级领导根据支出审批权限，在费用报销审批单和费用凭证上签字。

(4)经办人员填写报销单或转账通知，粘贴单据，签字，并附上合同、协议、签字报告、发票、实物验收证明等相关原始单据。，并按本办法规定的权限和程序逐级履行审批手续。

(五)已按本办法第二十四条规定履行前置审批手续的，报销时间在一个月以内、金额未满、内容一致、审批人未变更的，经办部门负责人经审批后可直接办理报销手续。

(6)分行主要负责人(包括分行总经理、代表处主任、证券营业部总经理)发生的费用，有副总经理(副主任)的，由副总经理(副主任)审核；没有副总经理(副厂长)的，由主要负责人作为经办人和批准人，在“经办人”和“单位负责人”处签字批准。各单位参照公司相关规定，对主要负责人的岗位消费明细进行管理。分行主要负责人原则上应使用公务卡结算岗位消费，在财务报销前，无公务卡结算的消费应按要求登记在台账明细表(见附表)中。

第三节财务审计

财务部门负责办理报销和转账手续，对报销凭证的合规性和完整性负责，并承担财务审计责任。

(一)审查费用是否在授权范围内，是否符合规定标准。

(二)审查转移和报销手续是否完备，包括但不限于:

1.经办部门是否履行了审批手续。

2.投标程序是否按要求完成。

3.合同、协议、签署报告等书面批准文件是否齐全。

4.检查发票的真实性和合法性。

5.报销单或汇款单各要素是否齐全准确，表述的内容是否与书面批准文件一致，是否与发票内容及金额一致。

6 .实物资产清单和实物验收手续是否齐全等。

(3)经财务审计人员审查判断，如果费用超出预算或不符合公司制度，或实际金额与事先批准的金额相差较大，或事先批准的前提发生重大变化，可酌情采取以下措施:

1.请在经办部门补充相关材料后报销转账。

2 .退回经办部门，由经办部门履行审批手续。

3.提交给上级审批人审批。

八、费用报销

第1节报销要求

(1)报销时间

经办部门应准备好相关合同、协议、签字报告、发票、报销单等有效凭证。，并在履行相关审批手续后及时到财务部门办理费用报销手续，以保证财务记账的及时性。文件提交时间原则上不超过一个月，计算时间以付款日期为准。

(2)报销对象

只有与公司签订劳动合同的人才可以报销公司内的费用，销售客户经理按公司相关规定执行，如《客户经理管理办法》、《客户经理薪酬管理实施细则》。公司实行全成本核算，日常费用由部门、项目、人员收取。为了便于财务部门进行成本核算，报销时请注意以下几点:

1 .个人费用，原则上应由本人作为代理人办理报销。

2.如果委托他人办理报销手续，代理人应在报销单下方写上“XXX代”字样。

3.报销卡的账户名称为非代理人的，报销单下方应注明实际收款人的账户名称。

4.多人出差统一报销的，应在报销单(或附表)底部单独注明每人的差旅费。

(3)报销标准的调整

员工调入调出、职级岗位变动、培训、病假等相关报销标准的调整、变更、终止，以人力资源部书面通知为准。

1.如遇职级变动，人力资源部下发的录用文件在第10天之前的，当月执行新标准，第10天之后的，从下月开始执行新标准。

2.调离公司系统的，从离职之日起可以不办理报销手续。

3.在公司系统内调动的，在调动日前按照调出单位的标准计算(必须在办理调动手续前办理，截止日期后财务部门不再受理)，以后按照调入单位的标准计算，全年不追溯调整。

(4)发票

A.代理商应合理地确保发票真实，所有要素完整，包括:

1.发票应有税务局监制的印章(机构有财政局票据专用章)和开票单位财务专用章(或发票专用章)。

2.发票应该注明日期，并且应该是当年。

3.发票要有公司名称:公司总部报销发票要有抬头，填写“xxxx有限公司”。

4.发票应注明内容，并应与合同、协议、签字报告等一致。

5.如果您使用公司信用卡付款，您必须将报销连同发票和银行扣款单一起提交。

b .在办理审核手续时，财务人员应采用有效手段检查发票的真实性，财务人员有权拒收不符合规定的发票，并酌情退回或没收假发票。

(5)文件的装订

所有文件都要求用胶水粘贴，不允许用订书钉装订。它们应该根据报销单的规格上下左右对齐。如果原始单据小于报销单，则应按左、上延长线对齐。财务部门有权退回不按规定粘贴或不完整或不符合规定的文件。

(6)涉及实物的成本

各单位在购置固定资产、无形资产和营业推广费、业务招待费、车辆运营费、电子设备运营费、公杂费、印刷费、低值易耗品、办公用品、劳保费用等可变费用时。，当它涉及实物(包括物品和材料等)时。)，在办理报销手续时，必须制作清单，并由实物检验员签字。其中:

(1)业务推广活动中各单位发放的印有公司标志的小促销品，在“业务推广费”账户中列支。宣传资料、条幅、展位费、展板、展位不能实物保存的，可以保留照片、资料作为证明。

(2)各单位因业务活动合理支付给客户的礼品，应列在“业务招待”科目中。如果清单可以列出，就尽量附上清单。如果不能附上清单，应说明数量和单价，并由物理检查员接受。如果无法从客户处取得个人所得税完税证明，各单位应按偶然所得税率纳税，并与个人所得税征收期限一同完成申报缴纳。

(3)各单位在向客户赠送促销品和礼品时，不得违反《反不正当竞争法》、《反商业贿赂法》等法律法规，以及其他有关禁止商业行为和财经纪律的规定。

(4)办公用品和低值易耗品原则上由行政部门按照“合理预算、统一采购、严格征用、统一报销”的原则办理。

(七)会议费

(a)各单位召开各种会议的费用必须据实收取。会议承办部门应在会议召开前编制会议费用预算，并详细说明会议内容、时间、地点、人员组成和人数，以及与场地租金、餐饮和住宿相关费用的详细预算和查询，经授权批准人批准后方可实施。

(2)会议费用报销需提供会议费用预算及批准文件、会议通知、会议纪要或纪要、会议费用明细(需会议组织者盖章)、会议人员名单等会议证明材料。会议费不包括促销品、礼品、差旅费和招待费。

(3)外出参加会议，必须在会议通知标准内附会议通知并据实报销。

九.补充规定

(一)管理者和批准者必须坚持诚信原则，实事求是。严禁弄虚作假和“拆件”逃避审批。

(2)总部员工不接受分行报销费用、礼品或宴请。工作所需的业务招待费原则上由参加业务招待费活动的上级单位或参加活动的最高级别负责人支付。

(3)计划财务部、审计审计部定期、不定期对各单位费用进行分析检查，发现问题及时整改。

(4)公司有权在发生支出收入、各种借口、假公济私、虚开发票、擅自提高支出标准、扩大支出范围、越权审批、擅自改变资金用途等严重违纪行为时，追究管理人员、审计人员和审批人员的责任。

(5)本办法由公司总裁办公会议负责解释。

(六)本办法自发布之日起实施。

X.相关文件: