首先,提出了辅助核算的问题
假设一个企业有五个制造车间,制造费用包括工资、福利费、折旧费、修理费、水电费等十项。在传统的手工核算环境下,企业在每个车间核算和管理每个制造费用项目。一般在制造费用的总分类科目下,根据每个制造车间设置二级科目,然后根据每个二级科目下的制造费用项目设置多栏科目,对每个制造费用项目进行核算。但在会计信息化模式下,记账凭证是会计子系统唯一的数据源,记账流程只标记记账凭证,更新发生额余额表。总账、明细账、日记账、多栏账的所有查询和打印,都只是根据记账凭证表和发生额余额表按照账页格式临时生成,没有手工核算环境下总账、明细账、日记账的平行记录过程,所以核算和管理不能手工核算,只能通过明细账核算。此外,在会计信息化模式下,记账时只能填写末级账户,因此应根据表1设置账户体系,以满足既定的会计和管理要求。
虽然明细账的核算方法能够满足会计和管理的要求,但有两个缺点。首先,科目体系会变得极其庞大和繁琐,不利于提高会计效率。在这个例子中,为了满足会计要求,需要设置1个一级账户、5个二级账户和50个三级账户,总共56个账户。其次,信息查询存在障碍,不能方便快捷地满足信息查询的要求。当企业要查询同一费用项目在不同车间的发生情况时,传统的明细账核算只能提供“纵向查询”,不能提供“横向查询”,只能由企业自己根据明细账进行对比。使用辅助核算可以更好的解决上述问题。
二、辅助核算的类型
目前,许多会计信息软件提供不同类型的辅助核算,典型的辅助核算类型包括以下几种:
第一,客户核算。当一个账户需要核算,反映不同的客户信息时,可以使用客户核算。例如,企业可能需要根据不同的客户计算和反映其应收账款、应收票据、预收账款和其他应收款等账户信息,因此这些账户可以设置为客户账户;再比如,当企业需要按客户分析商品销售的流向,以反映每个客户的采购订单和比例时,可以将主营业务收入科目设置为客户核算。
第二,供应商会计。当一个账户需要核算,反映不同的供应商信息时,可以使用供应商核算。例如,企业可能需要根据不同的供应商核算和反映其应付账款、应付票据、预付款和其他应付款,因此这些账户可以设置为供应商会计;再比如,当企业需要反映和分析不同供应商提供的商品销售情况时,也可以将主营业务收入科目设置为供应商核算。
第三是个人会计。当一个账户需要核算,反映不同的个人信息时,可以使用个人核算。比如企业需要根据不同员工反映差旅费等借款情况时,可以将其他应收款设置为个人核算;当企业需要反映不同业务员的销售业绩时,可以将主营业务科目设置为个人核算。
第四,部门会计。当一个科目需要核算,反映不同的部门信息时,可以使用部门核算。例如,企业需要按不同部门反映其制造费用和管理费用时,可以将制造费用和管理费用科目设置为部门核算;当企业需要反映不同部门的销售业绩时,可以将主营业务科目设置为部门核算。
第五,项目会计。项目会计是一个宽泛的概念。因为不同的客户、供应商、个人、部门可以看成不同的项目,所以可以采用项目会计。如果企业需要反映不同在建工程的施工成本,可以将在建工程科目设置为工程核算,将所有在建工程作为不同的工程处理;如果企业需要反映不同产品的生产成本,可以将生产成本科目设置为项目核算,将各种产品视为不同的项目;如果企业需要反映不同地区的销售情况,以便统计产品在哪些地区更受用户欢迎,可以将主营业务收入科目设置为项目核算,将每个地区作为不同的项目。
三、辅助核算的步骤
第一,明确会计和管理要求。会计和管理要求完全由企业根据自己的会计和管理水平决定,与软件无关。会计信息软件提供辅助会计功能,但企业是否使用,软件是否适合企业,完全取决于企业自身的条件和要求。企业在实施会计信息化的过程中,应该重组和再造自己的管理模式和业务流程,而不是只要求会计信息化软件适应企业,企业和会计信息化软件应该相互适应。
第二,建立会计制度和相应的辅助核算类型。会计核算和管理要求一旦确定,就要正确建立相应的会计制度和辅助会计科目类型。例如,为了准确核算和管理企业每个车间的制造费用项目,可以只设置制造费用的一级科目,然后将该科目设置为部门核算和项目核算。
第三,建立相关辅助文件。辅助核算类型确定后,相关辅助档案要设置正确。例如,在前面的例子中,需要设置企业的部门档案和制造费用项目档案,以便系统进行相关的核算。
第四,填写记账凭证时选择相应的辅助核算信息。由于记账凭证是会计子系统的唯一数据源,在填写记账凭证时,如果使用了有辅助核算要求的科目,用户必须选择相关的辅助核算信息。比如上例,在填写与制造费用相关的凭证时,需要同时选择部门信息和制造费用项目信息,以便系统地记录、收集、统计和分析制造费用的部门信息和费用项目信息。
第五,查询辅助核算信息。填制记账凭证时,一旦正确选择了相关的辅助核算信息,就可以利用系统提供的辅助账表查询功能,方便地对辅助核算信息进行查询、统计和分析。例如,在上例中,不仅可以查询制造费用科目的总账和明细账,还可以查询制造费用在各个部门的发生情况以及同一费用项目在不同部门之间的发生情况。当然,也可以根据部门和费用项目对制造成本进行统计、比较和分析。
四,辅助会计的作用
(1)简化账户体系。进行辅助核算时,可以用相关的辅助档案代替明细科目,以简化科目体系。例如,在前面的例子中,如果采用传统的明细科目核算,需要设置56个科目,而使用辅助核算时,只需要设置一个制造费用的一级科目,可以省略原来的5个部门的二级科目和50个费用项目的三级科目,用5个部门档案和10个费用项目档案代替,从而将会计项目从56个改为1个。再比如,如果一个企业按照客户对自己的应收账款和预收账款进行账务处理,假设该企业有100个客户,那么除了设置两个一级应收账款和预收账款外,这两个一级账户下还需要按照客户设置100个二级账户,因此总共需要设置202个会计账户。如果将应收账款和预收账款分别设置为客户辅助核算,则只需要设置两个一级应收账款和预收账款。原来的200个二级账户可以省略,换成100个客户档案。
(2)使会计系统相对稳定。在使用传统明细科目核算时,如果相关信息发生变化,就会引起会计科目的变化。使用辅助核算时,不需要建立相应的明细科目,当相关信息发生变化时,不会影响会计科目,从而使会计系统相对稳定。比如前面的例子中,如果车间数量或者费用项目发生变化,使用明细核算时必须更改相关的会计项目,而使用辅助核算时不需要更改会计制度,只需要更改部门档案和费用项目档案。
(3)便于信息查询和统计分析。使用传统明细会计时,只能进行“纵向查询”,而使用辅助会计时,不仅可以进行“纵向查询”,还可以进行“横向查询”及相关统计分析,丰富了信息查询的手段,使用户能够及时方便地获得必要的决策和管理信息,符合会计信息环境的特点和会计信息质量的要求。
动词 (verb的缩写)辅助核算功能的不足及改进建议
虽然目前的会计信息软件普遍提供了辅助会计功能,但笔者认为目前的辅助会计功能很大程度上只停留在“会计”层面,如何实现从“辅助会计”到“辅助管理”是会计信息面临的现实问题。要解决这个问题,笔者认为可以从以下几个方面进行尝试:
首先,我们应该提供更丰富的信息统计和分析功能。辅助核算功能提供的信息查询,不应该仅仅停留在类似于传统总账、明细账的辅助账簿的查询层面,更应该关注如何对已有信息进行深度处理,为用户提供更多有助于决策和管理的信息,增强辅助信息的“相关性”。比如每个辅助项的信息都可以从多个角度统计汇总;对各辅助项信息进行纵向趋势分析,了解各辅助项在过去几个时期的发展趋势,预测未来区间的发展趋势;对各辅助项的信息进行横向比例分析,了解各辅助项在整体中的比例,便于企业重点跟踪控制。
其次,要提供预算制定和分析功能。系统要为每个辅助项目提供预算编制的功能,并在此基础上,将每个辅助项目的实际发生情况与其预算进行对比分析,以便动态检查预算执行情况,及时发现问题并采取相应措施,保证预算的实现,同时也为下一周期的预算编制提供更加可靠的信息。
最后,应提供各种预测功能。只有系统具有科学的预测能力,才能保证会计信息经济决策的相关性。因此,系统应该提供多种科学的预测方法,让企业对每个辅助项目的未来发展趋势做出科学可靠的预测。
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