差旅管理 差旅费用管控的五大方法

控制差旅费有五种方式:设计人性化的系统，提前规划行程，加深对业务的了解，从一个高效的差旅软件入手，寻找稳定优质的供应商资源；以上五点可以大大降低你的差旅费用。

1.设计一套人性化的制度:企业差旅政策是公司差旅必不可少的指导原则，公司相关负责人应对出差相关的费用和流程，如出差流程、差旅费报销流程、差旅费报销标准、差旅费预算、出差人员管理、出差人员ROI评价等，设计一套相对完善的制度标准，作为员工遵循的依据。旅游政策的制定要平衡福利和员工满意度，不能一边倒。作为一个金融专家，如果你不知道如何设计旅游系统，可以拿百度2016年最新版作为参考。该办法是国家为规范政府官员出行而制定的出行标准，其中对住宿、餐饮、交通费用做了严格的规定。如果你觉得机构的差旅费标准不符合你公司的需要，也可以参考上市公司的差旅费规定，根据模板匹配公司的具体情况进行设计。

在设计系统时，我们应该更多地考虑人性化。与惩罚或不赔偿违反规定的员工相比，奖励遵守规定的员工往往会提高员工的满意度，提高他们的效率。

2.提前合理规划:控制差旅费用一般不是通过降低公司预订酒店和机票的标准来实现的，因为这种方式容易引起员工抱怨，但不值得。另一方面，提前规划出行的合理性可以事半功倍。比如财务部通过调查发现，销售部同事经常从上海出差到南京拜访客户。在没有提前规划的情况下，可能是第一天下午离开，第二天晚上过夜，第二天白天拜访客户，第三天早上回到上海。但如果提前知道参观安排，合理规划当天往返，公司可以节省近两天的房租。公司甚至可以奖励合理规划减少的相应住宿费。比如当天在南京拜访客户有额外的津贴，津贴的金额可以少于相应的住宿费，既节省了住宿费，提高了员工的积极性，又增加了一个工作日的工作时间。

3.加强对公司业务的了解，针对特殊情况制定特殊程序:大多数企业在员工出差时经常会遇到预算超标的情况，但往往会有一些看似合理的原因。比如销售人员和公司高层领导一起拜访客户，住宿标准一定要“尽量高，不要尽量低”，这样会超出基层销售人员的预算。再比如销售部门的同事为了尽快赢得客户订单，往往会超出商务待客的标准。对于这些特殊的场景要制定专门的制度标准，以免引起员工的反感。当然，单说员工满意度是不可行的。要严格执行制度标准，做好合规管理。

4.获得一套高效的旅行管理软件:

所谓高效旅行软件，应该定义为:审批效率高，旅行成本低，员工满意度高

行业内有很多旅游平台或旅游公司，可以提供专业的旅行计划，与航空公司签订相对较低的协议价格。但是，仅凭这一点并不能完全满足公司的行程控制需求。除了机票，旅行期间还有很多我们可以管理的费用，比如商务宴请、酒店预定、租车等。我们也可以实时了解很多出行流程，比如员工的出行申请，出行时的地理位置，出行流程等等。这里推荐犹大商旅，集商务申请、差旅预算管理、机票及酒店餐饮采购、报销审批、差旅后财务报表于一体。用一个app，就可以把公司所有与旅行相关的流程口袋化，实现全方位的成本控制。最重要的是这个软件可以灵活配置，和一般软件不一样，完全可以满足企业的个性化定制需求。

5.找到几个合适的供应商资源:

机票、酒店、餐厅、租车、银行、第三方支付机构、会议场所、旅游公司。

这些都是出差中的供应商环节，如果能和这些供应商达成长期稳定的合作关系，一定会给公司的差旅费带来很大的缓解。当然，如果有专门的服务公司能提供一个旅游供应商采购的平台就更好了，犹大商旅就有这个条件。犹大商旅的供应商资源已经覆盖全国各地，还将根据企业的需求进行国际化，以确保出差员工可以在世界任何角落使用家中的服务。

在这里，我也想向大家推荐一下名片

名片，有些地方叫商务卡，是专门为公务使用而设计的信用卡。公司向银行申请为员工提供出国出差时的刷卡费用。员工使用公司卡签账后，账单将由公司直接支付，可以省去员工报销和支付的传统程序。但公司会计部门可以根据银行编制的月度消费清单进行对账，省去很多麻烦或者进一步争取数量折扣。名片有双重货币和全球调节。通过使用名片，我们可以将消费的决策权交给员工，同时可以对相关费用进行透明管理。