办公室的工作讲全讲透了，看一遍比你在办公室工作三年都管用

Jun.

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办公室是各级党政机关、企事业单位的一个重要组成部门，它处于一个特殊的位置，起着其他机构所不能替代的综合服务的作用。因此，机关干部特别是办公室的干部学习并掌握办公室工作的业务知识是不可或缺的，也是大有益处的。然而，办公室的工作面很宽，囊括的内容很多,尤其是在新的历史条件下开创办公室工作的新局面又是一个新课题。下面我就如何做好办公室工作谈一些体会和看法。

一、办公室的职能作用

办公室无论在哪一级党政机关，还是在哪一个部门或单位,都属于常设机构，非有不可（有的叫办公厅或秘书处、秘书科）。之所以非设不可,这是由办公室所处的地位和所起的作用所决定的。办公室处的是枢纽的位置,它担负着承上启下、协调左右、推动和促进其它职能部门正常开展工作的重要作用。打个比方来说,办公室就好比机器上的“发动机”和“增力器”,如办公室很得力,就能带动整个机关快速高效而又和谐地运转。反之,就会影响机器的效能,其至“停车”。人们常说,办公室是领导的参谋和助手，是连接上下左右的桥梁和纽带，是不无道理的。因此,办公室应该是领导身边的一个综合情况的工作班子、出谋划策的参谋助手班子、生活服务班子和文字材料班子。特别是在当前全面开创各项工作新局面的新形势下,办公室不仅要做好日常的行政事务性工作,更重要的是要搞好调查研究,了解新情况,研究新问题,出主意,想办法,真正成为领导的“参谋部”和“智囊团”。具体讲,办公室必须紧紧围绕着党的中心工作,坚持为生产、为群众、为基层、为机关、为领导服务的方针,努力起到以下三项职能作用。

（一）参谋助手作用

1、要积极协助领导全面了解并及时掌握本单位对党的路线、方针、政策以及上级领导机关的指示、决定和决议的贯彻执行情况。了解并掌握本单位各项工作的进展情况。对本单位各项工作中主要的成绩、经验及存在的问题,要力争做到“了然于胸”、“底数清楚”,并针对存在的问题,及时提出有分析、有见地、能切实解决问题的具体意见和措施，供领导在指导工作时参酌。

2、根据开创本单位工作新局面的需要,积极主动有预见性地对本单位工作中的一些重大、紧迫的全局性问题和带有普遍性的倾向性问题,进行深入的调查研究，积极从理论和实践的结合上提出有思想观点、有政策依据、有具体措施的参谋意见。

3、根据领导的决定,搞好各种会议的筹备和组织工作,认真做到：会议通知及时准确；会务安排井然有序；会议内容重点突出；文件材料简明扼要。切实保证每次会议的质量和效果。

4、积极主动地做好领导重要讲话、会议纪要、请示、报告、工作总结等各种文件的起草和修改工作。要精益求精地对待文件的起草和修改。对与文件有关的理论、方针、政策和实际情况,要吃深吃透,认真思考。力求使文件、报告从时间上做到迅速及时,按时完成；从内容上做到有新意、分析精当、针对性强、措施有力,能够解决实际问题；从文字上做到结构严谨、语言精炼,文件质量高。

（二）承上启下的作用

所谓承上启下,简单地说就是：对上级负责,为基层服务。承上,就是要协助领导把党的方针政策、上级的指示和工作部署,在本部门、本单位贯彻落实，使之具体化,变为实际行动。对贯彻落实的情况,要认真分析，及时掌握各项工作的进展情况,总结经验和教训，针对存在的问题,提出今后意见和措施,并将此及时向上级组织汇报,以取得上级的指示和支持。启下,就是要坚持“领导为群众、机关为基层服务”的方针,协助领导对基层工作进行大胆的领导和具体的指导，帮助下边既解决思想认识问题，又解决工作中的实际问题。对基层送上来的请示报告，要积极承办，及时研究批复，努力做到件件有着落，事事有回音，承办有结果。

（三）协调本单位内外关系的作用

办公室在机关各部门中所处的枢纽位置，赋予了它协调各部门关系、统筹安排和衔接各部门工作的职责。因为，各个职能部门的工作，都有自己的相对独立性。各有各的工作业务，应各司其职，各尽其责。但是，这些部门的工作又需要互相配合，协调联动，即所谓“分工不分家”。这样才能互相促进，相得益彰，把各项工作搞好。尤其是在各部门之间的工作出现矛盾的时候，或一项中心工作需要几个部门齐抓共管的时候，这就更需要办公室出来“穿针引线”当好“红娘”，统筹兼顾各部门的工作，协调各部门之间的关系，使机关成为一个统一的整体，圆满地完成各项工作任务。

此外，办公室还负有协调本部门、本单位同外界关系的职责。众所周知，一个国家要发展，就必须加强对外交流，不能搞“闭关锁国”。同样，一个单位和部门，在工作中也不能自我封闭，同外界隔绝。因此，办公室既应搞“内务”，又需抓“外交”，迎来送往，加强沟通联系，以取得外部的协助和支持，促进本单位的工作。

二、办公室的工作范围

办公室是一个综合部门，工作范围宽，内容头绪多，它是一个“不管部”，凡是其它职能部门不管的事都得管，就是各职能部门的工作，它也要熟悉和了解。所以，很难象拉清单一样地把办公室的工作都列得一览无遗,今天只是把日常的一些主要任务作一些简单介绍：

（一）文字材料工作。办公室是机关文字材料的“加工厂”和“编辑部”。它直接负责整个机关的文字材料工作：如计划安排、工作总结、领导讲话、会议纪要、各种文件、请示报告、会议材料等，都需要办公室起草；对其它部门代拟的文件、报告,也要修改、审核。

（二）经常组织和参与调查研究，向领导传递综合信息和反馈各方面的动态，为领导决策提供服务。党和国家在不同发展时期都要确定不同的工作重心。办公室要善于掌握这个工作重心，紧紧围绕本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题，积极主动地组织、参与各种调查研究，通过信息的收集、筛选、传输等项工作，把调查中获得的大量第一手材料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素与不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满实现。首先，在领导决策前，办公室要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种情况，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工和筛选，为领导提出可供选择的多种方案。其次，在领导决策中，办公室要通过调查研究，收集和整理方方面面的意见和反应，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据，以坚定领导决策的信心和决心。最后，在领导决策之后，办公室要通过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况、可供借鉴的典型经验、需要解决的某些问题，协助领导搞好跟踪反馈，保证决策贯彻落实，或根据客观变化的形势及时进行调整和充实。

（三）领导议定事项的督办落实工作。一是要做好领导班子有关决定、决议的传达、催办工作；二是要深入基层了解工作部署的贯彻落实情况,总结先进经验,解剖后进典型,并根据领导意见写出情况通报,表扬先进,批评后进,推动工作开展。

（四）承上启下，搞好环节服务。各单位办公室在长期工作中逐步形成了一定的领导层次和隶属关系，建立了一整套有秩序的指挥、联络系统和工作体系，办公室就是这个工作体系中最靠近指挥中心的中枢环节。为保证整个工作体系能够按指挥中心的指令有秩序、快节奏、高效率地运行，需要办公室做大量承上启下和协调左右的工作。一方面要组织力量把领导的大量决策、指令下达给所属部门或基层群众；一方面又要把大量的情况、信息上报给领导，确保上下左右之间的联系畅通无阻。在承上启下的工作中，办公室要起到“总调度”的作用，做到迅速、准确、及时。

（五）做好会议的组织准备工作，搞好会议服务。组织会议，是办公室做好协调工作的一项重要职能。第一，会议召开前，要充分听取领导和有关部门的意见，协助领导确定会议的中心议题和主要事项，组织编制会议日程，起草或审查会议通知，安排撰写和印刷会议文件材料，落实与会人员的接待工作和食宿安排，以及会场布置等。第二，会议进行中，要根据会议的进展情况和需要，及时提供会议服务和会议所需要的各种文字材料，保证会议的圆满成功。第三，会议结束之后组织人员整理会议纪要、决议，修改会议报告，督办、落实会议所确定的重要事项，贯彻好会议精神。这些工作不仅要求办公室的同志亲自去做，还必须对各个环节进行督促检查，不能出现纰漏或失误。要充分发挥“总管家”的作用，不仅要及时向领导反馈会议进展情况，而且要及时反馈与会人员的思想情绪和意见要求，以便领导采取相应的措施，提高会议质量，确保会议达到预期的目的。

（六）当好机关的“总管”，搞好后勤服务。搞好后勤服务是办公室主任的一项重要职责，这就要求办公室主任在紧紧围绕中心工作当好参谋助手，提高综合能力的同时，还要把全体工作人员的衣、食、住、行挂在心上，要经常过问每个工作人员的疾苦，努力为他们解除后顾之忧，使每个同志都能感受到组织上的关怀，激发他们更加自觉地做好工作的热情。

（七）机要保密工作。文件收发、传阅和立卷、归档。机关档案材料的保管、使用。

（八）文印工作。要做到打印及时、格式规范、字迹清晰、墨迹均匀。装订整齐美观，份数准确。

（九）内外收发工作。其中包括信件寄送、收文发文、报刊订阅和分发。

（十）来信来访和机关来宾接待工作。

（十一）机关学习和文体、卫生、集体劳动等各项活动的组织工作。

三、办公室的文字工作

俗话说：“画人画眼睛,工作抓典型”，“十指弹钢琴，按键有轻重”。由于办公室的工作多、任务重,所以,在具体抓法上,绝不能“平面推”，“一把抓”，而应抓主要矛盾,抓重点,抓关键,这样才能“牵一发而动全身”，由被动应付,变为主动推进，把握工作主动权。

那么,怎样才能抓重点、保关键呢?我认为,重点应定在对党的路线方针政策的贯彻落实上；关键应放在“参谋助手”作用的发挥上。特别是，要注意抓好文字工作,这是制约办公室工作全局的一个重点。

当然,这并不是说,办公室的其它工作,如内勤收发、行政事务等工作就可有可无了。这些工作不仅要抓,而且还要认真抓好。但是要想开创办公室工作的新局面,就必须克服过去那种“坐着办公,脑子空空”,工作靠行政命令，下去也是“催收催种”的陈旧工作方法，应把主要精力和时间放在调查研究上。了解新情况,解决新问题,总结新经验,为领导当参谋出点子,为群众当公仆办好事。所以,关键还在于提高政治上的敏感性,思想认识上的分析能力和文字材料水平。

可以毫不夸张地说,文字工作是办公室诸项工作中头等重要的工作。它体现着办公室干部的素质和水平。因此，我们一定要重视文字工作，切实加强文字工作。

（一）几种常用公文的写法

办公室的文字材料,就文体来说，属于公文。公文是一种具有独立特点的应用文体。它通常是由叙述、说理、说明三部分文字组成,其中以说明性文字为主,以叙述、说理文字为辅。公文有许多类型、名称和格式。

下面内容省略...

（二）公文写作的基本要求

公文负有传达、贯彻党和国家方针政策,处理机关行政公务的重要职能,它的质量如何,直接关系机关工作的指导思想和工作效率,关系党和国家方针政策的贯彻执行。一篇质量较高的公文,应具备以下五点要求：

1、在政治上必须正确。要准确地传达、体现党和国家方针、政策法令的精神,在政治上同党中央保持高度一致。

2、在业务上必须符合科学性,符合工作规律,提出的措施切实可行。

3、在文风上必须密切联系实际,有针对性和指导性。要言之有物，不无的放矢。

4、在结构上必须符合规定的格式,不违背规范,不张冠李戴。

5、在文字上必须层次清楚,词意准确,语言精练,合乎逻辑和语法。

（三）如何提高公文质量

要使公文写作真正达到以上要求，并非是“一蹴而就”的事情。必须经过一定的修养、锻练、学习和实践。有些公文虽有一定的格式,那只是就它的“外壳”而言,即使这些“外壳”,也是五光十色的,并不是单一颜色的。其内涵就更是“色彩缤纷”、“光辉夺目”了。所以,只懂得了公文的写作格式,并不等于就会写公文了。在座的同志们很想找到写公文的诀窍，也希望通过听一两次讲座,或看一两本关于写作的书籍就能找到“秘诀”。这种心情是可以理解的,但实际上是达不到的。有的同志可能要说,文艺作品需要有艺术性,似乎应用文掌握了一定的格式就行了。其实不然。书信是应用文,由不同的人来写就有拙巧之别。请看郑板桥与其弟书中的几个句子：“天井太小,见天不大,愚兄心思旷远不乐居耳”。以上,写的是居室的生活琐事,然而,寥寥数笔就把郑板桥的性格跃然纸上。所以那种认为写应用文不用费劲的想法也是必须克服的,无论掌握哪种文体的写法和技巧都不是轻而易举的。

集前人经验和个人之体会，我认为在这个问题上是没有“捷径”可走的。古人云“书山有路勤为径，学海无涯苦作舟”。“勤”和“苦”这两个字高度概括了成才的根本途径。同样，搞文字,写材料也是如此。没有深入了解情况之“勤”和锲而不舍地广求知识、钻研问题之“苦”，是很难提高写作水平的。李白曾风趣地说杜甫：“借问别来太瘦生，总为从前作诗苦”。不下苦功夫是写不出好文章的。我还觉得写文章既苦且难，因为并不是有了文化就能当“秀才”，写材料。有些文科大学生也不一定能写好文章。这是因为，一篇文章，一个材料要想写好，要求写文章的人必须有广博的知识，敏锐的思想，深刻的分析能力，丰富的生活素材和工作体会，较强的逻辑思维能力和较高的文字水平才行。可以说，好文章是这诸多因素的综合反映与有机结合。因此，郭沫若同志在回答怎样写文章时讲到“多体验，多读书，多请教，多练习，集中注意，活用感官，尊重口语，常写日记，除此以外，别无善法。”因此，要写好材料，就要努力把握以下几点：

1、要勤于思考

理论观点是文章的命脉。它是文章生命所系，价值所关。因此，必须切实注意材料的思想性和观点的正确性。只有从理论和全局的高度，注意理论与实践的结合，提炼出鲜明的观点，文章才有方向、有深度，指导性才强，才有生命力。而深邃透彻的观点、闪光发亮的思想来自在掌握客观事物之后的深入思考。常言：“道得人人意中语，千回百折费寻思”。所以，在写文章之前，必须静观默察，烂熟于心，凝神结想，深思熟虑，只有这样才能把思想、材料变成系统的语言，把系统的语言变成书面文字。恩格斯非常钦佩马克思勤于思考的精神，谈到马克思在写作中如何深入钻研材料时写到，从不同的观点观察同一的对象，从而把同一的思想复述几遍，殆已成为马克思的习惯。象马克思这样伟大的思想家都是文成于思的，我们更应该把“多思”作为写作的先决条件。

2、要善于立意

主题是文章的灵魂,在写文章或材料之前,必须善于立意,确定主题。因为一篇文章,材料如何取舍,结构如何措置,语言如何遣用,标题如何拟定,全都要根据主题表现的需要来加以确定。主题决定文章内容,内容要“烘云托月”地反映和表现主题。因此,立意是衡量一篇文章质量高低、价值大小、作用强弱的关键。而公文的主题又有其特殊的重要性。因为公文是政治性、政策性很强的文章,它是要指导工作的。如果立意不清或者立意错误，就会给党的事业带来损失或造成危害。所以立意对写公文是更为至关重要的。我们在写公文时应该做到立意明确,切合实际，持之有故，言之有据，有的放矢。

3、要博于选材

材料是文章的血肉。要想写文章，首先就要有材料。占有材料是进行写作的第一位的基础工作。学会收集材料，建立材料“仓库”，是一切文字工作者最重要的一项“基本功”。材料缺乏,就会“巧妇难为无米之炊”。如果硬写,就会苦思冥想，“无病呻吟”,言之无物,读之使人感到“味同嚼蜡”。要搞好材料的积累,全凭眼勤手快,腿勤嘴勤，日积月累,努力建立自己丰富的“材料库”。这是学习写作的必由之路,每个“秀才”都得由此才能“入门”。“材料仓库”有哪些?著名作家秦牧说：“一个作家应该有三个仓库：一个直接材料的仓库,装从生活中得来的材料；一个间接材料的仓库,装从书籍和资料中得来的材料；另一个就是日常收集的人民语言的仓库”。我们虽不是作家,但搞办公室的文字工作,也少不了这三个材料仓库。这三个仓库储存的东西越多越好。要做到库门大开，多多进货，时不分古今（历史的和现实的材料都要）；地不分内外（本单位的和外单位的材料都要）；质不分正反（正面的和反面的材料都要）；类不分点面（具体的和概括的材料都要）。只要你觉得是有用的、有价值的材料就摘录、收集，并经过消化吸收，转化为自己知识的有机组成部分。这样，写材料时，才能文思如行云流水，下笔千言如有神（或应付自如，或得心应手），所以，请同志们一定要练好广收博取材料这个基本功。

4、要巧于结构

结构是文章的框架。如同我们建造房屋必须事先搞设计打框架一样，因框架不同，有的只能盖成矮小平房，有的则可以建成巍峨的高楼。所以，结构是文章表现形式的一个十分重要的问题。好文章，必然结构美。要使结构美，就必须构思巧。结构问题，是作者的思路问题，它严格体现着作者思维的逻辑性。要搞好文章的结构，不仅要理清思路，讲究逻辑，还要立定格局。“格局”未定，就匆忙动笔，是写作上的一大忌。鲁迅先生把这种写作习惯称之为“十步九回头”的作文法。他说：“先前那样十步九回头的作文法是很不对的，这就是在不断地不相信自己——结果一定做不成。以后应该立定格局之后，一直写下去，不管修辞，也不要回头看。”鲁迅先生这段话，对搞好写作是非常有裨益的。因此，在写作之前，一定要根据内容，认真构思，谋篇布局，搭好架子。象怎样开头，怎样承接，分多少层次，划多少段落，谁先谁后，何轻何重，如何过渡照应，以什么为主线，怎样点题，如何结尾等等，都应一一想好。这就是人们常说的打好腹稿。如果再提高一点要求，最好拟出写作提纲。好的结构，能给文章带来生气，是应该在动笔之前就成竹在胸的。前面我们介绍了几种公文和机关应用文的格式，然而其中有些格式或结构也不是固定的、一成不变的。由于文章是客观事物的反映，客观事物是千变万化的，其表现形式也应该是千姿百态的。所以也就不应有“万古不变的”的文章结构模式。“文无定法”，各有“巧妙不同”。因此，我们对结构问题，是应该引起高度重视的。即以开头和结尾而言，也是大有讲究的。俗话说“万事开头难”，文章亦如此。一篇文章巧妙的开头是成功的一半，它可以起到引人入胜之效果。结尾也很重要，常言说“巧妙的开头，精彩的结尾”，“编筐编篓，全在收口”，有个精彩的结尾，可以达到“言犹尽而意无穷”的良好效果。怎样开头和结尾，也无一定的模式，其中有些经验之谈是可以借鉴的。明朝谢榛用一个巧妙的比喻，形象地说明了这个问题。他说“起句当如爆竹，骤响易彻；结句当如撞钟，清音有余”。意思是说，开头要象放炮，骤然而响，使人耳目为之一振；结尾要象敲钟，清音缭绕，使人掩卷为之长思。开头和结尾，虽是文章结构的重要内容，但并没有把结构的所有问题都包括在内。象层次和段落，过渡和照应都要慎于思，巧安排。这就需要我们不仅在动笔之前，匠心独运，还要在行文之中，精雕细刻，字斟句酌，象大姑娘绣花那样一针一线都要认认真真，一丝不苟。只有这样，才能把结构安排巧，使文章写得好。

5、要妙于用语

语言是文章的细胞，这是构成文章的“砖瓦灰石”，是文章的基础材料。因为任何深刻的思想，丰富的内容，精巧的结构，都需要用语言来表达、体现。可以这样说，语言是思想的“衣裳”、文章的“肌肤”、表情达意的“工具”。所以要想写好文章，就必须刻苦学习，努力掌握丰富的词汇，推敲、锤炼文章的语言。常言“妙语生辉”、“妙语惊四邻”。语言用得妙,可以使文章趣味盎然,富有吸引力；可以使文章意义深刻,富有说服力和生命力。就公文来说,语言要用得妙,主要表现在以下几点：一是用语要准确。要达到字妥句稳,恰如其分；二是用语要精炼,要达到“一字入公文,九牛拉不出”；三是用语要生动,要动之以情,晓之以理，感人肺腑。需要指出的是,写公文与搞文艺创作不同,写公文,主要是靠逻辑思维,而文艺创作主要是靠形象思维。文体不同,语言表达方式也就不同。公文的语言,应注意准确、庄重,少用一些形容描写之类的词句；而文艺作品的语言则应重在形象逼真,应刻画描绘得惟妙惟肖。当然，不同文体的文风也有个创新的问题。

6、要精于修改

修改是写作的一个重要组成部分，是基本功，是文章上档次、出水平的关键性环节。古今中外，凡是文章写得好的人，大都在修改上用过苦功。我国古代，修改文章传为美谈的故事很多，尤其是诗人们，很重视“锤炼”的功夫。象杜甫“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”的精神,是为我们熟悉和乐道的。再如王安石《泊船瓜州》中的名句：“春风又绿江南岸,明月何时照我还”中的“绿”字，是经过十多次改动才定下来的。初写为“到”，复之为“过”，继之为“入”，又改为“满”，最后才定为“绿”。象贾岛把“僧推月下门”,改为“僧敲月下门”的佳话,更为大家所熟知。清朝诗人袁枚“爱好由来落笔难,一诗千改始心安”的名句具体而深刻地道出了历史上有责任感的文人们,一字不苟的写作态度。不仅我国的文学名人们都是“一章三遍改,一句十日吟”的,就是外国的著名作家也很注重文章的修改。托尔斯泰的《战争与和平》,据说前后改了七遍。他的《安娜•卡列尼娜》开头就改了二十遍。

文学名著需要改,同样公文也不能“一锤定音”。公文的修改,是审核把关,提高质量必不可少的环节。因此要反复推敲,精心修改：一要修改文字,改正语病,削尽冗赘。二要修改内容,删繁就简,突出重点。三要注意政策界限是否准确,措施办法是否切实有力,执行期限是否适宜等。四要注意行文是否得体,文件的措词、语气是否与行文关系相宜。

要写好文章,就必须象大姑娘绣花那样,一针一线都认真精心。不能象傻丫头摘韭菜那样马虎了草。文章的修改,不仅要从提炼主题、订正观点、增删材料、调整结构、文字润色等大的方面入手,即使是每个标点符号也要一一认真审核。因为,标点符号不仅是连接文章词句的“串珠之线”，同时它还可以表情达意,是必须高度重视的。郭沫若同志曾把标点比作人的五官。国外有位报社编辑说：“标点符号就是标出思想……标点符号好比音符,它们牢固地缚住文章不让它撒落。”文学大师们都是非常注意和善于运用标点符号的。据说,法国著名作家雨果将《悲惨世界》手稿寄给一家出版社后,过了一段时间不见出版,便去信询问。这封信是这样写的“?——雨果”。很快,他收到出版社的回信：“!——编辑室”。不久,轰动文坛的《悲惨世界》一书便与读者见面了。这真是绝妙的文章。两个标点符号把双方要说的话,全表达出来了。标点错了,意义也就变了的故事在我国是很多的。有个故事,生动形象地说明了标点符号的重要性。据说,古时候有个秀才要去一个吝啬、刻薄的财主家当家庭教师。去时他先和财主签了个契约。文曰：“无鸡鸭可也无鱼肉可也唯蔬菜不可少分文不取。”全文没有标点符号。财主见了十分欢喜,认为这个秀才既不要钱,又不吃鸡鸭鱼肉,只要蔬菜下饭,很合算。过了三天,秀才提出抗议,说财主不按合同办事,财主当众“理直气壮”地亮出契约,秀才便对着众人一面读,一面点上标点：“无鸡,鸭可也；无鱼,肉可也；唯蔬菜不可。少分文不取。”弄得财主瞠目结舌,无言以对。这说明,即使标点符号,也是需要精心对待,绝不可粗心大意的。

总之，文章非天成，妙手靠实践。“文贵于精，精在于炼”。清朝唐彪在《读书作文谱》一书中说：“谚云读书十篇不如作一篇”,“学人只喜多读文章,不喜多做文章;不知多读乃藉人之工夫,多作乃切实求己工夫,其益,益相去远也”。所以我们不仅要多读,更要重苦练,任何好文章都离不了苦练。公文等文稿的写作才能、技巧，也是从刻苦实践中锻炼出来的。只有多写常练,才会熟能生巧。希望同志们要肯于动脑,勤于动手,费心血,花气力,以“滴水穿石”的精神和“绳锯木断”的毅力,练出“下笔千言”的真本领。

四、办公室干部的素质

要使办公室干部更好地肩负起新时期的历史重任,在开创现代化建设新局面中做出贡献,就必须提高自己的内在素质。要提高内在素质,就当前来说,应重在解放思想，更新观念，提高政治素质和业务水平、改进作风等四个方面。

（一）要强化创新的意识

要开创现代化建设的新局面,就必须破旧创新,勇于探索,大胆改革。只有如此,才能在新的历史条件下,不断研究新问题,解决新矛盾,总结新经验,做出新贡献。每个同志都要珍视自己的长处,正视自己的不足，并努力作到“扬长避短”。要有创新的思想,敢于冲破旧的思想束缚,勇于破除旧的习惯势力的影响。具体到当前,就应满腔热忱地拥护改革,积极主动地参加改革,要为改革“开绿灯,刮顺风”,自觉作改革的促进派。

（二）要树立开拓的精神

要开创新局面,就得具备敢想敢干,开拓前进的精神。大家知道,精神状态是以思想信念为基础的。实质上它是政治信念的直接体现。常言说：“什么树开什么花。”有什么样的政治信念就会产生什么样的精神状态。我们共产党员、机关干部是以实现共产主义崇高理想为自己的政治目的的。而这个无限光明、无限美好的社会制度,是靠我们一步一步实践去达到的。我们每个同志都应该成为知和行的统一论者,把坚定的共产主义理想和信念,化为大干社会主义现代化的实际行动。要坚持共产主义信念,具体到当前,就必须树立以下四种精神。一是奋斗精神。要不怕困难,不畏艰险,百折不挠,有一种顽强的革命斗志；二是拼搏精神。要解放思想,敢想敢干,敢于突破,敢于创新,有一种奋发向上的进取之心；三是求实精神。在工作中坚持一切从实际出发,说实话,办实事,踏踏实实,干就干好,有一种不图虚名,只讲实效的工作态度；四是奉献精神。要克己奉公,任劳任怨,自觉地把党和人民的利益放在第一位。在工作中充分发挥革命积极性、主动性、创造性,有一种雷厉风行、深入务实的工作作风。

总之,我们在开创新局面的伟大斗争中,既要成为实事求是、兢兢业业的“实干家”，又要成为尊重科学，开拓前进的“革新家”。

（三）要掌握广博的知识

列宁说，只有用人类创造的全部知识财富来丰富自己的头脑，才能成为共产主义者。就是讲,知识可以转化为觉悟、认识能力,转化为品格。有了知识才能扩大视野,高瞻远瞩,见高识远,敏锐地认识新事物。“知识就是力量”,也只有掌握了广博的知识,才能具备开创新局面的本领。我们所以要求大家的知识要广一点、厚一点、宽一点、多一点,这既是现代化建设客观形势的迫切需要,也是加强我们办公室干部自身建设的迫切需要。我们要开创现代化建设新的局面,仅仅依靠某一、两个方面的知识是很不够的,需要有系统广博的知识,所以必须“习文练武”,努力实现“专才与通才”的结合。就以写文章来说,没有必备的知识就要出笑话。在文坛上曾有这样一段轶事。苏东坡有一次去拜见王安石,王不在,其桌上有首未完成的诗。诗云：“西风昨夜过园林,吹落黄花满地金。”苏立即提笔依韵续云：“秋花不比春花落,说与诗人仔细吟。”苏东坡被王贬为黄州团练副使,始知重九之后,黄州菊花果然落瓣。即使象苏东坡这样目穷万卷,才压千人的饱学之士,如果在写作中对涉及到的知识有不识之处,也是要出笑话的。

墨子曾有这样一段名言,他说：“是故江河之水,非一源之水也；千镒之裘,非一狐之白也。”用这段话说明怎样才能写好文章也是非常贴切的。文章质量不仅与文字表达能力有关,还受思想理论水平的高低、思路的宽窄、分析能力的强弱、知识积累的多寡等诸种因素所制约。知识面窄,必然行文呆滞,知识面宽,必然文采飞扬。郭沫若同志有句诗云：“胸藏万汇凭吞吐,笔有千钧任歙张。”意思是说,知识多了,才能思路开阔,任笔纵横。英国作家培根也说,读史使人明智,读诗使人灵秀,数学使人周密,科学使人深刻,伦理学使人庄重,逻辑与修辞使人善辩。不知则不识,不识难行文,文章是知识的结晶,是思想的火花,所以,我们应该把掌握广博的知识作为写好文章的前提条件。

知识无止境,学海亦无涯。我们说要多学点知识,办公室的干部究竟应该涉猎哪些方面的知识呢?每个人的情况不同,也难以做统一要求,就一般情况来说,对以下几个方面,都应该有所知晓。

一是要学点哲学。哲学就是世界观和方法论。马列主义、毛泽东思想的哲学学说是每个共产党员和机关干部的必修课,是我们认识世界、改造世界的锐利武器,是指导我们思想的理论基础。大家一定要加强自己的理论修养,提高自己认识世界和能动地改造世界的能力和水平。当前,特别要深入学习“三个代表”重要思想。这是我们建设中国特色社会主义、全面建设小康社会、不断开创现代化建设新局面的强大思想武器。只有真正领会和掌握了“三个代表”重要思想的精神实质,才能坚持坚定正确的政治方向,才能成为一个自觉而清醒的改革者。否则,思想就适应不了新形势,行动就迈不开新步伐。

二是要学点政治经济学。紧紧扭住经济建设这个中心不动摇，是我们党的既定方针。当前，全党和全国上下都在致力于建设和完善社会主义市场经济体制。这是一项前无古人的开创性事业。办公室的工作,也必须围绕这个中心,服务这个中心。这就要求办公室的干部必须学习经济，钻经济，就应懂得政治经济学,认识和掌握客观经济规律。这样才能深刻领会理解党的现行经济政策,更好地为经济建设服务。

三是要学点自然科学。自然科学是征服自然、改造社会的重要武器。以改造世界为己任的共产党员和革命干部应该很好地掌握这个武器。就做办公室工作来说,也必须学会使用这个武器。随着社会的发展,科学向各方面的渗透,自然科学的巨大作用正在日益清楚地显示出来。自然科学不仅通过并入生产过程迅速转化为直接生产力,而且还以不同的方式通过不同的途径作用于生产关系和上层建筑,给经济、政治、文化教育以及人们的生活、精神面貌等方面带来巨大的影响。所以学习自然科学对于做好办公室工作，是十分必要的。

四是要学点历史和地理知识。当前,全国正在深入开展爱国主义教育,关于认真学习祖国历史和地理知识的重要性已经讲得很多了,在这里就不作重复了。用简要的语言来概括学习史地知识的重要性,就是回顾过去,正是为了现在；懂得昨天,才能更加热爱今天,热烈地向往明天。

五是要学点逻辑学。逻辑学中有形式逻辑和辩证逻辑之分。在通常情况下,人们说学点逻辑是指形式逻辑。形式逻辑是研究思维形式的结构和思维规律的科学。我们在日常生活、工作、学习中,时刻都要用头脑想问题,即逻辑思维。我们学习了形式逻辑之后,就可以自觉地遵循思维规律和正确地运用思维形式,从而给我们一种认识事物的工具和正确表达思想的方法。这对做好文字材料工作尤为重要。我们写文章必须使思维有条理性,思维有了条理才能顺理成章。如果自己头脑里是一堆理不清的乱麻,那就难以写出使人一读就明白的文章来。写文章要有观点、有材料,用材料说明观点,用观点统帅材料。在逻辑上讲,就是要有前提、有结论,有论点、有论据,而且两者密切相关。由前提必然推出结论,论据足以说明论点。由此可见,学点形式逻辑,对于提高我们思维的逻辑性大有好处,对我们搞好文字材料工作很有必要。

六是要学点语法修辞。语言是进行思想交流和指导工作的工具。办公室干部天天都要使用这个工具,办公室工作也时刻离不开这个工具。如何运用这个工具,有两项基本要求：第一,要清楚明白,只有把话说得清楚明白,才能交流思想,指导工作。第二,要形象生动,才能具有感染力和说服力,使人心悦诚服。为此,学点语法修辞是很有必要的。孔夫子说：“言之无文,行而不远。”要使你写的文字优美动人,富有文采,使人爱不释手,就应该下苦功夫掌握语言艺术。

以上六个方面的学习内容,很可能提的不全面、不确切。如果大家认为这六个方面还有必要学习的话,那就要注意学习方法。我认为,学习应坚持“少而精”、“慢细深”的原则。学习的道路应该是从“少”处开花,在“多”处结果,从“点”上播种,在“面”上收获,不断地由“少而精”向“多而杂”和“广博深”迈进。在学习中一定要有求知若渴的精神,坚忍不拔的毅力,这是学习的动力。因为只有具备了这种精神,才能珍惜分秒,积以时日,努力向知识的广度和深度进军。

（四）要培养严细的作风

作风问题是一个反映着精神状态,和关系到工作效率的问题,当前提出这个问题更有它重要的现实意义。要把办公室的干部队伍培养成思想上高标准,工作上高效率,样样叫得响的过得硬的队伍,必须抓好干部的作风建设,以适应开创各项工作新局面的需要。要搞好作风建设,就必须克服办事拖拉,不讲效率的作风,树立敢于负责、雷厉风行的作风；克服互相推诿，贪图安逸的作风,树立艰苦奋斗,兢兢业业的作风；克服雷声大,雨点小,“只唱高调,不干实事”,“讲话如虎,办事如鼠”的作风,树立扶正祛邪,敢于碰硬的作风；克服因循守旧、墨守陈规的作风,树立锐意进取,改革创新的作风;克服脱离群众、官僚主义的作风,树立深入群众、调查研究、实事求是的作风；克服松松垮垮,得过且过的作风,树立认真负责,严谨精细的作风。培养良好的作风,要从加强政治责任心入手,从建立健全岗位责任制抓起,从而使我们办公室的工作逐步实现制度化、规范化、科学化。

综上所述，各单位的办公室尽管工作职责不尽相同，但是参与政务，当好领导的参谋和助手；办理事务，当好机关和单位的“大总管”；搞好服务，当好人民的公仆则是共同的职责。有人说办公室同志是领导的“近臣”，鞍前马后形影难离，这说明其地位作用的重要。也有人说办公室的同志是“泔水缸”，苦辣辛酸都得装，这说明其所需要的胸怀之宽广。还有人说办公室同志是“公婆”，既要有男同志那种大刀阔斧理事的才干，又要有女同志那种体贴入微、细腻周到的品格，这说明其人才难得。如果办公室同志真正成为一个清正廉明的“近臣”，虚怀若谷的“泔水缸”，刚柔相济的“公婆”，那么，这样的办公室同志定是一位领导放心、单位满意、群众爱戴的优秀干部。

来源：秘书之道