工资条样本 3分钟学会邮箱群发工资条，让你瞬间秒杀90%的“资深”HR

在上周的《薪资技巧》中，肖薪告诉你两种制作工资条的方法。

当天收到了很多用户的留言。我从没想到婴儿会尖叫

“小工资，我学会了你的技能！但是我还是想学习发邮件群发工资条的技巧！那个技能看起来很神奇！”

发工资条是每个薪资HR每个月必须做的工作。一些企业向员工支付纸质工资条，而另一些企业更喜欢支付电子工资条。

无论何种形式的工资条，员工收到的工资条只能显示员工自己的工资信息。基于此，很多薪资hr在制作工资表的时候都是大头，制作工资表的工作量可能比制作工资表的工作量大。

但是在一个企业里，每个人的薪资项目都是一样的，只是里面的数据不一样。有没有一个简单的方法可以让「大事变小」？

答案是肯定的。现在我教你一个简单的分组发工资表的方法，分组发工资表。当然，需要批量打印工资条的也可以在本教程中找到方法。

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你需要三个工具

Excel、Word和Outlook(如果打印在纸上，Outlook不需要)。

Excel做工资表，Word做工资表模板，Outlook做群发。

教程的基本原理

A.Excel和Word“配合”在Word中显示Excel表格的数据

B.Word和Outlook“合作”，让Outlook通过邮件把Word的内容发出去。

准备工作

OUTLOOK配置

第一步，启动outlook。首次启动Outlook时，系统会提示您配置帐户。我们将直接点击[下一步]，如下所示:

第二步:选择[是]-[下一步]，如下图:

第三步，选择电子邮件服务。这里我们选择第一个，然后点击【下一步】，就这样:

我们通常使用企业邮箱。在这里，我们希望玩家手动配置，然后[下一步]，就像下面这样:

然后进入邮件设置页面。

1.用户信息

填写您的姓名和电子邮件地址。

2.服务器信息

[账户类型]选择默认pop3

【收发邮件的服务器】根据我们使用的公司邮箱不同，填写不同的收发服务器地址。我们公司使用网易的企业邮箱(如果不知道你的企业邮箱是谁，可以咨询网管)

3.登录信息

用户名和密码只需填写我们邮箱的完整地址和密码。

所以我在这里写的是:

填写完左边的信息后，切换到[发送服务器]选项组，勾选“我的发送服务器需要认证”，然后点击[确定]，如下图:

之后，我们将返回到之前的设置页面，我们将单击页面右下角的[下一步]开始测试我们填写的信息是否正确。

然后系统会弹出一个测试账户设置的对话框，显示测试任务，如下图:

如果填写的信息没有问题，测试完成后的页面是这样的:

如果测试失败并提示错误，请返回上一页检查错误所在，然后再次填写。

测试完成后，我们点击上图中的【[关闭】按钮，完成outlook的配置。

第一步

让Word文档显示Excel表格的数据

1.制作Excel工资表，更方便导入word文档

打开我们的工资单，我们用它来计算每个月的工资。有很多子项和各种公式，就像这样:

但是，当我们制作工资单时，我们不想显示工资单中的所有项目。

另外，为了方便计算，原工资表中的数据是“数字”格式，数字格式的数据导入word时容易出错。

所以我们原来的工资表不适合作为我们word工资表的数据源。

这时候我们需要另一个表，里面包含了员工的邮件信息(发纸质版工资表的不能用邮件信息)。标题中的所有字段都是要在工资单中显示的薪资项目，如下所示:

我把这张桌子命名为工资单。建议使用vlookup功能将原工资条的数据导入工资条。此处不描述该功能的用法。

这里提醒大家:

将Excel数据导入word时，Excel中的数字必须是[Text]格式，否则在word中显示容易出错。

因此，通过vlookup功能将原工资表中的数据导入工资条表后，不要忘记全选，然后将单元格格式设置为Text格式。

完成所有这些操作后，将[工资单]表保存到每个人都能轻松找到的地址。

2.编辑工资单模板的word版本

Word版的工资表模板可以自己设计，要求排版美观，易读。

此模板中的项目应在上一步的[工资单]表中找到(word中的每个项目不要求与Excel中的字段完全相同)，如下所示:

3.将Excel表格数据导入Word模板

Excel版工资条和word版工资条模板完成后，可以开始导入下面的数据。这里使用邮件合并功能。

具体操作

[邮件]-[开始邮件合并]小箭头-[邮件合并分发向导]。

就像这样:

之后，邮件合并界面会出现在文档的右侧。我们首先选择文件类型，信件或电子邮件。这里我们以[信]为例。

选中后，直接点击下面的【下一步:开始文档】，如下图:

然后在操作界面会提示你设置一个字母。只需在此选择[使用当前文档]，然后单击下面的[下一步:选择收件人]，如下所示:

然后在选择收件人的界面中，我们选择【使用已有列表】(因为我们刚做了【工资条】表)，然后点击【浏览】:

这时，word文档中会弹出一个对话框，提示我们选择数据源。我们找到刚刚保存的工资单表格，然后单击打开:

然后，系统会提示我们在刚才的【工资条】表格中选择一个插页。在我刚刚制作的[工资单]表格中只有一个插页，所以只需选择[工作表1]，如下所示:

点击确定后，会再次弹出对话框。这时，你会发现刚才工资条表中的所有数据都显示在这个对话框中。

而且，我们可以通过【姓名】前面的勾号选择要支付工资表的人。例如，如果某人不需要向他支付工资，我们可以删除他姓名前面的复选标记。

确认所有发放工资条的人员无误后，点击【确定】。像这样:

看我们的工资表模板文档，还没有变化，但是上面有一个菜单【插入合并字段】，从导入Excel表单前的灰色状态变为可点击状态(对比前面的截图):

此时，我们需要将Excel版工资条表中的每个字段与word版工资条模板中的每个子项一一对应。

我们把光标移动到一个特定的位置，然后点击【插入合并字段】，那么【工资条】表中的所有字段都会出来。我们可以用一个鼠标选择它们，就像这样:

这时，再看看我们的文档，开头的冒号变成这样:

重复前面的步骤，将光标移到下表中“名称”的后面，然后再次点击[插入合并字段]-[名称]；然后将光标移到表格中“月”的后面，然后点击[插入合并字段]-选择[月]...重复此步骤，直到表格中的所有子项目都填满，如下所示:

完成以上合并步骤后，点击菜单栏中的预览结果，我们会发现工资条表中的数据奇迹般地进入了word，这是员工看到的最终工资条效果。

而且我们可以通过点击左右箭头预览每个人的工资明细:

第二步

生成工资单

1.批量生成工资单以供打印

在我们预览并确认上一步没有问题后，单击“完成并合并”小箭头，选择“编辑单个文档”，并在弹出的对话框中选择“全部”:

点击【确定】，系统会自动生成并打开一个新的文档——“信函1”。这样就生成了Excel工资条表中每个人的Word工资条。

默认情况下，系统为每个人显示一个页面。我们也可以调整这个文档中的一页来显示两个或更多人的信息。调整后可以打印分发！

2.发送带有Outlook一键组的单一电子版工资单

如果预览后的工资条不用于打印，而应发送到每个员工的邮箱，则在单击“完成并合并”时，选择“发送电子邮件:

然后，在弹出的对话框中，[收件人]显示Excel工资条中的所有字段，我们从下拉菜单中选择[邮箱]。

【主题行】是我们发邮件时通常填写的“邮件主题”。在这里，我们只是根据实际情况来填写。对于以下发送记录，选择[全部]:

确认后，点击[确定]。这时，我们勤劳的Outlook开始默默为我们发邮件。打开Outlook，查看发送的列表。同事们收到了自己的工资单:

最后，保存我们的Word工资单模板，以备下次发工资时使用。

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有的同学可能会说这么多步骤这么复杂！不过这些步骤只是第一次操作稍微复杂一点，下个月发工资条的时候就不需要那么复杂了。

以下是如何支付第二张工资单:

1.在之前保存的Excel中查找并打开工资条，将本月原始工资条的数据导入到工资条中。别忘了这个月的人员增减，最后数字格式要设置为[Text]。

注意:不建议为新的月份创建Excel版本的工资单。就用上个月的表格，更新里面的数据。因为此表只用于发放工资表，所以我们有月薪数据的原始工资表。

2.打开我们上个月保存的Word工资单模板。

打开后会弹出如下对话框，我们直接选择是:

在这一点上，我们发现一旦模板被打开，工资数据已经被导入到文档中。

因为我们在上一步选择【是】的时候，word自己调用了我们更新的Excel版本的【工资条】，所以我们不需要像第一次那样完成合并，这也是为什么在上一步，我们建议你直接使用第一次保存的Excel版本的【工资条】，而不是新建一个。因为创建新的Excel意味着我们必须再次执行合并步骤:

当我们打开word文档的时候，已经完成了合并和数据从Excel到Word的过程。

接下来，我们需要做的是批量生成并打印Word工资表，或者Outlook发送电子工资表:

我们直接点击[电子邮件]-[完成并合并]，选择[编辑单个文档]或[发送电子邮件]。其余步骤与上述步骤相同:

……怎样？是不是容易很多？你学会了吗？

-结束-

"

是空

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"

人们漂浮在河流和湖泊中

不掌握几个“绝活”

只有天天加班的恶业

婴儿

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