工作任务 如何拆解你的工作任务？你需要知道这些科学方法

新手和专家的差距就像下面两张图:

在新手还在犹豫“这个怎么处理”的时候，专家已经想好了拆解步骤和后续处理方案。

这就是为什么做事质量和效率差距巨大的原因。

那么新手应该如何像专家一样拆解问题呢？

答案是你需要遵循两个“不”和两个“一”的原则。

原则1:分裂时不要重复——彼此独立

工业革命带来的最好的创新其实是思维。

比如由于成本、技术等多方面的考虑。，到目前为止，还没有一家厂商能完全独立地制造一只圆珠笔的所有零件，但是工业化的新思维使这成为可能。

工作任务是一样的。

一个人处理各方面的工作，就像呆在小家庭作坊的旧时光里。这是根据以往的经验，以低效率和不稳定的质量完成工作。但拆分任务可以降低复杂任务的难度，更容易从不同方面解决，使任务不断向前推进。

这种思维就是组块。

分块(Chunking)是指通过将可以按照一定规则独立设计的子系统联系起来，形成一个更加复杂的系统的过程。简单来说就是把原本的东西拆分成可以独立设计的东西，然后拼接在一起。

例如，圆珠笔也是一个例子，它由几个部分组成。

它涉及到很多学科和工艺，如注塑、冶金、材料成型、装配等。

可以说，按照以前的工作模式，是不可能生产出这种圆珠笔的，独立设计可以让不同的工厂(甚至不是一个国家)生产出来，然后运到某个地方组装拼接。

好处太多了，比如:1)节约成本；2)出了问题，很容易知道是哪里出现的，可以有针对性的处理；3)互不干扰，一个出问题随时可以更换，不影响生产...

所以用区块思维分割你的工作任务，可以解决各种原因(圆珠笔协同生产)无法解决的问题；让原本不清晰的问题变得清晰；工作中的一些问题也可以在不影响大局的情况下进行更换...

原则二:分手的时候不要错过——完全筋疲力尽

每个独立块都可以替换，但缺一不可。

就像没有弹簧的圆珠笔不能用一样，没有一些环节的工作也不能向前推进。所以，我们在分裂的时候需要注意——不要错过任何东西。

那么我们该怎么做呢？

首先你可以参考那些知名的思维框架，避免重复做轮子。比如企业管理领域的思维工具5W1H和麦肯锡7S模型。

思维工具5W1H

5W1H可以帮助你不断自问自答，引导自己思考:

什么——我真正想解决的问题是什么？这个问题有什么影响？

为什么——为什么我需要解决这个问题？为什么会有这样的影响？

这个问题是什么时候出现的？我需要什么时候解决？

哪里——这个问题从哪里开始？哪里可以找到答案？

我能向谁求助？这个问题对谁的影响最大？

怎么——有什么切实可行的解决办法吗？怎么解决效率最高的问题？

麦肯锡 7S 模型

7-S模型指出，企业在发展过程中必须考虑各个方面:它包括结构、系统、风格、员工、技能、战略和共同价值观。换句话说，一个企业只有明确的战略和周密的行动计划是不够的，因为企业在战略实施的过程中也可能会出错。所以，战略只是其中一个要素。

像这样的模式有很多，存在于各个行业。如果用心去寻找自己的问题，总能找到一些以前的经验和想法可以借鉴。

但是如果你做的事情没有先例，或者真的找不到可供参考的思维框架，还是可以用“结果落后”的方式去思考。

比如面对“怎么做圆珠笔”的问题，如果不知道怎么拆分，可以用结果反过来:

谁？什么时候？在什么场景下？怎么用？

然后你想想这个场景:

一个学生来到考场，从衣服里拿出夹在口袋里的圆珠笔，然后在白纸上写下。他有时按下圆珠笔，有时用牙齿咬笔帽，用手指转动钢笔，然后从手中滑落，摔倒。

根据这种情况，您可以颠倒以下要求:

“夹在口袋里”——你需要一个可以夹的设计，按手指更舒服；

“按圆珠笔”——四指握笔；用拇指按压笔帽；弹出所需的弹簧...

“滑出坠落”——需要一定的抗冲击性能，需要通过解构和材料来解决

……

这样，在没有现成的思维框架的情况下，用结果来推回去，也能让自己的思维尽可能的无缝。

“不重复”和“不遗漏”的结合实际上是MECE原则。

MECE，即互斥的集体穷尽，是麦肯锡第一位女性顾问芭芭拉·明托在《明托金字塔原理》中提出的一个原理。

“不重复”是指问题的细分在同一个维度，区分清楚，不能重叠；“不漏”就是全面彻底。不复读就不会做无用的工作，不漏读就不会出错。

这样做的好处是可以看清全局，知道事情的轻重缓急。

但是，这一步并没有完成——在实际操作过程中，你会发现一个问题:这个好像可以没完没了的拆分，什么时候才能完成拆分？

所以这个时候，你需要知道两个“一”的原则。

原理三:分裂成大脑可以处理一次

人的认知是有范围的。

例如，这个经典实验证明了这一点:

心理学家希娜·艾扬格和马克·莱珀在2000年做了一项研究，发现当商品种类从24种减少到6种时，人们的购买量会增加10倍。

这个实验表明，当人们面临太多的选择时，他们无法开始。人脑一次处理不了那么多信息，最后只能瘫痪在决策上。

那么如何拆分项目最符合我们的认知？

答案是4×5原理。

工作记忆是一种暂时储存信息的方式。早期研究发现，工作记忆的最佳区间是7 ^ 2，这可能就是当时的电话号码长7位数的原因。但是现在，科学家认为，如果不使用记忆技能，比如重复事件或组合事件来记忆，真正的记忆容量将低于以前的估计。于是，心理学家尼尔森·考恩用数学模型做了一个实验，他最终发现，一般人一次只能记住三四件事，低于原来心理学家的7 ^ 2的思想。

因此，4×5意味着我们可以同时处理多达4条消息。

五个怎么样？

5表示我们最多可以思考五个层次。

人类记忆的社会关系会被五个束缚。进化心理学家、社会心理学家罗宾·邓巴(Robin Dunbar)发现，人类社会网络的数量是有限的。能和一个人保持亲密人际关系的人最多150人。这里的人际关系，是指有人知道别人是谁，了解那些人之间的关系。这150个人，各不相同，分为五层。

同样，在软件设计领域也遵循这个原则。

在软件体验的设计中，为了保证用户对产品的所有体验都不会发生在你的“清晰而有意识的意图”之外，设计者要考虑用户可能采取的每一个动作的每一种可能性，了解用户在流程的每一步的期望。

为此，杰西·詹姆斯·加勒特在《用户体验要素》中提出，影响用户体验的有五个层面，即:

战略层面

范围层

结构层

框架层

表示层

用这五个层次来设计软件，可以保证人们在使用软件的时候能够清楚的知道自己目前的位置。

比如微信就是基于这个原理设计的软件。以后用微信的时候可以想想自己在哪个层，看看是否超过了魔数5。

这样，用4×5的原则来拆分物品，可以保证我们的大脑能够处理，避免拆分太多不知道怎么处理的事情。

原则4:分成一个人可以处理

不管怎么分，最后还是要行动。要判断自己能不能行动，你要问:这个能不能一个人做？

比如上图，每个人都可以独立行动完成一个组块，符合一人分的原则。整个工业系统就是基于这个原理设计的。

以机械加工为例，所有的机械加工过程最终都会划分为“工序”。

过程是指一个人在一个工作场所(如机床)为一个(或几个)工作对象连续完成的各种生产活动的总和。它是构成生产过程的最小单位。

怎么理解这件事？

比如这张图。

“一个人在工作场所”——他不会在装配线上的某个地方移动

“针对一个(或多个)人工对象”-针对装配线上的零件

“连续生产活动”——她的加工步骤

这样，人就不用移动身体，只需要操作身体，就可以最大化效率。

这样的人在某个场景下能够持续完成的工作，就是“一”所要求的分裂原则。

我们也可以用开智派的卡片制作方法作为例子。

杨志平老师将知识创造分为三个层次。如下表所示:

在卡的层面，它只需要你一个人完成。卡片作为最小的知识单位，是最小的输入单位。比如你可以提取原文，写一张金色的句子卡；也是最小的输出单位，比如你可以输出自己的读卡。制作一张卡片通常需要几分钟到几个小时。

此时的卡也是一个人能完成的最小拆分单位。

结论:

用这两个“不”和两个“一”，真的可以把任务拆开。但拆解永远只是拆解。只有真正从最小的点开始，任务才能最终完成。

参考文献:

考恩，N. (2001)。存储容量限制的元理论。行为和大脑科学，24(1)，154–176。

考恩，N. (2001)。短时记忆中的神奇数字4:对精神储存能力的再思考。行为和大脑科学，24(1)，87–114。

艾扬格，S. S .，& ampLepper，M. R. (2000年)。当选择使人失去动力时:一个人会渴望太多的好东西吗？人格和社会心理学杂志，79(6)，995。

安宅何仁。(2013).麦肯锡教给我的思维武器。(郭琦琦译。).北京联合出版公司后浪出版公司。

芭芭拉·明托。(2002).金塔的原理。(王德忠&；张军，译。).民主与建设出版社。

加勒特，J. J. (2011)。用户体验的要素。(范晓艳译。).机械工业出版社。

哈罗德·科兹纳。(2002).项目管理。(杨爱华等译(北航空航天大学)，译。).

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