在职场上,只擅长低头默默行动的“老牛”,总是羡慕那些整天和领导谈笑风生的员工,觉得只有他们这样的人才能被领导重用。
但其实能把事情做好,对领导来说永远是最重要的。当然,领导在与你的日常沟通中感到顺畅和舒适也是不可或缺的。
这种情况下,努力但不张扬个性的同学,只要每次都把握机会向领导汇报,就能让他更看重你。
今天,边肖将从“如何做一份让领导满意的工作报告”和“如何提出让领导受益的建设性建议”两个方面,通过高效的向上汇报,让您获得领导的赞赏和信任。
第一
使用老板最喜欢的报告方式
最好的举报方式是什么?把这个问题输入百度,会弹出一堆答案。但其实所谓的向上汇报只是人与人之间相对严谨的沟通过程。想要好的结果,需要考虑的不是“最好的汇报方式”,而是“最合适的汇报方式”。
1选择适合您的领导的报告模板
进入任何单位,首先要通过各种渠道了解领导的性格和喜好,制定不同的汇报计划。
注重结果的领导
特点:注重下属工作的结果,而不是过程
推荐举报方式:为什么-什么-怎么做。
动手领导
特点:除了结果,我还对下属处理工作的过程感兴趣
推荐举报方式:5w1h举报方式。
比如同学A在一家互联网公司做产品经理,被要求管理一款时尚APP的整体研发。
通过测试,他发现公司有几个时尚编辑经验不足,写的文章也不能很好的吸引用户。
同学a坚持“报告要简化”的原则,用为什么-什么-怎么向领导汇报这件事的方法:
“李,我在开发这个APP的过程中发现了一个问题。目前三位时尚编辑的文章都达不到评估标准。我提议让总公司的资深编辑给他们做一天的讲座。”
结果领导听了他的汇报,就问“我们的编辑水平有什么区别?”“如果让总公司资深编辑指导新人,你会怎么安排?”并说:“如果你下次想向我汇报什么,请说清楚。”
同学A回来想了想。他的领导属于动手型。使用省略细节的报告模式会让领导感到“失控”。
如果当时他采用的是5w1h报告法,领导们就满意多了。
例如:
“李先生,在这个APP的开发和测试过程中,我们发现新用户第一个月和第二个月的阅读点击量只达到了考核标准的55%。
考虑到APP的三个编辑——只有一个有一年的时尚网站正式工作经验,另外两个刚毕业,都没有经验,我提议让负责过总行类似APP产品的资深编辑为新人做一整天的培训。
我建议把时间安排在下周五,在二楼的小会议室。"
值得注意的是,无论是什么样的领导,总是爱听简洁不言的汇报方式。
所以,对5w1h汇报方式更恰当的理解,不是说它比为什么-什么-怎么汇报方式更复杂繁琐,而是它“明确指出”了更多“动手”领导关心的内容。
小费
如果你想在最短的时间内用简洁有力的报告让老板满意,可以用“一分钟电梯法”来训练自己。
可以邀请好朋友进入电梯,按到一分钟左右可以到达的楼层,比如23楼。电梯旅行过程中,以朋友为领导,向他做模拟报告。当电梯到达23层时,意味着报告时间结束。
然后,你可以通过“你想说的话说清楚了吗”的自省,结合朋友对“你是否听得清楚、听得满意”的看法,进行反思和调整。
狭义和时态空,短时,“真实”的报道对象...多尝试几次,你会发现自己在向领导汇报的时候,思路更加清晰,思路更加清晰。
看你说什么,不断调整你的报告内容
即使我们已经为自己的老板掌握了报告模板,在现实中,我们也永远无法根据常识一次性掌握人心的走向,所以在实际的报告过程中,你要注意领导的反应,及时调整报告的内容。
列出领导选择的要点
现实中我们可能经常会遇到这样的情况:同一件事有几件事或者几个关键点需要向领导汇报,但是你不确定领导想听哪个或者不感兴趣哪个。这时候比较好的办法就是先把这些报道的内容和重点挑出来,用一句话概括。
比如,你要向领导汇报三件事:“需要招新人”、“周会新话题”、“新闻发布会改期”。
但我不能确定老板最关心的是哪件事,所以你的开场白可以是,“陈,有三件事要向你汇报:
新项目没有足够的R&D人员,我们想招聘一名程序员;
经过周会讨论,我们认为可以在一个拥有2000万粉丝的微信官方账号上推广新产品;
原定于下月初举行的新产品发布会,由于场地问题,可能需要改到下个月底。
你用一句话把要上报的三件事呈现给领导后,一般情况下,领导会对自己最重视的事情给出明显的反馈,你可以在接下来的时间里据此调整上报顺序和重点问题。
通过领导的表达和行动及时调整你的报告
为了避免出现“把领导想听的重点搞错了”或者“领导不想听汇报就滔滔不绝”等情况,在具体汇报过程中,要密切关注领导的表情和动作,及时调整自己汇报的内容和方向。
做一个尖塔手势:领导充满信心
在你汇报的过程中,领导有时会打断你,开始发表意见。如果他的手势是这样的:两只手指尖轻触,形成一个尖塔状的手势,放在嘴上或下颌下,说明他讲话很自信,潜台词是“听我说,不要插嘴”。
这时候你要做的就是不要和他说话,不要和他争论。最好是一边微笑点头,一边耐心听他说话,以示你站在同一立场。
轻轻拍拍手或频频点头:领导同意你
与下属谈论志同道合的话题时,领导很可能会轻轻搓手或频频点头。潜台词是“说得好,别停”。
面对领导的赞同,你要放慢语速,谨慎用词,保持谦虚,更好的表达自己。
用手摸摸耳朵:领导对你的报告表示怀疑
如果领导在听你汇报的过程中摸耳朵,甚至漫不经心的看表,说明他对你的汇报有怀疑和不满。潜台词是“我对报道的真实性有怀疑”。
这时候如果你不确定自己的报告的准确性,最好赶紧换个话题,或者在谈话结束的时候加上一句“这个问题我再考虑一下,以后再向你汇报。”
如果你能保证报告的准确性,那就交叉手指放在桌子上,这样能让你有自信。
但是记得要微笑,不然领导会觉得这个动作给他压力。
用手指托着下巴:领导对你的话感到不耐烦
当领导举起食指,摸摸脸颊,把大拇指放在下巴上时,说明他对你的话越来越不耐烦了。
潜台词是“我很忙,你的报告太长了”。
这个时候,你要赶紧结束这场对话。即使不能,也要尽量加快讲话速度,把没说的话赶紧说出来,让领导知道你在努力缩短谈话时间。
双手抱头,身体后倾:领导真的不想再听了
当你看到领导做这个手势时,他的潜台词很明显:“我烦了,你快去吧”。
这时候最好的办法就是马上结束谈话,不要提任何你认为重要的点,即使你提了,他也不会在意。
小费
在每份报告的最后,你应该在这份报告中快速记录几个令人印象深刻的点。
比如领导对什么内容感兴趣,同时他的动作和表情是什么,他不耐烦的汇报内容是什么,他当时的表情和动作是什么。
经过几次记录和对比,可以对领导喜欢的汇报方式和内容有更清晰的了解。
2号
巧提建设性意见
很多同学在职场工作多年,却总是抱怨没有升职加薪的机会。
原因大概是你在尽力做好下属,做好员工的同时,却忘了通过报告巧妙的提出建设性的建议,做一个“小伙伴”,为领导分担问题。
接下来,周军会从“根据领导的目标和缺点巧妙地给出建议”和“通过循序渐进的方法让老板接受建议”两个方面来教你怎么做。
1根据领导的缺点和目标
看起来“酷”的领导,也是被上级施压,有自己的目标和缺点。巧妙的提出建设性的建议,可以让领导更加欣赏和信任你。
很多学生在职场上犯的一个错误就是想到好的提案就迫不及待的向领导汇报。但即使意见不差,如果不在领导关注范围内,被采纳的概率基本为零。这种情况多发生几次,也会让领导觉得你是个“不太懂事”的下属。
所以,首先你要搞清楚领导关心的点,导致实际情况,提出既有用又“有用”的建议。
比如你老板在担心内容创作,你天天拿销售去烦他。就算有道理,他也不会喜欢你。但如果你站在他的角度思考,就如何让产品内容更有吸引力提出几点建设性的建议,即使暂时不采纳,他也会认为你是一个用心认真的好员工。
2递进式汇报,让领导采纳你的好建议
即使你通过考察领导的目标和缺点,认为自己提出的建设性建议对部门和领导本身起到了很好的作用,但在看到结果之前,还是有可能被质疑和否定。
这时,更好的方法是:
集中你的意见,分散你的思维,看看可能会涉及到哪些相关的事项。
从这些小问题入手,与领导达成共识,循序渐进,在过程中不断结合各种汇报方式,让领导最终在心理上认可你的“目标建议”。
比如在香水公司工作的同学B,想加入一个在微博上讲解星座的大V,打造一个跨界概念的星座香水系列。
老板怕保守,不能一下子接受和网络名人深度品牌合作,于是同学B设想了几个可以和大V初步合作的项目,画了一张思维导图。
根据难易程度,他首先选择了“在星座大咖啡微博上发自己的香水软文”作为建设性建议,并向老板提出。得到批准后,他不断口头向领导汇报进展,合作结束后,他通过电子邮件向老板反馈良好的效果数据。
得到老板的认可后,她开始以微信日报和周报的形式向老板解释思维导图中的另一个新想法,并根据反馈不断完善合作细节,直到提案被采纳并实施。
以此类推,同学B不断汇报小项目成功合作的优秀成果,提出新的建设性意见,与上司沟通,使得他对网络名人星座的熟悉度和认同感不断提升。
完成思维导图中一半的合作项目后,同学B觉得时机成熟,向老板提出打造12个星座香水系列,老板自然同意。
现实中,很多人总是抱怨自己不能很好的沟通,因为不能把握领导的个性。
之所以会出现这个问题,大概是因为在我们说话之前,已经在心里和对方打开了一个冰冷的缝隙。
其实领导毕竟只是普通人。通过细心观察和细心呵护,你很容易找到适合他的沟通方式。
总觉得对方走不近,往往可能是自己吓到自己了。
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