【excel怎么标记位次】使用excel制作会议座位表“办公室黄牛必备！”说

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对机关和企业的办公厅来说，组织会议是经常性的事情。在出席人数众多的会议上，座位图的编制是重要的一部分。传统的方法分配座位是画一张空白会场的画，然后根据出席者名单逐个填满。编制结束后，原定来的人突然不能来，或者决定临时再增加几个人。座位图是手工编制的，人员是从中间左右分开安排的，所以即使只调整一个人，也经常要翻来覆去再做，会很费时间、很累、很麻烦。(莎士比亚，斯图尔特)。

下面介绍的这种方法可以将繁琐的手动座椅转换为自动生成，可以在忙碌的会议前临时调整，也可以拖动鼠标轻松处理。(大卫亚设，Northern Exposure(美国电视剧)，艺术)另外，值得注意的是，这种方法是用Microsoft OFFICE附带的EXCEL软件执行的，因此无需单独安装或购买软件。

一、系统原理

这个方法的原理可以概括为“位置-编号-人名”。也就是说，对与会者和会场的每个座位进行编号，将相同号码的人名和座位一对一连接起来，使人名能够自动填充相同号码的相应会场座位，座位也将调整转换为数字编号调整，使用EXCEL软件处理数字的强大功能，大大提高了调整的速度和准确度。

二、主要步骤

接下来，以虚拟《水浒传》中量产108名男子举行比赛为例，介绍座位图制作。

准备工作：打开EXCEL文件，将左下角的三个选项卡重命名为人员列表数字布局和座位图表(见下图)。然后开始以下三个步骤。

第一步：“人员名单”选项卡列出了所有与会者的名单，根据既定规则(通常是职务的高低)先到先得(见下图)，“编号”为“A列”，“名字”为“A列”，“名字”这里把阳山汉子按石碑排序。一般来说，号码是纯数字，如果有发言、获奖等特殊情况，可以单独更改号码(例如“1，2”)。

注意：如果名称是两个单词，请在两个单词之间添加空格，而不是两个空格(例如“宋江”)。

第二步：在“数字布局”选项卡上，绘制会场座位布置图，表示几排、每行几个人、是否走廊等具体情况。然后根据特定规则给这些座位编号。例如，在这种情况下，共有6列，每行18人，中间有一条通道，两边各有9人。按照一般规则，第一排通道依次展开右边1号、左边1号2号、左边和右边、后排，所有号码都分布在B4到T9的矩形区域。图片：

“数字布局”和“人员列表”两个表中的“号码”的格式必须相同，内容必须能够一一对应。这是这个系统的核心设置。

步骤3:在“座位图”选项卡上完全复制“数字布局”内容，删除编号。在原始编号区域(B4 ~ T9)中，使用VLOOKUP函数定义公式。

首先，在左上角的单元格B4中输入以下内容：

=VLOOKUP(数字布局！B4，人员名单！$A:$B，2，0)

然后按Enter键，两个单词——“瑞宁”将自动出现在此单元格中。范围B4-T9中的其他单元格不需要单独定义函数公式。单击单元B4并将鼠标放在单元格的右下角时，将出现一个小的“”符号。按住鼠标左键并向右拖动以完成第一行中函数公式的定义。鼠标仍然不松手，向下拖动，第6行的函数公式定义全部完成。

最后，您可以进行必要的格式调整以查看下图的内容。这就是我们需要的座位图。

所需的格式调整如下：1 .垂直放置所有储存格文字

排列（右键，设置单元格格式—对齐—方向—纵向）；2.将原先过道位置（K4:K9）的内容清空，表格边框变为无色，填充颜色变为无色；3.对B4到T9区域内的字体大小进行调整，如果四个字的人名，可以缩小字号以确保完全显示。

★请注意：1.在定义公式时，“$A:$B”中的“$”表示绝对引用，不能不写。2.函数定义可以用函数编辑器逐个找参数（如下图），避免手工输入出错。

Lookup_value:待查找值

Table_array:被查找数据表格范围

Col_index_num:向右查找的列数

Range_lookup:查找类型，一般为0

三、系统的优越性

这种“位置—编号—人名”的办法看似绕了一个大圈，让使用传统办法的人感到很不习惯，但只要试用一次就会发现本文所介绍的方法有很多便利：

1.输入人名工作量减少。除了在制作“人员名单”时需输入一次人名之外，之后无论如何修改、调整，都不需要再次输入人名，不仅效率大大提升，且不容易出错。

2.审核把关更容易。由于参会“人员名单”和“数字布局图”等清晰、形象，为审核把关提供了方便。

3.后期修改调整更迅速。一旦出现座次摆放原则方面的调整，可以更改“数字布局图”的数字编号规则，更改后“座次图”等模块中的人名会自动调整；一旦出现临时增减人的情况，只要在“人员名单”中增减，然后刷新一次数字编号就能随之自动更新了。

4.一次制作后期使用更容易。一般来说，机关或企业召开大会的参会人员范围相对稳定，制定和长期维护一个干部名册，准确录入各有关部门的干部姓名，按照名单（如内部电话本）进行排序，当有干部人事调整时及时更新，这样当会议通知下发后，会务人员在接受各部门上报参会人员时就可以在干部名册上直接做标记，不容易错漏。制作“人员名单”时在干部名册基础上直接修改即可。此外，一个机关或企业能够开会的场地有限，在每个场地开会后将相关电子文件保存好，下次使用这个场地时，编排座次图的工作量又可以大大减少。

运用相同的函数原理，EXCEL还可以自动生成与座次图相配套的签到索引表、合影站位图、就餐图，批量且按顺序自动生成桌签和出席证，并且随参会人员名单的变化而自动调整。简言之，运用本文介绍的方法，只要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数表、证、卡都可以自动生成和自动调整，让会务准备工作变得从容。

（文章摘自《秘书工作》杂志2014年第1期，作者：艾 君，河北秦皇岛市纪委）