【Word怎么弄礼品单】数百张不同名字的邀请函、告示如何大量制作成Word？

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概述

需要制作数百张邀请函、成绩通知书等一页，每个邀请函或通知以不同的人物为对象输入不同的内容，打印后发送给不同的对象，看起来工作量很大，但使用Word的邮件合并功能的话，这是分钟的事。(大卫亚设，Northern Exposure(美国电视))一起操作一下。

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第一步：创建Excel源数据表

例如，每个通知都需要填写对应于不同学生的学生成绩通知书，通知中需要输入该学生其他科目的成绩和总分。第一步是创建Excel表格(可以命名为“成绩单”)，在Excel表格中明确输入学生的姓名、科目成绩和总成绩。

步骤2:设计Word文档“通知”

可以将Word文件命名为“通知”，设计成绩通知书，空运学生姓名、各科目成绩、总分。

第三步：开始大规模生产

设计成绩单后，单击“邮件”选项卡-“启动邮件合并组”-“启动邮件合并”-“分发邮件合并向导”，然后按照向导逐步制作。

第一阶段

右侧将打开“邮件合并设置”窗口。步骤1:单击默认的“信”，然后单击“下一步：开始文档”。

第二阶段

单击默认的“使用当前文档”，然后单击“下一步：选择收件人”。

第三阶段

单击默认的“使用现有列表”，然后单击下面的“浏览”。

然后打开“选择数据源”窗口，找到之前创建的“成绩单”Excel表单，然后单击“打开”。

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接着，将弹开"成绩单"Excel表格中有的各个工作表，选择成绩数据所在的工作表，"数据首行包含列标题"这一项保持默认勾选，再点击"确定"。

接下来还会弹出一个窗口，保持全部数据勾选，点击"确定"。

这一步就完成了，点击"下一步：撰写信函"。

第4步

先把光标置于预留的学生姓名空白处，点击右侧的"其他项目"。

则将打开一个"插入合并域"窗口，保持默认选择"数据库域"，因为插入点是需要输入学生姓名，所以在"域"列表中选择"姓名"，再点击"插入"。

可以看到，在光标所在的位置多了一个《姓名》域。

同样的操作，把光标放在语文成绩下方的空白单元格中，也是点击"其他项目"，在打开的"插入合并域"窗口中选择"语文"，再点"插入"。

同样，得到一个《语文》域。

无需多言，使用同样的操作，得到《数学》、《英语》、《总分》各个域。

各个域设置完成后，点击"下一步：预览信函"。

则在之前插入域的地方可以看到某个学生的各科成绩和总分。

可以点击"收件人"前后的左右箭头，预览一下其他学生的信息是否正确。

确认无误后，点击"下一步：完成合并"。

第6步

点击"编辑单个信函"。

则将弹出一个"合并到新文档"窗口，保持默认选择"全部"，点击"确定"。

接着，将自动生成另一个名为"信函1"的Word文档，其中就是每一名学生单独的成绩单了。例如，有50名学生，则新生成的文档就将有50份不同的成绩单。把这个新的Word文档执行保存，也就得到了最终结果。

总结

整个操作到此结束，这也许是邮件合并最简单的用法，不过相当的实用。下次需要制作批量的文档时，不妨考虑一下Word的这一功能。

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