英语本格式 商务英语写作的基本格式／结构／内容

商务写作

商务写作

今天桃子说让我写点关于写作的东西，我说“你怎么不写如何在工作中与难缠的客户搏斗，如何写出流畅的商务邮件？”

一些有趣的英语文化，如何扭转不利局面，这种做法的内容是什么？

桃子说可以，或者发微博问你想看什么~结合起来有针对性的写。

所以...呃...

不错吧

然后，结果是

准备考试的学生的焦虑淹没了评论。

哈哈哈

所以

先写最基本的格式/结构/内容吧

在写格式和结构之前，我先澄清一下商务写作的基本概念。

对于很多学生来说，他们可能没有实际的商务工作经验，所以他们对商务写作很陌生，会感到困惑。你需要在商业环境中把自己催眠成专业人士。

第一步

你要做的是知道你在给谁写信。

我们常常为自己想写的东西感到痛苦。我们写复杂的邮件，报告看起来很普通。很多时候，我们的努力并没有让我们的内容更容易阅读。

理解一段话的目的是给你一种方向感。撰写业务报告应遵循特定的格式；例如，公司内部频繁交换的电子邮件可能简短而不正式，但客户的电子邮件或幻灯片演示最好遵循礼貌、内容清晰简洁的原则。

你的接收者是你的指南针；你首先要换个思路。如果你是收件人，你想知道什么？这样会大大缩小你的写作范围。

你在邮件和报告中使用的语言风格和词汇符合你的收件人的实际情况和现状，这不仅是邮件内容有效性的问题，也反映了你的沟通技巧。能否运用自己的沟通技巧与不同的收件人沟通，让他们理解并给你一个有效的回复？达到沟通的目的。

第二步

你要多注意内容和风格。

你的文章是按照商务写作的基本特点和规律来组织的吗？

简单的语言

无论是写邮件，写报告，还是写计划，你的目的只有一个，那就是轻松快捷地把自己的观点传达给听众。要达到这个目的，我认为应该多使用主动语态，选择常见的短词，避免使用过多的形容词。

我们来看两句话:

“我们很乐意帮忙”

“我们很乐意帮助你。”

你觉得哪一句话更适合商务写作？

答案是哪个更直接，更高效，更好理解，那就是你想要的答案。

简单！

简洁和新鲜是商务写作中非常重要的原则，因为您的收件人和查看者无法浏览多个报告页面来获取他们寻求的信息。所以请尊重你的收件人的时间。他们需要的是容易获得重要信息。

什么是简单？

(1)专注于你的主题

(2)注重事实

(3)你写作的主要目的应该是避免歧义，把事情解释清楚

(4)建议你选择短词

例如:

你能不能好心点，请

你会选择哪个？

当然请！

预期和例外

努力尝试

便利和帮助

商务写作，你选哪个？

我们选择简短有效的单词组成句子，每句不超过20个单词。如果情况允许，表达越直观越好，形象化比数字更好

(5)避免不必要的修饰，如形容词和副词，以及那些/那个从句

明确区分想法和事实

这两个方面在你的商务写作中要明确区分。

确保读者能分辨出你什么时候陈述事实，什么时候陈述个人观点。

强烈建议大家注意这个原则，这样可以避免在实际工作中出现很多误解，保证自己的写作不会模棱两可。

你只有一个目的

每次商务写作交流都要有明确的目的，尽量不要偏离这个目的。一次说一个问题，不是全部。

如果你通过邮件给同事发后续邮件，请不要在同一封邮件中包含超过三个不相关的请求，在实践中要特别注意。

如果你的收件人需要在冗杂的信息中来回摸索才能知道你想表达什么？那么你的文章已经严重失败了。想想吧。如果一个人力资源在培训新员工时不清楚，后续工作如何才能顺利进行？

第三步

通过选择格式，使您的表达更加高效

请尽可能使用标题、项目符号、数字和其他格式功能(粗体、斜体、不同颜色)，以帮助读者更容易地浏览和扫描文本。

但是记住，不要过度！太多分散注意力的视觉元素会把焦点从信息上转移，对你不好。

这一原则适用于所有商务写作，无论是电子邮件、报告还是powerpoint。遵循这种格式会使你的写作更加清晰和高效。

如果可能的话，尝试用视觉图形或图表来代替枯燥的文字。

第四步

一定要把你的商务文章认真修改校对后再发出去！

从初稿到你的最终提案，会有几次修改和校对。一篇好的商务写作必须没有语法和词汇错误，你还应该注意标点符号。

投稿前，一定要多看几遍，保证文章的流畅性和可读性，不出现尴尬的错误。您可以选择通过在线拼写检查进行更正。考试也是如此。保证语法和单词的正确性是基本要求。

如果一封商业信函充满了错误，写信的人会给人留下非常不好的印象。

让我们看一个小例子:

丸子和丹尼尔是我和克里斯的好朋友。

这句话有错吗？

不要犯低级错误！

第五步

不要忘记你的态度和观点

这是商务写作中很少强调的部分。我们建议你在写作时有不同的想法，但仅仅了解你的读者和他们想要什么是不够的。你写作的目的其实是为了传达自己的诉求，得到一个良性的回应。

通过换位思考，站在对方的角度思考，你的文章很可能更容易得到正面的回应。这时候你就把收件人当成自己的重点了。当对方是焦点时，你的提议更节能，得到对方的积极回应、帮助、支持、参与和行动。

基于自己的观点，言语真的会把对方推向你期待的方向，让你可信，营造良好的氛围。

好，让我们回到bec考试

最常问的问题是关于写作[格式]

【商务英语写作基本格式】

商务英语写作不同于其他类型的写作。它的标准更严格，文风通常是预先确定的。商务写作的目的是让你的文章和电子邮件看起来专业。

BEC中级写作的小作文和大作文是指定的，BEC高级写作的大作文是信函、报告和提案中的一种，所以要注意在写作答题卡上填写问题编号。那么问题来了。有些同学会问哪种格式的内容更容易拿高分。我可以只选择其中一个练习吗？

如果你问我，我经常建议被格式困扰的同学选择报表，因为相对来说，报表格式固定，结构清晰，练习方便！

一般来说，我会建议你先写报告的标题，比如《关于员工薪酬制度的报告》，然后按照报告的三段(引言、结束语、结束语)来完成写作，很简单。当然你也要考虑题目的熟悉程度，不要一概而论。

说到提案，你需要比报告多加一条推荐，这对于一些难以说明观点的考生来说可能是个坑，因为我看过一些学生写的作文，一些你认为在日常生活中合理的建议在商业场合并不合适，暴露了你的不专业。

【要不要写标题？】

BEC是否需要在写作前写一个标题取决于不同的写作风格。一般来说，信不需要写标题，就用商务信函的格式写就可以了，另外两个写。至于可以选择直行还是缩进，我的习惯是直写，就是只写顶格，段落之间有空行。

[商务写作的结构]

说到内容，商务写作的内容无非是几个方面。你可以通过寻找一本写作书籍来找到答案。在微博的评论中，有同学提出了经典的“三阶段”总分结构。

这种结构在商务写作中也很常见，逻辑性很强。举个例子吧。

需要写邮件投诉投诉！

那么你将如何组织你的“三阶段”

现在在脑子里想想。

还记得我们刚才说的要点吗？

你需要了解收件人的情况以及自己的目的和要求。

逻辑结构是:

-提问

——列举事实，让对方迅速确认并找出问题，帮助你。

——提出你的主张，你希望对方怎么做？包括时间/支付方式等细节

如果你需要写作和销售

那么你的逻辑是什么？

-推荐你的产品或服务以引起对方的兴趣

-画一张漂亮的蓝图，说明你的产品或服务给对方带来的好处。

-这表明你真的想要一笔交易。比如你愿意为了对方的方便提供一切帮助，比如随时回复他，比如给他一些更详细的信息甚至优惠信息。

这个逻辑结构一建立起来。商务写作简单不简单。

【最后说说内容】

需要积累哪些内容？

1、关于图表中描述的单词，有效提取信息的能力无论是在工作中还是考试中，都非常重要。

你要认饼状图，折线图，条形图。这些怎么说呢？比如一些上升和下降的趋势，如何描述，什么是参考对象，都要互相比较。对比一下你会不会说。当你花时间百度商务英语图表中的关键词时，很多关键词都会出来。

这张图表反映了几个趋势。

根据图表，…

2、连接词

你需要准备一堆不同的逻辑关系，比如表格摘要、例子、重点、条件、因果关系...这个就不为你总结了，学习一下。善用连接词，你的整篇文章一定会更上一层楼！！

我的演讲到此结束。我谈过…

再看一个

这就把我们带到了下一步，那就是…

3，好词好句

这贯穿了你的整个备考期，当你做真题的时候，当你看口语的大砖头的时候，当你把好的单词和句子写在小本子上的时候，你就不用再等了！！

不建议你用一些词。

比如很快/很好的回报/重~ ~

这种话怎么了？

一般不具体！

多久很快？

最好在3天内换到下周一，5月4日，也是这个原因。

好的回报有多好？6.2%的利率会好很多吗？

有多重？

检测算法

有了逻辑结构，内容，格式，你和好文章的距离是多少？就是写！

写而不写是写好文章的必由之路。

来吧，小朋友！！商业文章写作其实不难~

为了备考，上个月每周都会有三次写作练习，考试当天你会有一个大飞跃，相信我。

关于商务写作有什么问题吗？请留言~ ~再见