进货表格 如何用Excel制作简单的进销存系统？

最近刚帮一个朋友做了一个进销存系统。由于用户计算机操作和Excel应用能力较弱，我做的进销存系统没有使用特别复杂的功能，解决起来很有意义。我会亲手为你做一个简单的进销存系统。

需求描述

一个朋友合伙找人开了一家女装店，想用Excel记录每天的销售数据，定期的进货数据，定期的盘点。

朋友的合伙人电脑操作和Excel数据管理比较弱，前期购买了专门的进销存软件，但是经常混淆数据，所以放弃了，希望用Excel傻瓜式的记录销售。

框架设计

01.采购记录表:这是整个采购、销售、库存报表的基础，所有字段都是从采购记录生成的

如图，进货记录表使用智能表单，表单区域会随着数据的填写自动展开，继续设置格式。该报表中每个字段的内容都需要手工输入，因为它们是后续销售记录表下拉菜单的数据源。

①为防止数据录入错误，对【采购价格】、【定价】和【数量】设置了“数据验证”。如图，要求只能输入数字，不能输入其他形式的数值。

(2)同时设置错误警告，提示用户根据之前测试中常见的错误修改输入的错误内容。

③J列日期，使用Date函数将A、B、C列输入的日期、月份、年份转换为标准日期。

公式为=DATE([@ year]，[@ month]，[@ day])。请注意，公式中的引用是结构化引用，因为数据区域已被转换为智能表。

④数据录入完成后，需要点击右上角的Refresh按钮，这是一个记录的宏，其功能是全局刷新数据透视表。为什么要这样做下面会解释。

02.销售记录表:这是开票报表的主要数据源

销售记录表的字段比较多，但是这个表很多字段的内容填写起来并没有那么麻烦。有三种填写方式:

①手工录入:a、b、c栏的年、月、日需要手工录入

②下拉菜单选择:通过下拉菜单选择产品和型号，这些下拉菜单的数据源是采购记录表中的数据。

③自动公式生成:采购价格和定价两个字段在采购时已经确定，与产品有对应关系，所以自动通过公式匹配。=IFERROR(INDEX(产品列表区，MATCH([@ model]，产品列表！B:B，0)，4)，"")

03.产品列表

这张表不需要填写。它是自动生成的，属于过渡表。实际使用时可以隐藏。那为什么会有这样的手表呢？

原因有几个:

(1)为了使销售表中填写的产品信息与采购表中的一致，需要将采购表中的产品做成下拉菜单，但采购表是逐行记录，重复次数多，不能直接使用；

②还有其他信息，如购买价格、定价等。，与采购表中的产品不是一一对应的关系，需要梳理成一一对应的关系，这样才能利用匹配函数进行准确匹配。

该表是通过进货记录表创建一个透视表，实现消重和一一对应关系。如图所示，它是创建的产品列表之一。

那么，现在你知道采购记录表中刷新按钮的作用了吧？是将新增的进货记录刷新到数据视角，从而生成新的产品清单。因此，如果不刷新一次，透视表的源数据也会更新一次，产品列表也会发生变化。

如何将这个更改后的产品列表作为销售记录表中的下拉菜单？答案是用动态区域函数Offset。

例如，对于模型，我们创建一个名称:

该名称的引用位置是一个动态扩展的数据区域:

=OFFSET(产品列表！$J，MATCH(销售记录！$D2，产品列表！$J:$J，0)-1，1，COUNTIF(产品列表！$J:$J，销售记录！$D2)，1)

通过这个动态区域，它总能得到透视表中的最新数据。所以每次在采购记录表中输入采购信息，点击刷新，菜单就可以更新到最新。

04.盘存报告单

这是开票报告的核心。在此表中，序列号显示每日关键销售指标、每月关键销售指标和详细的库存情况，这些数据可以按时间过滤。

除时间数据外，本表其他数据均由公式生成，无需填写。

我给你举个例子:

一个产品上月的结存数量，是一个多条件求和公式。上月余额=上月购买量-上月销售额

所以公式如下:

=SUMIFS(进货记录[数量],进货记录[产品],库存报表!B9,进货记录[年],库存报表!$D$2,进货记录[月],库存报表!$G$2-1) - SUMIFS(销售记录[数量],销售记录[产品],库存报表!B9,销售记录[年],库存报表!$D$2,销售记录[月],库存报表!$G$2-1)

第一个SUMIFS是计算产品上个月的总购买量，第二个SUMIFS是计算产品上个月的总销售额。只要知道SUMIFS的用法，公式的贪心含义就很好理解了，这里就不一一解释了。

完成每个字段中的公式，就完成了完整的开票报告。

“48天，Excel技能重生”

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