【演示文稿教程】PowerPoint电子演示系统(PPT教程工作学习生活所需的技能)

1.基本功能

(1)制作演示文稿。用户可以在计算机或投影仪上演示使用PPT(PowerPoint-presentation presentation)创建的演示文稿，也可以打印演示文稿并将其制作成胶片。使用PowerPoint，您还可以在internet上进行远程会议或在线向观众演示。

(2)制作生动精美的幻灯片。演示文稿由一组可插入文本、表、图形、图片、音频、视频、动画、超链接等多种元素的幻灯片组成，PowerPoint使您能够制作生动感人的幻灯片。PowerPoint广泛应用于商业报告、投标文案、多媒体培训、会议演讲等领域，成为我们工作不可或缺的工具。

(3)协作和共享PPT。PowerPoint引入了优秀的工具，使用户能够有效地创建、管理和协作PPT。您可以轻松携带PPT进行共享，将PPT转换为照片、视频、flash动画、广播幻灯片等，还可以在Office组件之间共享和协作，以便与Word和Excel共享和调用信息。

(4)PowerPoint 2016中的新功能。导航帮助功能是PowerPoint 2016以前版本中新增的“请告诉我想做什么.”是与智能搜索框(Alt Q)相比最大的亮点。此外，还添加了100多个幻灯片模板，并在插入选项中添加了屏幕录制功能。幻灯片切换和动画比以往更加平滑和丰富，功能区上有自己的选项卡。新的SmartArt图形布局可能会带来意想不到的惊喜。PowerPoint 2016还提供了多种方法，使用户能够更轻松地发布和共享演示文稿。

2.编辑环境

(1)启动PowerPoint 2016。在任务栏中，单击“开始PowerPoint 2016”启动PowerPoint 2016。通过单击打开的界面中的“空白演示文稿”，可以创建新的空白演示文稿。

或者，您也可以双击桌面上的PowerPoint 2016快捷方式图标启动PowerPoint 2016。

(2)PowerPoint 2016的作业界面。PowerPoint 2016的工作界面是用户输入文本、插入图片、创建表单、设置颜色和动画、插入音频视频等工作区，提供了许多创建和操作PPT的重要功能和工具。典型的工作介面包括「编辑幻灯片」窗格、「幻灯片显示」窗格、「注解」窗格、功能区、快速存取工具列、状态列和检视列，如图6.1所示。

图6.1 PowerPoint 2016的工作界面

幻灯片编辑窗口：位于任务界面中间的幻灯片编辑窗口是显示和编辑当前幻灯片的大区域。您可以在虚线边框的占位符中输入文本，也可以插入图片、图表或其他幻灯片元素。

幻灯片显示窗口：任务界面左侧的幻灯片显示窗口显示当前PPT中每张幻灯片的缩略图。单击幻灯片缩略图后，该幻灯片将显示在“编辑幻灯片”窗口中。按住滑鼠左键并拖曳幻灯片缩图，即可重新排序幻灯片，以及新增、复制或删除幻灯片。

“注释”窗口：在“注释”窗口中输入当前幻灯片的注释，可以提出演示者容易忘记的内容。说明可以作为备忘录页面打印，当PPT另存为网页时，将自动显示。

功能区：功能区位于任务界面上方，帮助用户快速找到完成任务所需的命令。功能区由多个选项卡组成，包括“文件启动”“插入”“设计动画”。(例如，插入文件启动动画等)。为了提高生产率，某些选项卡仅在需要时显示。选项卡由多个组组成，每个组中有多个命令按钮。

PowerPoint 2016功能区选项卡上常用的组或命令可以在右键单击功能区或“文件”“选项”“PowerPoint选项”选项卡上的“自定义功能区”中添加或删除，如表6.1所示。

表6.1 PowerPoint 2016功能区选项卡中常用的组或命令

选项卡

组或命令

文件信息、新建、打开、保存、另存为、历史记录、打印、共享、导出、关闭、帐户、反馈、选项、插件

剪贴板、幻灯片、字体、段落、绘制、开始编辑

插入幻灯片、表格、图像、图片、插件、链接、注释、文本、符号和媒体

设计主题、变换、自定义

切换预览，切换到此幻灯片，计时

动画

预览、动画、高级动画、计时

开始放映幻灯片、设置、监视器

演示文稿视图、母版视图、显示、显示比例、颜色/灰度、窗口、宏

帮助、操作说明搜索框

⑤ 快速访问工具栏：快速访问工具栏位于工作界面的左上角，由最常用的命令工具按钮组成，如图6.1所示的"保存""撤消""恢复""播放"等。单击快速访问工具栏最右侧的下拉按钮""，在弹出的"自定义快速访问工具栏"下拉菜单中勾选或取消，可以添加或删除快速访问工具栏中的命令工具按钮。
⑥ 状态栏和视图栏：状态栏和视图栏位于工作界面的最下方，显示PPT的当前页码、总页数、输入法、视图按钮组、调节页面显示比例的控制杆、显示比例等信息。右击状态栏，在弹出的"自定义状态栏"快捷菜单中可以设置状态栏中要显示的内容。
PowerPoint在运行时可以同时打开多个PPT，每个窗口都是一个独立的任务，这样有利于在不同的PPT之间切换。
（3）退出PowerPoint 2016。
● 关闭文件但不退出PowerPoint 2016：单击【文件】→〖关闭〗或使用快捷键Ctrl+F4，确认是否保存当前文件后关闭PPT。
● 关闭文件并退出PowerPoint 2016：单击工作界面右上角的"关闭"按钮或使用快捷键Alt+F4，确认是否保存当前文件后关闭文件并且退出PowerPoint 2016。

6.1.2 演示文稿的视图

1.普通视图

普通视图就是刚刚创建或者打开一个PPT文件时出现的视图，也是最常用的视图，用于撰写和设计演示文稿。
普通视图包含左侧的幻灯片显示窗格、右侧的幻灯片编辑窗格和下方的备注窗格。当鼠标指针在窗格边框变为""时，按住鼠标左键并拖动，可以调整各窗格的大小。

2.大纲视图

大纲视图是以大纲的形式显示幻灯片文本，适合用来构思整个演示文稿的框架、把握总体思路、编排幻灯片的演示顺序等。在大纲视图下，文本可以在大纲中进行编辑，但在该视图下不能显示各种图形和图像。

3.幻灯片浏览视图

在幻灯片浏览视图下，可以查看全部幻灯片的缩略图，从而方便对PPT的顺序、前后搭配效果等进行排列和组织。单击"幻灯片视图"按钮，即可切换至幻灯片浏览视图。

4.备注页视图

单击"备注页视图"按钮，可切换至备注页视图。备注可以在"普通视图"的"备注窗格"中输入，或者直接在"备注页视图"中输入。备注页可以打印出来，供演示PPT时进行参考。

5.阅读视图

单击"阅读视图"按钮，就进入了阅读视图。在该视图下可以通过全屏的方式查看幻灯片。按Esc键，可退出阅读视图，返回普通视图。

6.1.3 幻灯片的基本操作

幻灯片的基本操作包括新建、选择、复制、移动、删除和隐藏，以及幻灯片顺序的调整。

1.新建幻灯片

（1）使用功能区的"开始"选项卡。单击【开始】→〖幻灯片〗→"新建幻灯片"，创建一个空白演示文稿。这时系统自动在当前幻灯片的后面新建了一个幻灯片，其缩略图出现在"幻灯片显示"窗格中。
（2）使用鼠标和快捷键。在"幻灯片显示"窗格的任意位置右击，在弹出的快捷菜单中选择"新建幻灯片"。或者使用快捷键Ctrl+M，或者按下Enter键则新建一个幻灯片。

2.选择幻灯片

（1）选择单个幻灯片。单击幻灯片缩略图，此时选中的幻灯片将显示一个外框。
（2）选择连续多个幻灯片。按住Shift键的同时，分别单击要选择的第一张幻灯片和最后一张幻灯片，选中的这些幻灯片都显示一个外框。
（3）选择不连续的多个幻灯片。按住Ctrl键的同时，依次单击需要选择的幻灯片即可。若需要取消某个选中的幻灯片，则再次单击取消即可。
（4）选择所有幻灯片。选中任意一张幻灯片，然后使用快捷键Ctrl+A即可选中所有幻灯片。

3.复制幻灯片

（1）通过"剪贴板"复制幻灯片。选中要复制的幻灯片，单击【开始】→〖剪贴板〗→"复制"按钮，或者使用快捷键Ctrl+C。然后再选中一个幻灯片，单击"粘贴"按钮，或者使用快捷键Ctrl+V，即可在所选幻灯片下复制出一张新幻灯片。
（2）复制相邻幻灯片。选中要复制的幻灯片，在其缩略图上右击，在弹出的快捷菜单中选择"复制幻灯片"选项。此时将在选中幻灯片的下方复制出一个完全一样的幻灯片。PowerPoint可以复制整张幻灯片及其上面的内容，也可以复制同时选中的多张幻灯片。

4.移动幻灯片

移动幻灯片可以实现对幻灯片顺序的重新调整，其方法是选中要移动的幻灯片缩略图，按住鼠标左键不放，将其拖至目标位置释放即可。此外，在普通视图下，选中幻灯片缩略图后，按住Ctrl键的同时，使用上、下方向键也可以移动幻灯片。还可以选择多张幻灯片，实现批量移动操作。

5.删除幻灯片

通过删除操作可以快速清理PPT中多余的幻灯片。首先选中要删除幻灯片的缩略图，直接按键盘上的Delete键即可；或者右击需要删除的幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择"删除幻灯片"选项。同样可以选择多张幻灯片，实现统一删除。

6.隐藏幻灯片

被隐藏的幻灯片在放映时不会播放，但该幻灯片并没有被删除。在幻灯片视图中被隐藏幻灯片的编号出现"\"标记。
选中要隐藏的幻灯片缩略图，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择"隐藏幻灯片"选项。若要取消隐藏，则只需选中相应的幻灯片，再进行一次上述操作。

6.1.4 演示文稿的保存和发送

1.保存演示文稿

单击【文件】→〖保存〗选项，或者使用快捷键Ctrl+S。可以按F12键快速打开"另存为"对话框。首次保存时，会打开"另存为"对话框。单击"浏览"选择PPT保存的路径、文件名及保存类型，然后单击"保存"按钮。

2.发送演示文稿

保存好的演示文稿还可以通过Internet远程发送，使用这个功能需要有计算机网络服务。单击【文件】→〖共享〗，可以选择"与人共享""电子邮件""联机演示"等方式共享演示文稿。